Was sind virtuelle Kreditkarten und wie funktioniert eine virtuelle Prepaid Kreditkarte? Wer bietet sie an, wie werden sie beantragt und welchen Mehrwert bieten sie Ihrem Unternehmen?
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Funktioniert mit jedem Geschäftskonto
Von der irischen Zentralbank reguliert
Daten mühelos in Ihre Buchhaltungssoftware exportieren
Grundsätzlich werden virtuelle Kreditkarten von vielen verschiedenen Finanzdienstleistern angeboten. Diese reichen von klassischen Banken bis hin zu modernen FinTech-Unternehmen wie Soldo. Anstelle einer Plastikkarte werden Ihnen bei einer virtuellen Kreditkarte alle Daten digital zur Verfügung gestellt, die sonst auf der Karte abgedruckt sind: Kreditkartennummer, Ablaufdatum und Prüfziffer. Die Abrechnung erfolgt bei einer virtuellen Prepaid-Kreditkarte im Prepaid-Verfahren. Das heißt, Sie müssen auf Ihrer virtuellen Kreditkarte zunächst Guthaben aufladen, das Sie dann im Anschluss bei verschiedenen Online-Anbietern wieder ausgeben können.
Virtuelle Kreditkarten erleichtern viele Abläufe im Unternehmen, denn nahezu sämtliche Online-Zahlungen lassen sich über diese Form der Prepaid-Karten abwickeln. Dazu zählen Ausgaben im Rahmen von Dienstreisen wie Flugtickets oder Hotelübernachtungen, der Abschluss oder die Verlängerung von Abos sowie unregelmäßige Ausgaben zur Beschaffung von Büromaterialien oder zur Teilnahme an Business-Events. Nicht geeignet sind virtuelle Kreditkarten für Einkäufe in Geschäften, bei denen eine Plastikkarte vorgezeigt oder ein Kartenlesegerät benutzt werden muss.
Es gibt zahlreiche Anwendungsfälle für virtuelle Firmenkreditkarten. Sie eigenen sich nicht zuletzt für Personen, denen die Ausstellung einer konventionellen Kreditkarte wegen zu geringer Bonität oder mangels eigenen Einkommens verwehrt bleibt. Darüber hinaus bietet ein virtuelle Kreditkarte auf Grund ihrer Prepaid-Funktion eine deutlich höhere Sicherheits- und Kontrollfunktion, während gleichzeitig das Risiko für Kreditkartenbetrug minimiert wird.
Sie sind daher auch eine gute Alternative für Schüler, Studenten sowie für Kleinbetriebe und mittelständische Unternehmen auf der Suche nach einer unkomplizierten Zahlungsweise für ihre Mitarbeitenden.
Vor der Entscheidung für einen bestimmten Anbieter sollten Sie berücksichtigen, dass sich virtuelle Kreditkarten in einigen Aspekten unterscheiden:
1. Auswahl der virtuellen Kreditkarte: Unter Berücksichtigung der verschiedenen Funktionen und Preisstrukturen wählen Sie zunächst das für Sie passende Angebot.
2. Beantragung bei einem Anbieter Ihrer Wahl: Sie erstellen einen Account bei einem Finanzdienstleister und legitimieren sich mit Ihrem Personalausweis, meist wird auch eine Handynummer und E-Mail-Adresse benötigt. Darüber hinaus müssen Sie ein Girokonto angeben, von dem die spätere Aufladung erfolgt.
3. Registrierung: Sie legen ein Passwort und einen Benutzernamen fest, loggen sich in den Kundenbereich ein und laden Guthaben auf Ihre virtuelle Kreditkarte. Bis zu einem Betrag von 100 Euro ist dies meist völlig unkompliziert möglich, bei höheren Beträgen wird in der Regel ein Identitätsnachweis erforderlich, der z. B. über das Postident-Verfahren abgewickelt werden kann.
4. Aktivierung Ihrer virtuellen Kreditkarte: Sie erhalten einen SMS-Code, mit dem Sie Ihre virtuelle Kreditkarte freischalten können.
5. Aufladung von Guthaben: Per Überweisung von Ihrem Girokonto können Sie Ihre virtuelle Kreditkarte mit Guthaben aufladen.
6. Ihre virtuelle Kreditkarte ist nun einsatzbereit.
Virtuelle Kreditkarten werden unbürokratisch beantragt und sind sofort einsatzbereit. Da für den Anbieter kein finanzielles Risiko besteht, wird in der Regel auf eine Bonitätsprüfung verzichtet. Auch für den Anwender sind virtuelle Prepaidkarten eine praktische und sichere Angelegenheit:
Man behält die volle Kostenkontrolle, ohne das Risiko einer Verschuldung einzugehen. Für Unternehmen sind insbesondere die Tools zur Ausgabenverwaltung ein bedeutender Mehrwert: Ohne lästigen Papierkram kann beispielsweise die Software von Soldo in bestehende Buchhaltungssysteme wie Quickbooks und Xero integriert werden. Darüber hinaus können für Mitarbeiter oder Teams individuelle Freigaben definiert werden wie z. B. ein bestimmter Ausgabenbetrag, eine Begrenzung auf einzelne Webseiten oder die Kopplung an ein spezifisches Datum. Selbst internationale Zahlungen können mit den virtuellen Unternehmenskarten von Soldo abgewickelt werden. Dadurch wird den Mitarbeitenden ein autonomeres und flexibleres Arbeiten ermöglicht, während das Management gleichzeitig alle Ausgaben jederzeit im Blick behält.
Bei der Anschaffung einer Mitarbeiter Kreditkarte haben Sie verschiedene Möglichkeiten: eine traditionelle Business Kreditkarte, eine Charge Card oder eine Prepaid Karte. Wo liegen die Vorteile einer virtuellen Prepaid-Kreditkarte?
Verwalten Sie die Ausgaben für virtuelle Prepaid-Kreditkarten
Befähigen Sie die Mitarbeiter, verantwortungsbewusst Ausgaben zu tätigen; legen Sie mit virtuellen Prepaid-Kreditkarten Budgets fest und verfolgen Sie die Ausgaben in Echtzeit.
Erfassen Sie Einnahmen und Mehrwertsteuer
Fordern Sie Ihre Mitarbeiter auf, Quittungen zu fotografieren und Mehrwertsteuer, Kategorien und mehr auf der mobilen Soldo-App hinzuzufügen.
Unkomplizierte Buchführung
Verfolgen Sie die Daten mit virtuellen Kreditkarten in Echtzeit auf dem Desktop und mobil; und übertragen Sie die Daten in Ihre Buchhaltungssysteme.
“Dank Soldo konnten wir unser altes Firmenkreditkarten-System über Bord werfen und die Anzahl der Spesenabrechnungen reduzieren – Bargeld für kleine Ausgaben ist überflüssig. Einzelne manuelle Prozesse konnten in einem System vereint und der Verwaltungsaufwand erheblich reduziert werden.”
“Soldo ist eine tolle Ergänzung für unser Finanzteam. Wir können vertrauenswürdige Benutzer Kaufentscheidungen treffen lassen und bewahren gleichzeitig Überblick und Kontrolle über das Administratorenportal.”