Reisekostenerstattung – Was Sie als Arbeitgeber darüber wissen sollten

Von der Zahlung bis zur Rückerstattung alle Ausgaben im Blick behalten

Schlagen Sie auch jedes Mal die Hände über dem Kopf zusammen, wenn Ihre Mitarbeiter mit einer Reiskostenabrechnung auf Sie zukommen? Zugegeben: Das Sammeln von Belegen auf Dienstreise und die mühselige Abrechnung einzelner Ausgaben kann sehr nervenaufreibend sein. Doch es gibt eine einfache Möglichkeit, diesen Prozess zu optimieren und dabei viel Zeit und Bürokratieaufwand zu sparen.

Wir zeigen Ihnen in diesem Beitrag, wie eine korrekte Reisekostenerstattung aussieht und wie Sie mit Soldos smarten Prepaidkarten Ihre Abrechnungsprozesse automatisieren können.

Wer übernimmt die Kosten auf Dienstreise?

Sofern es sich um eine betrieblich angeordnete Reise handelt, werden die Kosten auf Geschäftsreise in der Regel vom Arbeitgeber übernommen. Details hierzu können Sie in den Arbeitsverträgen festlegen. Entgegen der allgemeinen Annahme sind Sie als Arbeitgeber nicht grundsätzlich zur Erstattung von Reisekosten auf Dienstreise verpflichtet. Da die Geschäftsreise Ihrer Angestellten jedoch in aller Regel einen betrieblichen Mehrwert hat, sollten Sie die entstandenen Kosten auch von Unternehmerseite tragen. Andernfalls werden Sie es möglicherweise schwer haben, in Zukunft qualifizierte Mitarbeiter zu einer dienstlichen Auswärtstätigkeit zu motivieren.

Was versteht man unter Reisekosten?

Unter Reisekosten fallen zunächst alle Ausgaben, die im Zusammenhang mit einer dienstlich veranlassten Auswärtstätigkeit entstehen. Dazu zählen neben Reise- und Übernachtungskosten auch der entstandene Verpflegungsmehraufwand sowie weitere Ausgaben wie beispielsweise Parkgebühren oder kleinere Aufmerksamkeiten für den Gastgeber.

Fahrtkosten: Bei der Erstattung der Fahrtkosten muss zunächst unterschieden werden, mit welchem Fahrzeug die Strecke zurückgelegt wurde. Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln können mit entsprechenden Belegen in Form von Bahn- oder Flugtickets in ihrer vollen Höhe erstattet werden. Für Fahrten, die mit dem privaten Pkw zurückgelegt werden, gilt die gesetzlich definierte Kilometerpauschale von 30 Cent pro gefahrenem Kilometer bzw. 35 Cent ab dem 21. Kilometer. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern auf Geschäftsreise einen Firmenwagen zur Verfügung stellen, wird dieser in der Regel ohnehin über das Unternehmen abgerechnet.

Übernachtungskosten: Wenn der Einsatzort der Geschäftsreise so weit von zu Hause entfernt liegt, dass eine Heimreise am gleichen Tag nicht zumutbar ist, werden auch die Übernachtungskosten als Reisekosten erstattet. Dabei ist es unerheblich, ob Ihre Mitarbeiter in einem Hotel, einer Pension oder einem Ferienappartement übernachten. Wichtig ist dabei nur, dass die entsprechenden Belege eingereicht und ein von Arbeitgeberseite vorab definiertes Kostenlimit nicht überschritten wird.

Verpflegungspauschalen: Die Kosten für Speisen und Getränke werden grundsätzlich erst einmal von Ihren Angestellten selbst getragen. Da die Kosten für diese alltäglichen Ausgaben auf geschäftlichen Reisen grundsätzlich höher ausfallen als im gewöhnlichen Alltag, hat der Gesetzgeber hier entsprechende Pauschalen festgelegt, um den Mehraufwand auf Seiten der Dienstreisenden auszugleichen. Es geht dabei nicht um eine vollständige Erstattung der Verpflegungskosten, sondern lediglich um eine Entschädigung für die entstandenen Mehrausgaben.

Sonstige Kosten: Auch alle weiteren Kosten, die im Zusammenhang mit der Dienstreise stehen, können über die Reisekostenabrechnung erstattet werden. Dazu zählen beispielsweise Park- und Mautgebühren, aber auch kleine Geschenke an Kunden oder Trinkgelder.

Ist die Reisekostenerstattung steuerfrei?

Die Erstattung von Reisekosten seitens des Arbeitgebers ist steuerfrei. Das ist in §3 Nr. 16 des Einkommensteuergesetzes festgelegt. Die Voraussetzung hierfür ist, dass es sich bei der Auswärtstätigkeit um eine dienstlich angeordnete Reise handelt, die weder zum Wohnort noch zur regelmäßigen Arbeitsstätte führt.

Als Arbeitgeber können Sie sämtliche Kosten Ihrer Angestellten auf Geschäftsreise als Betriebsausgaben geltend machen. Hierfür müssen die Ausgaben mit ihren entsprechenden Belegen verbucht werden. Es sei denn, es handelt sich dabei um Pauschalen wie beispielsweise der Reisekosten- oder Verpflegungspauschale, für die lediglich eine Entfernungsangabe oder die Zeit der Abwesenheit entscheidend ist. Ein separater Belegnachweis ist im Falle der Pauschalen nicht erforderlich.

Reisekostenerstattung: Wie werden Reisekosten korrekt abgerechnet?

Nach Abschluss der Geschäftsreise können Sie mit Hilfe Ihrer Angestellten eine Reisekostenabrechnung durchführen, um die entstandenen Ausgaben in Ihrer Steuererklärung geltend zu machen. Hierfür füllen Ihre Mitarbeiter ein Reisekostenformular aus und belegen die entstandenen Ausgaben mit den dazugehörigen Hotelrechnungen, Zugtickets oder Restaurantquittungen.

In vielen Unternehmen wird die Reisekostenabrechnung nach wie vor manuell erstellt. Dafür werden entsprechende PDF-Vordrucke oder Excel-Tabellen genutzt. Ihre Angestellten tragen hier die Zeiten ihrer Abwesenheit, die genutzten Verkehrsmittel sowie entsprechende Angaben zu Verpflegung und sonstigen Ausgaben ein. Mit Hilfe von Taschenrechner und Zettelwirtschaft entsteht so nach etwas Frickeln eine fertige Reisekostenabrechnung, die von der Buchhaltung anschließend geprüft und freigegeben werden muss.

Soldo – der smarte Weg zum nachhaltigen Reisekostenmanagement

Deutlich schneller und weniger fehleranfällig ist die Reisekostenerstattung und Reisekostenabrechnung, wenn sie automatisiert abläuft und Ihre Mitarbeiter für die entstandenen Ausgaben gar nicht erst in Vorleistung gehen müssen. Die smarte Alternative sind Prepaid-Kreditkarten für Unternehmen von Soldo, über die sämtliche Kosten auf Dienstreise direkt verbucht werden können.

Soldo Cards können vor der Geschäftsreise Ihrer Mitarbeiter mit einem gewissen Guthabenbetrag aufgeladen und unterwegs zur Begleichung aller Ausgaben genutzt werden. So geben Sie Ihren Mitarbeitern unterwegs die gewünschte Autonomie, ohne direkt Ihre Firmenkreditkarte herausgeben zu müssen.

Ebenso wie eine gewöhnliche Kreditkarte können auch die Prepaidkarten von Soldo direkt mit Ihrem Geschäftskonto verknüpft werden, so dass sämtliche Transaktionen automatisiert über Ihre firmeneigene Buchhaltung abgewickelt werden. Dank der Integration mit gängigen Buchhaltungssystemen wie DATEV, Quickbooks, Xerox und vielen weiteren können die Ausgaben direkt den entsprechenden Konten in Ihrer Buchhaltungssoftware zugeordnet werden. Belege werden ganz smart über die mobile App per Foto von unterwegs hochgeladen.

Die Ausgaben werden digital verbucht und anschließend automatisiert für Ihre Buchhaltung vorbereitet. Nach der Geschäftsreise haben Sie so mit nur wenigen Klicks eine fertige Reisekostenabrechnung erstellt und dabei viel Zeit und Buchhaltungsaufwand gespart.

Ihre Mitarbeiter freuen sich, dass Sie unterwegs nicht länger in Vorleistung gehen müssen und Sie als Unternehmer haben im Handumdrehen Ihre Abrechnungsprozesse optimiert. Überzeugen Sie sich selbst von diesen und vielen weiteren Vorteilen der Prepaidkarten von Soldo.

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