Labforward

Im letzten Jahr und auch für 2022 steht bei Labforward Wachstum auf dem Programm. Das innovative Unternehmen möchte weiterwachsen und braucht Lösungen die ebenso jetzt als auch in Zukunft passen. Bei der Verwaltung seiner Mitarbeiterausgaben verlässt sich Labforward auf die skalierbare Ausgaben-Lösung von Soldo.

Branche

Software & Technology

Büros

Berlin

Mitarbeiter

57

Vorteile

Die Verantwortung von Einkäufen an die Mitarbeiter weitergeben, ohne die Kontrolle über Ausgaben zu verlieren

Die Verwaltung und Finanzabteilung von manuellen Prozessen befreien und guten Einblick in abgehende Zahlungsströme erhalten

Mitarbeiter in Ihrer Weiterbildung unbürokratisch fördern

Labforward, ein Startup für Laborsoftware, entwickelt Betriebssysteme für die Labore der Zukunft. Durch die Verbindung von Daten, Geräten und Forschern werden ehemalig manuelle Dokumentationen im Labor durch digitale Aufzeichnungen ersetzt. Kurz: was bisher mit Stift und Papier geschah, funktioniert jetzt digital viel besser, sicherer und schneller.

Genau wie Soldo ersetzt Labforward manuelle, sich wiederholende Abläufe mit weniger fehleranfälligen, automatisierten digitalen Prozessen. Es war daher für Labforward eine naheliegende Entscheidung auch bei den eigenen Unternehmensausgaben auf automatisierte, digitale Vorgänge zu setzen und gleichzeitig Fehler zu vermeiden.

Der Weg zu automatisierten Ausgaben

In einer Wachstumsphase im Jahr 2020 hat Labforward viele Mitarbeiter dazugewonnen. Durch das Wachstum wurden aber viele ehemalige Prozesse zu zeitaufwendig, unzuverlässig und einfach nicht mehr zeitgemäß. Gerade bei der Verwaltung von Ausgaben, von IT-Ausstattung, Software-Abos und Marketingausgaben, wuchs die Zahl der monatlichen Transaktionen so stark, dass eine bessere Lösung hermusste.

Daher wurde ein Projekt angestoßen, jedem Mitarbeiter, auf kontrollierte Art und Weise, Unternehmensausgaben zu ermöglichen.

Dabei wurden gleich mehrere Ziele ins Auge gefasst:

  • Die Verwaltungsmitarbeiter so weit wie möglich zu entlasten, indem Mitarbeiter Ihre eigenen Einkaufsentscheidungen treffen und ausführen können
  • Mitarbeitern pro Quartal ein Budget für Anschaffungen und persönliche Entwicklung bereitzustellen
  • Abteilungsbudgets besser überwachen zu können
  • In der Finanzabteilung die Ausgaben zeitlicher und genauer überblicken zu können.

Die Bandbreite der Anwendungen bei Labforward

Labforward nutzt die intelligenten Zahlungskarten von Soldo gepaart mit der digitalen Plattform für Ausgabenverwaltung für verschiedene Anwendungen.

Sobald bei Labforward ein neuer Mitarbeiter anfängt, erhält er seine eigene persönliche Soldo-Zahlungskarte. Pro Quartal steht so jedem Mitarbeiter automatisch ein Budget für Training, Weiterentwicklung und andere Ausgaben zur Verfügung. Durch die Mitarbeiterförderung werden Mitarbeiter von Anfang an im Unternehmen eingebunden und können selbstständig wählen, was für ihre Arbeitsbereiche und persönliche Weiterentwicklung hilfreich ist.

Da das Unternehmen derzeit noch keine eigene Einkaufsabteilung hat, können Mitarbeiter über die Karten auch andere Hilfsmittel und Projektbudgets abrufen. Budgets werden dazu flexibel an die Karten umverteilt und entlasten somit die Verwaltungsmitarbeiter, die sonst bei solchen Aufgaben aushelfen müssten.

Zusätzlich zu den personenbezogenen Karten nutzt Labforward auch eine Anzahl an abteilungs- und projektbezogenen Ausgaben:

  • Eine Karte für Software-Abos und Mitgliedschaften
  • Eine Karte für die Organisation von Teamevents und Aktivitäten außerhalb des Büros
  • Eine Karte für Reisekosten
  • Eine Karte für die Marketingabteilung
  • Eine Karte für Rekrutierung und Personalbeschaffung

Desweiteren kommen einmalige virtuelle Karten für unregelmäßige Anschaffungen, die nicht in die vorbestimmten Raster fallen, zum Einsatz.

Im nächsten Schritt ist das Ziel nun auf Finanzseite Berichte für die verschiedenen Kategorien zu erstellen, um noch bessere Schlussfolgerungen ziehen zu können und schneller Probleme in den verschiedenen Bereichen zu erkennen.

Die Umsetzung

Die Einführung lief unproblematisch. Als tech-affines und dynamisches Unternehmen sind die Mitarbeiter neuen Technologien und Ansätzen gegenüber allgemein sehr positiv eingestellt. Mitarbeiter wussten das entgegengebrachte Vertrauen, eigenständig Kaufabschlüsse abzuwickeln, sehr zu schätzen.

„Wir sind ein junges und innovatives Unternehmen. Soldo wurde von unseren Mitarbeitern als total positiv empfunden und wurde ohne Probleme angenommen.“ so Kathrin Singer, Head of Finance bei Labforward.

Als Head of Finance ist Kathrin Singer für verschiedenste Aufgaben im Finanzwesen zuständig: vom Jahresabschluss, über Forecasting bis zu Budgets. Daher ist keine Zeit für unnötige Arbeitsschritte!

„Die Soldo-Lösung, also die Mischung aus Zahlungskarten für alle Mitarbeiter und die Plattform auf Finanzseite, ist eine gute Entlastung! Aber nicht nur für den Finanzbereich. Auch Verwaltungsaufgaben werden so gering wie möglich gehalten“. Kathrin Singer, Head of Finance Labforward

Außerdem hält kein einzelner Bereich andere Teams auf. So werden Einkäufe agil und unbürokratisch getätigt und das Unternehmen auf dem Wachstumspfad unterstützt.

Zwei Jahre später…

Zwei Jahre später ist das Team von Labforward gewachsen – und mit ihm auch das Ausgabenmanagement. Neue Funktionen wurden über den Zeitraum hinweg dankend angenommen, wie zum Beispiel virtuelle Einmal-Karten, die gerade in Pandemie-Zeiten genau zur rechten Zeit kamen.

Im Monat kommt Labforward auf gut 70-80 Transkationen. Müssten dafür geteilte Abteilungskreditkarten herumgereicht werden oder Belege manuell erfasst werden, Geld an Mitarbeiter zurückerstattet oder in Bargeld herausgegeben werden, wäre das Thema Ausgaben eine deutlich größere Herausforderung.

Als Fazit fasst Kathrin Singer die überzeugende Handhabung zusammen: „Soldo-Karten funktionieren einfach gut!“

Was nun?

Labforward ist in den letzten Jahren stark gewachsen und hat auch für die Zukunft ambitionierte Wachstumsziele. So sollen zum Beispiel die Mitarbeiterzahlen im Jahr 2022 um 35% wachsen. Doch egal welches Wachstum ansteht, Labforward kann sich sicher sein mit Soldo einen starken Partner an seiner Seite zu haben, der mit dem Wachstum Schritt halten kann.