Fahrtkosten als Freiberufler richtig von der Steuer absetzen

Wie Sie Ihre Fahrtkosten gewinnmindernd anbringen und darüber hinaus noch Buchhaltungsaufwand sparen

Wenn Sie selbstständig tätig sind und viele Kundenbesuche tätigen, können Sie mit einer korrekten Eintragung der Fahrtkosten in Ihre Steuererklärung viel Geld sparen. Wir zeigen Ihnen, welche Fahrtkosten abgesetzt werden können, wie Sie diese in der Steuererklärung angeben und was sonst noch im Hinblick auf Dienstreisen und Kilometerpauschalen zu beachten ist.

Kann ich als Freiberufler Fahrtkosten absetzen?

Das ist wohl mit die wichtigste Frage, die viele Selbstständige umtreibt. Und die gute Nachricht ist: Ja, als Selbstständiger und Freiberufler und können Sie Ihre Fahrtkosten gewinnmindernd geltend machen. Die Absetzbarkeit der Fahrtkosten für Freiberufler – wie für alle andere auch – gilt allerdings nur für betrieblich veranlasste Fahrten. Private Fahrten – und dazu zählt auch der tägliche Weg zur Arbeit – können zwar mittels Kilometerpauschale als Werbungskosten angesetzt werden, zu den Betriebsausgaben dürfen diese Fahrten jedoch nicht gerechnet werden.

Dienstreisen und ihre steuerliche Behandlung

Doch nun noch einmal zurück zur Ausgangsfrage: Zu den dienstlichen Fahrten und Geschäftsreisen eines Freiberuflers zählen zum Beispiel Kundenbesuche, externe Meetings sowie die Teilnahme an Konferenzen und Schulungen. Für all diese Fahrten können die entstandenen Fahrtkosten als Betriebsausgaben verbucht und somit gewinnmindernd berücksichtigt werden.

Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln

Das bedeutet: Wenn Sie mit dem Zug von Hamburg nach Berlin und wieder zurück gefahren sind, um vor Ort ein Kick-Off-Meeting mit einem neuen Kunden durchzuführen, können Sie diese Kosten mit den entsprechenden Belegen als Ausgaben verbuchen. In diesem können Sie also das Ticket für die Bahnfahrt und die Rechnung für eine eventuelle Übernachtung im Hotel als Betriebsausgaben über Ihre Buchhaltungssoftware abrechnen. Ihr Gewinn mindert sich also automatisch um den Betrag in Höhe der Reisekosten.

Wichtig ist nur, dass Sie – sofern Sie zum Umsatzsteuervorabzug berechtigt sind – den vorausgezahlten Mehrwertsteuerbetrag gegenüber dem Finanzamt melden. In diesem Fall mindert sich der Ausgabenbetrag um die Höhe der gezahlten Umsatzsteuer, denn diese erhalten Sie ja sowieso mit Ihren regelmäßigen Umsatzsteuervoranmeldungen seitens des Finanzamts erstattet.

Fahrten mit dem privaten Pkw
Wenn Sie die Dienstreise mit Ihrem Privatwagen bestreiten, können Sie für die zurückgelegte Strecke Fahrtkosten in Höhe der gesetzlich festgelegten Kilometerpauschalen ansetzen. Diese liegen bei 30 Cent pro gefahrenem Kilometer bzw. bei 35 Cent ab dem 21. Kilometer für längere Dienstreisen.

Um bei dem obigen Beispiel einer Dienstreise von Hamburg nach Berlin zu bleiben, bedeutet das konkret: Die zurückgelegte Entfernung liegt pro Strecke bei 300 Kilometern, also für Hin- und Rückfahrt insgesamt bei 600 Kilometern. Für die ersten 20 Kilometer wird jeweils eine Kilometerpauschale von 0,30 Euro angesetzt, also 20*0,3=6 Euro. Für die übrigen 280 Kilometer gilt die Pauschale von 0,35 Euro, also 280*0,35=98 Euro. Insgesamt steht dem Freiberufler für diese Dienstreise also eine Kilometerpauschale von 2*6+2*98=208 Euro zu.

Die Kilometerpauschale ist so angesetzt, dass damit sämtliche für die Nutzung des privaten Pkws entstandenen Kosten abgegolten sind. Darunter fallen neben den recht offensichtlichen Spritkosten auch die anteiligen Kosten für die Abnutzung der Reifen, Versicherung, Maut, Wartungskosten o.ä.

Fahrten mit dem Dienstwagen
Wenn Sie für die Geschäftsreise einen Dienstwagen nutzen, der sich bereits im Betriebsvermögen befindet, können Sie sämtliche Ausgaben für dieses Fahrzeug in ihrer tatsächlichen Höhe geltend machen. Das heißt, jede Tankquittung und jede Werkstattrechnung, jedes Parkticket und jeder Ölwechsel können in Ihrer Buchhaltung gewinnmindernd angesetzt werden. Darüber hinaus können Sie jährliche Abschreibungen für Ihren Firmenwagen geltend machen.

Sollten Sie Ihren Dienstwagen jedoch einmal privat nutzen, ist es absolut essenziell, dass Sie diese Fahrten dann auch entsprechend privat abrechnen. Dazu müssen Sie die anteilige Höhe der privaten Nutzung gegenüber der betrieblichen Nutzung ermitteln und diese gegenüber dem Finanzamt entsprechend belegen. Für die Aufschlüsselung der privaten gegenüber den dienstlichen Fahrten stehen drei Methoden zur Verfügung, die in unserem Ratgeber zur korrekten Eintragung der Fahrtkosten in Ihre Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) näher erläutert werden.

Der tägliche Weg zur Arbeit

Bei Fahrten zwischen Ihrem ersten Wohnsitz und Ihrer regelmäßigen Arbeitsstätte handelt es sich – wie oben bereits erwähnt – nicht um dienstliche, sondern um private Fahrten. Das gilt auch, wenn Sie nur gelegentlich die Büroräumlichkeiten aufsuchen und an den übrigen Tagen im Home Office tätig sind.

Für diese täglichen Fahrten zum Arbeitsort gilt die Entfernungspauschale, die auch Angestellte als Werbungskosten in ihrer Steuererklärung geltend machen können. Sie beträgt 30 Cent pro gefahrenem Kilometer für die einfache Wegstrecke und wird daher auch häufig Kilometerpauschale genannt. Im Gegensatz zu dienstlichen Fahrten können Sie für den Weg zur Arbeit also nur die einfache Entfernung und nicht Hin- und Rückweg geltend machen. Seit dem Jahr 2021 wurde die Entfernungspauschale ab dem 21. gefahrenen Kilometer auf 35 Cent erhöht.

Entfernungspauschale an einem konkreten Beispiel

Verdeutlichen wir dies an einem konkreten Beispiel: Sie wohnen in Süddeutschland und Ihre regelmäßige Arbeitsstätte ist 36 Kilometer von Ihrem Wohnort entfernt. Für die ersten 20 Kilometer können Sie eine Pauschale in Höhe von 0,3 Euro geltend machen, also 20×0,3=6 Euro. Für die übrigen 16 Kilometer gilt die Pauschale von 0,35 Euro, also 16×0,35=5,60 Euro. Insgesamt liegt die Entfernungspauschale für die einfache Strecke also bei 6+5,60=11,60 Euro.

Im vergangenen Jahr haben Sie Ihren Arbeitsort an 153 Tagen aufgesucht. 11,60 Euro x 153 Tage = 1.774,80 Euro. Diesen Betrag können Sie in Ihrer Steuererklärung für das vergangene Jahr ansetzen. Die Entfernungspauschale ist pro Jahr auf maximal 4.500 Euro gedeckelt.

Wichtig ist hierbei noch, dass für den täglichen Arbeitsweg keine Erstattung der tatsächlichen Kosten beantragt werden kann. Diese können auch bei Freiberuflern lediglich steuermindernd berücksichtigt werden, also äquivalent zur Angabe der Werbungskosten bei Angestellten.

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