Fahrtkosten von der Steuer absetzen – gewusst wie!

Erstattung Ihrer Fahrten zur Arbeit und auf Dienstreise

Wer täglich zur Arbeit pendelt oder regelmäßig auf Dienstreise unterwegs ist, weiß, wie nervig und zeitaufwendig diese Fahrten mitunter sein können. Ein kleiner Trost dabei: Der Großteil dieser Fahrten kann über die Steuererklärung abgesetzt oder seitens des Arbeitgebers zurückerstattet werden. Im Folgenden erfahren Sie, wann welche Regelung auf Sie zutrifft und wie Sie möglichst kostensparend unterwegs sind.

Fahrtkosten und Steuer: Der tägliche Weg zur Arbeit

Für den täglichen Weg zur Arbeit können die Fahrtkosten von der Steuer mit einer Entfernungspauschale von 30 Cent pro Kilometer abgesetzt werden. Seit dem im Jahre 2020 verabschiedeten Klimapaket erhöht sich die Pauschale ab dem 21. Kilometer auf 0,35 Euro. Diese individuell errechnete Kilometerpauschale können Sie als Werbungskosten in der Steuererklärung angegeben.

Wer hat Anspruch auf die Pendlerpauschale?

Anspruch darauf haben alle Arbeitnehmer und Selbstständigen unabhängig vom tatsächlichen Aufwand und dem verwendeten Verkehrsmittel. Wenn Sie beispielsweise ein Monatsticket für den Nahverkehr besitzen und den Arbeitsweg mit öffentlichen Verkehrsmitteln bestreiten, können Sie dennoch die Kilometerpauschale geltend machen.

Steuererklärung: Fahrtkosten für die Steuer richtig angeben

Die Fahrtkosten werden als Werbungskosten in der Steuererklärung angegeben. Auf diese Weise können die Fahrtkosten von der Steuer abgesetzt werden. Dafür kalkulieren Sie Ihre individuelle Entfernungspauschale, was komplizierter klingt, als es tatsächlich ist: Sie rechnen aus, an wie vielen Tagen im Jahr Sie zur Arbeit gefahren sind. Diese Zahl multiplizieren Sie mit der einfachen Wegstrecke zu Ihrer täglichen Arbeitsstätte und schließlich mit dem Faktor 0,3 bzw. 0,35 für eine Fahrtkostenpauschale von 30 bzw. 35 Cent pro Kilometer. Das Ergebnis tragen Sie in Anlage N Ihrer Steuererklärung ein.

Beispiel: Herr Thomas fährt jeden Tag 43 Kilometer mit dem Auto zur Arbeit. Im letzten Jahr ist er unter Berücksichtigung von Urlaubs- und Krankentagen an 220 Tagen ins Büro gefahren. Die ersten 20 Kilometer seines Arbeitsweges werden mit pauschal 30 Cent pro Kilometer berechnet, die weiteren 23 Kilometer mit jeweils 35 Cent. Die Entfernungspauschale für Herrn Thomas errechnet sich somit wie folgt: 20*220*0,3+23*220*0,35=3.091 Euro. Diesen Betrag kann Herr Thomas als Werbungskosten geltend machen. Das von ihm zu versteuernde Einkommen wird also um 3.091 Euro vermindert und seine Steuerlast demnach gesenkt.

Was ist bei der Angabe von Fahrtkosten in der Steuererklärung zu beachten?

Wichtig ist dabei, dass nur die einfache Wegstrecke abgesetzt werden kann. Im obigen Beispiel beträgt die direkte Entfernung zwischen Herrn Thomas‘ Wohnort und seiner regelmäßigen Arbeitsstätte 43 Kilometer. Faktisch ist er also 43 Kilometer auf dem Hinweg zur Arbeit und 43 Kilometer auf dem Rückweg nach Hause, also jeden Tag 86 Kilometer gefahren. Als Fahrtkosten kann er allerdings nur die einfache Fahrt absetzen, also die 43 Kilometer für den Hinweg.

Darüber hinaus wird zur Berechnung der Entfernungspauschale die kürzeste Wegstrecke zwischen dem Wohn- und Arbeitsort zugrunde gelegt. Sollten Sie beispielsweise wegen einer Streckensperrung regelmäßig einen längeren Weg fahren, ist dies gegenüber dem Finanzamt mit einer entsprechenden Notiz zu kommunizieren.

Für die Erstattung der Entfernungspauschale sind bis zu einer Höchstgrenze von 4.500 Euro pro Jahr keine Belege erforderlich. Liegt die errechnete Pauschale über diesem Betrag, muss sie gegenüber dem Finanzamt gesondert nachgewiesen werden.

Fahrtkosten auf Dienstreise

Nicht nur auf dem Weg zur Arbeit entstehen Fahrtkosten. Auch wenn Sie beruflich unterwegs sind, um beispielsweise an einer Konferenz teilzunehmen oder einen Kunden auswärts zu besuchen, fallen für diese Wege Fahrtkosten an. Sofern die Dienstreise seitens des Arbeitgebers offiziell angeordnet wurde und keine abweichende Vereinbarung besteht, übernimmt die Fahrtkosten in der Regel der Arbeitgeber. Die Höhe der Fahrtkostenerstattung richtet sich nach den tatsächlichen Aufwendungen und dem genutzten Verkehrsmittel:

Fahrten mit dem eigenen Pkw: Ähnlich wie bei der täglichen Fahrt zur Arbeit gilt auch für Dienstreisen eine Kilometerpauschale von 30 Cent pro gefahrenem Kilometer. Im Gegensatz wird diese bei Dienstreisen jedoch für die gesamten mit dem eigenen Pkw zurückgelegten Kilometer und nicht – wie beim Arbeitsweg – nur für die einfache Wegstrecke berechnet. Ein weiterer Unterschied besteht darin, dass die Entfernungspauschale für den Weg zur Arbeit lediglich steuerlich abgesetzt werden kann, während die Kilometerpauschale für Dienstreisen seitens des Arbeitgebers netto an den Mitarbeitenden ausgezahlt wird.

Fahrten mit dem Dienstwagen: Für diese Fahrten wird für gewöhnlich keine Entfernungspauschale gezahlt, denn das Fahrzeug wird in diesem Fall von Arbeitgeberseite gestellt. Somit werden auch die entstandenen Aufwendungen direkt seitens des Arbeitgebers übernommen. Dem Arbeitnehmer entstehen keine Kosten für etwa Sprit, abgenutzte Reifen oder sonstigen Verschleiß am Fahrzeug, daher erfolgt auch keine Erstattung bzw. Absetzbarkeit der Fahrtkosten von der Steuer.

Fahrten mit der Bahn oder dem Flugzeug: Wenn Sie auf Dienstreise das Flugzeug, die Bahn oder ein öffentliches Verkehrsmittel nutzen, können Sie sich die entstandenen Kosten mit einem entsprechenden Beleg von Ihrem Arbeitgeber erstatten lassen. Welche Beförderungsklasse Sie dabei wählen dürfen und ob beispielsweise auch Fahrten in der 1. Klasse oder Flüge in der Business Class erstattet werden, klären Sie am besten vor Antritt der Geschäftsreise mit Ihrem Arbeitgeber.

Fahrten mit dem Taxi oder Mietwagen: Viele Arbeitgeber übernehmen für Ihre Dienstreisenden auch die Kosten für eine eventuelle Fahrt mit dem Taxi oder Mietwagen. In jedem Fall ist es empfehlenswert, vor der Nutzung dieser Beförderungsmittel mit Ihrem Arbeitgeber Rücksprache zu halten und die Bestätigung für die Übernahme der entsprechenden Kosten einzuholen. So verhindern Sie, dass Sie mangels Absprache später auf den nicht ganz unerheblichen Kosten sitzen bleiben.

Fahrten mit dem Fahrrad: Wenn Sie das Fahrrad nutzen, um einen dienstlichen Auftrag zu erledigen, können Sie hierfür keine Fahrtkosten von der Steuer absetzen. Für den täglichen Weg zur Arbeit ist es auf Dienstreisen entscheidend, welche Kosten Ihnen tatsächlich entstanden sind. Nur diese können Sie sich mittels Reisekostenabrechnung von Ihrem Arbeitgeber erstatten lassen. Für Fahrten mit dem Fahrrad oder Fußweg ist daher keine Kostenerstattung möglich.

Anders verhält es sich bei den täglichen Wegen zur Arbeit: Wenn Sie hierfür das Fahrrad oder ein öffentliches Verkehrsmittel nutzen, können Sie dennoch die Entfernungspauschale von 30 bzw. 35 Cent pro Kilometer geltend machen. Grundlage dafür ist das 2020 verabschiedete Klimapaket, das speziell Arbeitnehmer begünstigen möchte, die für den Weg zur Arbeit nicht den privaten Pkw, sondern ein alternatives umweltfreundlicheres Verkehrsmittel nutzen.

Fahrtkostenabrechnung mit Soldo – so einfach war’s noch nie!

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Die automatische Verknüpfung der Soldo App mit dem Firmenkonto und dem unternehmenseigenen Buchhaltungssystem ermöglicht eine bequeme Verwaltung sämtlicher Reisekosten. Das spart sowohl Ihnen als Dienstreisenden als auch Ihrer Firma eine Menge Zeit und Aufwand.

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FAQs

Können Fahrten mit dem Taxi steuerlich abgesetzt werden?

Für den regelmäßigen Weg zur Arbeit können Taxikosten in der Regel nicht abgesetzt werden. Eine Ausnahme besteht aber beispielsweise dann, wenn Ihr Auto zur vorübergehenden Reparatur in der Werkstatt ist und sie in dieser Übergangszeit das Taxi nutzen. Um diese Kosten steuerlich abzusetzen, müssen unbedingt die entsprechenden Belege gesammelt und Ihrer Steuererklärung beigefügt werden.

Wie berechne ich die Entfernungspauschale bei mehreren Wohnsitzen?

Die Kilometerpauschale für den Weg zur Arbeit errechnet sich an Hand der Entfernung zwischen Ihrem Wohnort und Ihrer regelmäßigen Arbeitsstätte. Bei mehreren Wohnorten wird der meist genutzte Wohnort, der sogenannte Lebensmittelpunkt, zu Grunde gelegt.

Wie berechnet sich die Kilometerpauschale bei unterschiedlichen Arbeitsstätten?

Für Fahrten zwischen dem Wohnort und der ersten regelmäßigen Arbeitsstätte kann eine Entfernungspauschale geltend gemacht werden. Fahrten zu sonstigen Arbeitsstätten, also beispielsweise zu weiteren Standorten oder Produktionsstätten der eigenen Firma, gelten als Dienstreise. Die hierfür entstandenen Kosten werden entsprechend von Arbeitgeberseite mit Reisekostenabrechnung zurückerstattet.

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