Virtuelle Kreditkarte für Unternehmen: Eine praxisbezogene Anleitung

Was sind virtuelle Kreditkarten? Wer bietet sie an, wie werden sie beantragt und welchen Mehrwert bieten sie Ihrem Unternehmen?

Grundsätzlich werden virtuelle Kreditkarten von vielen verschiedenen Finanzdienstleistern angeboten. Diese reichen von klassischen Bankhäusern bis hin zu modernen FinTech-Unternehmen wie Soldo. Anstelle einer Plastikkarte werden Ihnen bei einer virtuellen Kreditkarte alle Daten digital zur Verfügung gestellt, die sonst auf der Karte abgedruckt sind: Kreditkartennummer, Ablaufdatum und Prüfziffer. Die Abrechnung erfolgt bei einer virtuellen Prepaid-Kreditkarte im Prepaid-Verfahren. Das heißt, Sie müssen auf Ihrer virtuellen Kreditkarte zunächst Guthaben aufladen, das Sie dann im Anschluss bei verschiedenen Online-Anbietern wieder ausgeben können.

Wofür eignet sich die virtuelle Kreditkarte?

Virtuelle Kreditkarten erleichtern viele Abläufe im Unternehmen, denn nahezu sämtliche Online-Zahlungen lassen sich über diese Form der Prepaid-Karten abwickeln. Dazu zählen Ausgaben im Rahmen von Dienstreisen wie Flugtickets oder Hotelübernachtungen, der Abschluss oder die Verlängerung von Abos sowie unregelmäßige Ausgaben zur Beschaffung von Büromaterialien oder zur Teilnahme an Business-Events. Nicht geeignet sind virtuelle Kreditkarten für Einkäufe in Geschäften, bei denen eine Plastikkarte vorgezeigt oder ein Kartenlesegerät benutzt werden muss.

Es gibt zahlreiche Anwendungsfälle für virtuelle Firmenkreditkarten. Sie eigenen sich nicht zuletzt für Personen, denen die Ausstellung einer konventionellen Kreditkarte wegen zu geringer Bonität oder mangels eigenen Einkommens verwehrt bleibt. Darüber hinaus bietet ein virtuelle Kreditkarte auf Grund ihrer Prepaid-Funktion eine deutlich höhere Sicherheits- und Kontrollfunktion, während gleichzeitig das Risiko für Kreditkartenbetrug minimiert wird.

Sie sind daher auch eine gute Alternative für Schüler, Studenten sowie für Kleinbetriebe und mittelständische Unternehmen auf der Suche nach einer unkomplizierten Zahlungsweise für ihre Mitarbeitenden.

Was ist bei der Auswahl der passenden virtuellen Kreditkarte zu beachten?

Vor der Entscheidung für einen bestimmten Anbieter sollten Sie berücksichtigen, dass sich virtuelle Kreditkarten in einigen Aspekten unterscheiden:

• Einfach- oder Mehrfachnutzung: Es gibt Einmalkarten, die für einen bestimmten Zahlungszweck ausgestellt werden können. Für Mitarbeitende benötigen Sie jedoch meist virtuelle Kreditkarten zur mehrfachen Nutzung, damit Reisekosten, Abos etc. unkompliziert abgewickelt werden können.
• Anzahl der ausgestellten Karten: Wenn für jede Zahlung eine eigene virtuelle Kreditkarte erstellt wird, kann der Schaden durch einen möglichen Kreditkartenbetrug minimiert werden.
• Tool zur Verwaltung von Ausgaben: Einige Anbieter stellen nicht nur virtuelle Kreditkarten aus, sondern bieten gleichzeitig eine professionelle, anwenderfreundliche Software zur Verwaltung von Unternehmensausgaben. Dies ist insbesondere für Unternehmen ein großer Vorteil, um sich viel Zeit und Aufwand für die Ausgabenverwaltung und die Zuordnung einzelner Ausgaben zu den entsprechenden Kostenstellen zu sparen.
• Einstellung individueller Freigabeprozesse und Limits: Gute Tools bieten eine zentrale Übersichtsseite und decken den gesamten Ausgabenprozess – vom Kauf über die Zahlungsabwicklung bis zur Kostenzuordnung – ab. Dies ermöglicht den Mitarbeitenden, selbstständig und unabhängig zu handeln, während das Management weiterhin die Kontrolle und den Überblick behält.

Beantragung einer virtuellen Kreditkarte – so funktioniert’s:

1. Auswahl der virtuellen Kreditkarte: Unter Berücksichtigung der verschiedenen Funktionen und Preisstrukturen wählen Sie zunächst das für Sie passende Angebot.

2. Beantragung bei einem Anbieter Ihrer Wahl:  Sie erstellen einen Account bei einem Finanzdienstleister und legitimieren sich mit Ihrem Personalausweis, meist wird auch eine Handynummer und E-Mail-Adresse benötigt. Darüber hinaus müssen Sie ein Girokonto angeben, von dem die spätere Aufladung erfolgt.

3. Registrierung: Sie legen ein Passwort und einen Benutzernamen fest, loggen sich in den Kundenbereich ein und laden Guthaben auf Ihre virtuelle Kreditkarte. Bis zu einem Betrag von 100 Euro ist dies meist völlig unkompliziert möglich, bei höheren Beträgen wird in der Regel ein Identitätsnachweis erforderlich, der z. B. über das Postident-Verfahren abgewickelt werden kann.

4. Aktivierung Ihrer virtuellen Kreditkarte: Sie erhalten einen SMS-Code, mit dem Sie Ihre virtuelle Kreditkarte freischalten können.

5. Aufladung von Guthaben: Per Überweisung von Ihrem Girokonto können Sie Ihre virtuelle Kreditkarte mit Guthaben aufladen.

6. Ihre virtuelle Kreditkarte ist nun einsatzbereit.

Virtuelle Kreditkarte: die Vorteile auf einen Blick

Virtuelle Kreditkarten werden unbürokratisch beantragt und sind sofort einsatzbereit. Da für den Anbieter kein finanzielles Risiko besteht, wird in der Regel auf eine Bonitätsprüfung verzichtet. Auch für den Anwender sind virtuelle Prepaidkarten eine praktische und sichere Angelegenheit:

Man behält die volle Kostenkontrolle, ohne das Risiko einer Verschuldung einzugehen.Für Unternehmen sind insbesondere die Tools zur Ausgabenverwaltung ein bedeutender Mehrwert: Ohne lästigen Papierkram kann beispielsweise die Software von Soldo in bestehende Buchhaltungssysteme wie Quickbooks und Xero integriert werden. Darüber hinaus können für Mitarbeiter oder Teams individuelle Freigaben definiert werden wie z. B. ein bestimmter Ausgabenbetrag, eine Begrenzung auf einzelne Webseiten oder die Kopplung an ein spezifisches Datum. Selbst internationale Zahlungen können mit den virtuellen Unternehmenskarten von Soldo abgewickelt werden. Dadurch wird den Mitarbeitenden ein autonomeres und flexibleres Arbeiten ermöglicht, während das Management gleichzeitig alle Ausgaben jederzeit im Blick behält.