komoot

Komoot spart mit Soldo Zeit, indem das Unternehmen Verwaltungsaufgaben automatisiert und es seinen Mitarbeitern ermöglicht, die Tools zu kaufen, die sie für ihre Arbeit benötigen.

Branche

Technologie

Büros

Potsdam

Mitarbeiter

87

Vorteile

Unterstützung der Remote-First Unternehmenskultur

Weniger Verwaltungsaufwand von Rückerstattungsanfragen für das Finanzteam

Eine skalierbare Lösung für Firmenausgaben, die mit komoot mitwachsen kann

Vor 10 Jahren hat sich komoot in der Tech-Welt etabliert. Heute ist das deutsche Unternehmen für die Entwicklung marktführender Apps bekannt, die es Nutzern die Routenplanung zur Erkundung der Natur erleichtert. komoot verzeichnete 2018 ein erhebliches Wachstum – mittlerweile nutzen Millionen Menschen in vielen verschiedenen Ländern das Navigationstool – und es wurde Zeit, die Geschäftsausgaben unter Kontrolle zu bringen. Hier erfahren Sie, wie Soldo komoot dabei geholfen hat.

Komoot ist ein Remote-First-Unternehmen mit etwa 87 Mitarbeitern. 35 davon sitzen in Deutschland, der Rest ist über ganz Europa verteilt. Deshalb war die Umstellung auf Heimarbeit im Jahr 2020 an sich nichts Neues für komoot. Andrew Cross, Finanzmanager bei komoot, kam vor vier Jahren zum Unternehmen und stellte fest, dass das eingesetzte System zur Ausgabenverwaltung nicht mit dem Wachstum des Unternehmens Schritt halten konnte. Es gab zu viel Bürokratie, was für ein Remote-First-Unternehmen nicht dauerhaft tragbar war.

„Mit Soldo sparen wir Zeit. Zahlungen werden erledigt und mir flattern nicht jeden Monat Rückerstattungsanfragen von 70 Mitarbeitern in den Posteingang. Das ist gar nicht mehr möglich.“ Andrew Cross, Finanzmanager

Alte Gewohnheiten loslassen

Die Kultur der Remote-Arbeit bei komoot begann mit den Gründern, die schon in den Anfangszeiten des Unternehmens teilweise aus der Ferne arbeiteten. Vor vier Jahren haben sie sich dazu entschlossen, einen Remote-First-Ansatz zu verfolgen, um ihr Recruiting über Berlin hinaus zu erweitern.

Seit Andrews Einstieg – der etwa in diese Zeit fiel – haben „immer mehr Mitarbeiter Aufgaben übernommen, bei denen Zahlungen erledigt werden müssen“, erzählt er uns.

In seiner Funktion kümmert sich Andrew um die Verwaltung, die Kasse und das allgemeine Tagesgeschäft der Finanzen von komoot. Es wurde schnell klar, dass die wachsende Zahl der Mitarbeiter dem Finanzteam Kopfzerbrechen bereiten würde.

Entweder müssten sie Mitarbeiter bitten, alles aus eigener Tasche zu bezahlen und diese Beträge dann später erstatten (was unvermeidlich mit Bürokratie einhergehen würde), oder sie könnten eine zentrale Stelle für Zahlungsleistungen einrichten, was aber auch nicht für alle im Unternehmen funktionieren würde.

Außerdem war es wichtig, auch für Mitarbeiter, die unterwegs sind, eine praktikable Lösung zu finden. Da die Mitarbeiter des Unternehmens in verschiedenen Ländern tätig sind und häufig an Veranstaltungen, Messen und Meetings teilnehmen, „war es zunehmend sinnvoll, eine alternative Möglichkeit zur Verwaltung ihrer Ausgaben zu finden“.

Was wäre also der ideale Ansatz?

Soldo: Eine Rundum-Lösung

Andrew war auf der Suche nach einer Plattform, die dem Finanzteam helfen würde, die täglichen Ausgaben der Mitarbeiter zu verfolgen und zu verwalten, und mit der er so viele Firmenkarten wie nötig ausstellen konnte. Idealerweise sollte sie auch die Möglichkeit bieten, alle Ausgabendaten abzurufen, denn „es genügt nicht, sie zu besitzen, man muss sie auch nachweisen“.

Es war wichtig, Mitarbeitern außerhalb des Finanzteams die Freiheit zu geben, für geschäftliche Tools zu bezahlen und ihre Ausgaben im Blick zu behalten.

Soldo war eine sehr ansprechende Lösung: Die Plattform für die Ausgabenverwaltung deckte alle Bereiche ab und wirkte benutzerfreundlich, was allen Beteiligten den Übergang erleichtern würde.

„Die Einführung verlief gut und unsere Mitarbeiter haben es geschätzt, eine Karte zu haben, mit der sie alles Notwendige erledigen können.“

Integration von Soldo in eine Remote-First-Umgebung

Soldo wurde zu einem wichtigen Bestandteil von komoot – das Unternehmen nutzt etwa 50 Prepaid-Karten in mehreren Ländern.

Die Möglichkeit, mit Soldo Ausgaben aus der Ferne zu verwalten, passt perfekt zu ihrer Arbeitsweise und trägt („ohne Zweifel“, so Andrew) zum Erfolg als Remote-First-Unternehmen bei.

„Die gesamte Kultur der Remote-Arbeit basiert auf Vertrauen – über viele verschiedene Ebenen hinweg –, und das bedeutet auch, unseren Mitarbeitern zu vertrauen, wenn sie Zahlungen leisten.“

Das Unternehmen ist flexibel bei der Verwendung der Karten: Die Mitarbeiter müssen nicht jeden Kauf genehmigen lassen, denn es gibt Kontrollen, die sicherstellen, dass alle nur das bekommen, was sie brauchen, wenn sie es brauchen. Und wenn sie mehr benötigen, wenden sie sich an die Finanzmanager, die die Karten sofort aufladen können.

Im vergangenen Jahr wurden die Karten von Soldo trotz der Lockdowns und Reisebeschränkungen weiterhin in großem Umfang im Unternehmen eingesetzt.

Sie nutzen Karten von Soldo, um für Online-Dienste, individuelle Arbeitsausgaben und Coworking-Büros zu bezahlen.

komoot nutzt auch virtuelle Zahlungskarten von Soldo. Ihre Entwickler verwenden sie regelmäßig, um Online-Mitgliedschaften und benötigte Tools zu erwerben.

Es ist praktisch, dass sich virtuelle Zahlungskarten schnell einrichten lassen und sofort nach der Erstellung einsatzbereit sind – man also nicht mehr auf den Erhalt einer physischen Karte warten muss.

„Wir versuchen, dafür zu sorgen, dass die Leute einfach ihre Arbeit machen können – es ist also viel besser, wenn sie Zahlungen selbst erledigen können, statt dass wir uns zentral um alles kümmern.“

Automatisierung nutzen, um die Produktivität zu steigern

Mit der Bewältigung der größten Herausforderungen von Ausgaben und Zahlungen der Mitarbeiter hat Soldo bewiesen, dass die Automatisierung in diesem Bereich das Finanzteam wirklich entlastet.

Andrew schätzt besonders unsere automatische Tagging-Funktion, die ihm dabei hilft, die Ausgaben im Blick zu behalten und die Ausgabendaten optimal zu nutzen.

Die Ausgabenlimits auf jeder Karte helfen den Mitarbeitern, ihre Budgets einzuhalten: „Die Beträge, die den Mitarbeitern zur Verfügung stehen – mit Soldo legt man das Limit einmal fest und es funktioniert einfach.“

Noch hilfreicher ist für Andrew die Möglichkeit, automatische Überweisungen einzurichten. „Ich nutze die Funktion für automatische Überweisungen ständig – wir haben sie für alle Mitarbeiter aktiviert, weshalb ich kaum noch etwas tun muss.“

Das Finanzteam profitiert außerdem von den umfassenden Berichten von Soldo: Die Ausgabendaten des Unternehmens lassen sich exportieren und in das eigene Buchhaltungssystem importieren, wo sie dann zusammen mit weiteren Finanzinformationen verwaltet werden können.

Als der Wachstumsschub von komoot Andrews Arbeit komplizierter machte, musste er ein Tool finden, das funktionierte und allen zusagte. Mit Soldo hat er genau das gefunden. „Soldo gibt unseren Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre Arbeit zu erledigen und für die Tools zu bezahlen, die sie benötigen.“