UNIT

Wie Unit TV Geld des Unternehmens schützt und jeden Tag eine Stunde administrativer Aufgaben einspart

Branche

Kreative Medienproduktion

Hauptsitz

London

Mitarbeiter

30

Die wichtigsten Vorteile

Sicheres Aufladen: Bargeld wird per Fernzugriff an die Mitarbeiter verteilt – keine Abhebungen erforderlich

Schneller Abgleich: Das einfache Hochladen von Belegen verkürzt die Verwaltungszeit

Befähigte Mitarbeiter: Mehrere Personen können eine Karte für einen allgemeinen Zweck verwenden

Wie ein Kreativstudio seine Ausgabenverwaltung auf Vordermann gebracht und gleichzeitig die Sicherheit erhöht hat.​

UNIT ist ein preisgekröntes, unabhängiges Kreativstudio, das Inhalte für Werbung, TV und Film erstellt.

Ben Davis, Leiter der Finanzabteilung bei UNIT, suchte nach einer Alternative zur Portokasse, die ihm mehr Kontrolle über Ausgaben gibt und ihn von langwierigen manuellen Verwaltungsaufgaben entlastet.

Erfahren Sie, wie begeistert Ben von dem automatischen Abgleich und dem sicheren, sofortigen Aufladen mit Soldo war.

Die Herausforderung: Portokassen verursachen einen hohen manuellen Verwaltungsaufwand

Als Ben zu UNIT kam, bemerkte er sofort, dass das Studio viel zu viel Bargeld benutzte.

Die Produktionsleiter waren dafür zuständig, mit diesem Bargeld alles zu kaufen, was ihre Kunden brauchten: Kaffee, Getränke, Mittagessen und andere notwendige Einkäufe für Gäste in ihrem Studio.

Obwohl diese Einkäufe letztendlich ihren Kunden in Rechnung gestellt wurden, musste UNIT die Waren besorgen und im Voraus für sie bezahlen.

Also musste Ben einmal pro Woche mehr als 2.000£ von der Bank abheben und mit dem ganzen Geld in der Tasche zurück ins Studio gehen – und dabei das Schlimmste befürchten.

Dann legte er das Geld in einen Tresor, um es bei Bedarf ausgeben zu können. Dies brachte gewisse Herausforderungen mit sich. Wenn Ben nicht im Studio war und jemand Geld brauchte, musste er sich überlegen, wie er das organisieren konnte, ohne den Code für den Tresor herauszugeben.

Und selbst an den Tagen, an denen Ben im Studio war, war die Buchführung über all das Bargeld ermüdend.

Dieser Prozess lief so ab:

  1. Nachschauen, wie viel Geld verbraucht wurde und das verbleibende Geld zählen
  2. Belege einholen und organisieren
  3. Alle Belege einscannen und alles einzeln abrechnen

Und natürlich bemerkte er viel öfter, als ihm lieb war, dass Belege fehlten. Jedes Mal, wenn jemand vergessen hatte, um einen Beleg zu bitten, war das Geld verloren.

Die Art, Geld zu verwalten, war eindeutig nicht die effizienteste. Das zeigte sich zum Beispiel darin, wie das Vertriebsteam seine Ausgaben verwaltete. Das Team musste die Belege bis zu 30 Tage lang aufbewahren und sie dann zusammen mit einem Ausgabenformular an Ben weiterleiten. Ben musste alles einscannen und dann manuell in ein Rechnungsbuch eintragen.

Das war viel Buchhaltungsaufwand für nur eine Person.

Die Lösung: Eine schnelle und sichere Art, Ausgaben zu verwalten

Bens Idee, Soldo einzuführen, wurde mit offenen Armen aufgenommen.

Die Runner waren froh, dass sie nicht mehr auf Bargeld angewiesen waren, und das Vertriebsteam musste sich nicht mehr darum kümmern, Belege bis zum Monatsende aufzubewahren – stattdessen konnten sie diese an Ort und Stelle hochladen.

Ben erhielt sechs Karten für die Runner, acht für das Vertriebsteam und eine für das Marketingteam.

Da die Runner am meisten einkaufen, hob Ben den Vorteil hervor, eine Karte sofort sperren zu können, wenn sie verloren geht.

Als die Karten nach ein paar Monaten im Vertriebsteam eingeführt wurden, erkannte Ben noch weitere Vorteile.

Da das Team keine Kreditkarten mehr verwenden musste, waren die Tage der langwierigen und mühsamen manuellen Buchhaltungsarbeit vorbei. Früher brauchte Ben fünf Minuten für jede Transaktion seines Teams. Jetzt dauert es 10 Sekunden! Durch die Integration mit Xero spart er täglich 45 Minuten bis zu einer Stunde an Verwaltungsaufwand. Diese Zeit kann er für die Buchhaltung, die Bearbeitung von Rechnungen, die Strategieentwicklung und die Budgetierung nutzen – alles Aufgaben, die für das Unternehmen wichtiger sind. Für ein Ein-Mann-Finanzteam ist das ein großer Gewinn.

„Die Mitarbeiter, die Soldo benutzen, sind vollkommen begeistert – sie müssen buchstäblich nur Fotos von ihren Belegen machen. Es könnte nicht einfacher sein.“

Ben Davis
Finanzleiter

Unternehmensweite Ausgaben an einem Ort verwalten

Unternehmenskarten waren ein starkes Argument für Soldo. In einem kreativen Unternehmen herrscht ein ständiges Kommen und Gehen von Mitarbeitern.

Es war eine absolute Priorität für UNIT, Karten zu haben, die nicht nur einer Person zugeordnet waren. Er konnte keine andere Lösung für die Ausgabenverwaltung finden, deren Anbieter das verstanden hatte.

Mit Unternehmenskarten konnte Ben bei Soldo Karten bestellen, die nicht mit den Benutzern, sondern mit dem Studio verknüpft waren. Er konnte abteilungsspezifische Ausgaben oder allgemeinere Ausgaben, beispielsweise für Büromaterial oder Marketing, verwalten – und mehrere Benutzer konnten bei Bedarf darauf zugreifen.

Das Geld des Unternehmens schützen und die Mitarbeiter befähigen

Ben muss nicht mehr mit Unmengen von Bargeld herumlaufen. Die Ausgabenkontrollen von Soldo ermöglichten es ihm, Abhebungen von Geldautomaten mit den Karten zu deaktivieren.

Er legte auch fest, welche Karten für Online-Einkäufe verwendet werden können (wenn eine Karte gestohlen wird, ist es einfacher, sie online zu verwenden), und stellte Geokontrollen ein, sodass die Karten nur im Vereinigten Königreich und in den USA genutzt werden können. Wenn ein Mitarbeiter in ein anderes Land reist, kann er diese Geokontrollen einfach ändern, um die Karten für Zahlungen im Ausland zu aktivieren.

Er hat auch festgestellt, dass die Runner mit Soldo verantwortungsvoller und gewissenhafter mit ihren Ausgaben umgehen. Sie können ihre eigenen Transaktionen in der App verfolgen und verwalten und kommen nicht in Versuchung, zu viel Geld auszugeben oder das Geld für persönliche Ausgaben zu verwenden.

Buchhaltung automatisieren, Verwaltungszeit sparen

Sobald die Runner einen Beleg erhalten, machen sie davon ein Foto und laden es mit Soldo hoch – dadurch erhält Ben den Beleg direkt und kann viel Zeit sparen, da er keinen Belegen mehr hinterherjagen muss. Aber selbst, wenn der Beleg fehlt, kann er auf der Plattform Transaktionsdetails wie Händler und Gesamtbetrag anzeigen.

Das Beste daran: Sobald eine Transaktion durchgeführt wurde, benötigt Ben nur 20 Sekunden, um sie zu prüfen und zum Abgleich an seine Buchhaltungssoftware zu übertragen.

Wenn eine der Karten einen niedrigen Kontostand aufweist, erhält Ben eine E-Mail-Benachrichtigung von Soldo. Um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter immer Geld haben, kann er ganz einfach automatische Überweisungen einrichten.

Ausgaben fest im Griff haben

Mit Soldo hat UNIT einen sicheren und praktischen Weg gefunden, um die Portokasse zu verwalten, Ausgabenlimits zu setzen und den enormen Verwaltungsaufwand zu reduzieren, der sie zuvor behindert hatte.

Die Möglichkeiten, die Soldo mit sich bringt, erleichtern Unternehmen wie UNIT die Buchhaltung und geben ihnen einen vollständigen Überblick über ihre Ausgaben in Echtzeit. Soldo bewegt Sie nicht nur zu klügeren Entscheidungen – es öffnet Ihnen die Türen zu einer besseren Zukunft.