Brooks Running

Brooks Running hat den Außendienst dank Soldo von einem papierbasierten Ausgabensystem befreit und dabei dem Finanzteam mehr Kontrolle und Einblick in Unternehmensausgaben gegeben.

Branche

Einzelhandel

Hauptsitz

Amsterdam

Mitarbeiter

300+

Die wichtigsten Vorteile

Papierlose Ausgabenverwaltung

Digitale Belegverwaltung

Reise- & Spesenlösung per Handy

Im Jahr 1914, als Brooks seine Geschäftstätigkeit aufnahm, stellte das Unternehmen Ballett- und Badeschuhe in den USA her. Heute ist das Unternehmen als Brooks Running bekannt und verkauft seine Laufbekleidung in mehr als 50 Ländern. Es leitet seine EMEA-Aktivitäten vom Hauptsitz in Amsterdam aus und hat Niederlassungen in sieben europäischen Ländern – und alle nutzen Soldo. So hilft Soldo ihnen, die Nase vorn zu haben.

Das Finanzteam am Amsterdamer Hauptsitz von Brooks war auf der Suche nach einer Möglichkeit, die Ausgaben- und Abrechnungsprozesse der Mitarbeiter zu vereinfachen. Sie sollten sich von veralteten papierbasierten Systemen, Zahlungen aus der Portokasse und den Fesseln der Unternehmenskreditkarten lösen. Seit 2019 spart Soldo nicht nur Zeit, sondern ist Teil der Unternehmenskultur geworden. „Jeder bekommt eine Karte, sobald er bei uns anfängt“, erklärt Vernon, Leiter der Buchhaltung bei Brooks Running. Hier erzählt er, wie es dazu kam.

„Soldo hat uns Kontrolle über unsere Ausgaben gegeben. Es spart uns eine Menge Zeit und macht den Mitarbeitern im Außendienst das Leben leichter.“ – Vernon, Leiter der Buchhaltung

Das Ende papierbasierter Systeme

Bevor Vernon und sein Team auf Soldo stießen, quälten sie sich mit ihrem papierbasierten Ausgabenabrechnungsprozess, die Kreditorenabteilung hatte riesige Mengen an Verwaltungsarbeit zu erledigen und es fehlte an Kontrolle über die Ausgaben ihrer Mitarbeiter.

Daran waren zum Teil die eingesetzten Zahlungsmethoden schuld. Die Büroleiter erhielten Unternehmenskreditkarten, aber Außendienstmitarbeiter von Brooks mussten ihre Ausgaben mit persönlichen Mitteln zahlen.

Um eine Abrechnung einzureichen, mussten sie Rechnungen einscannen und ein Excel-Formular ausfüllen. Dann mussten sie über ein VPN auf das System zur Ausgabenverwaltung von Brooks zugreifen – nicht gerade ideal für Mitarbeiter, die viel Zeit außerhalb des Büros verbringen.
Da so viele ihrer Mitarbeiter ständig unterwegs waren und deshalb Ausgaben tätigen und Abrechnungen einreichen mussten, verschwendete Vernons Team zu viel Zeit auf unproduktive Weise – und auch die Mitarbeiter waren frustriert über die Wartezeit.

Der mühsame Prozess hatte auch zur Folge, dass das Finanzteam sich erst einen Überblick über die Ausgaben verschaffen konnte, wenn alle Mitarbeiter ihre Belege eingereicht hatten – aus diesem Grund waren seine Einblicke in die Finanzen immer veraltet und schwer zu analysieren.

Es war an der Zeit, sich nach etwas Neuem umzusehen.

Begeisterter Zuspruch für die Einführung von Soldo

Wir wollten, dass die Leute nicht länger ihr eigenes Geld ausgeben müssen. Und wir wollten eine Mobile-First-Lösung, um es unseren Außendienstmitarbeitern so einfach wie möglich zu machen,“ erklärt Vernon.

Als das Team auf Soldo stieß, war sofort klar, dass es eine Lösung für beide Probleme gefunden hatte – und noch mehr.

Laut Vernon war „die gesamte Implementierung unglaublich einfach“. Soldo hat sogar einige Funktionen angepasst, um sie für Brooks besser geeignet zu machen. Das Unternehmen wollte sieben juristische Personen in einem Soldo Account über verschiedene Wallets laufen lassen – normalerweise hat ein Unternehmen jeweils eine Wallet – und wir haben es möglich gemacht. Inzwischen wurden über 300 Karten ausgestellt.

Brooks führte einen Test mit einem Mitarbeiter aus jedem Land durch, um ein Gefühl für das Produkt zu bekommen. Der Test lief nur ein oder zwei Monate lang, aber die Teilnehmer haben „immer wieder erzählt, wie cool es sei“, also musste er schneller als geplant auf den Rest des Unternehmens ausgeweitet werden. „Alle haben uns immer wieder kontaktiert, um in den Test aufgenommen zu werden. Die Leute waren überglücklich, als sie anfingen, Soldo zu benutzen“, sagt Vernon.
Um die tägliche Ausgabenverwaltung kümmert sich die Kreditorenabteilung und zwei Administratoren erstellen nach Bedarf Karten und Benutzer. Wallets und Karten lassen sich einfach nach Land verwalten, da Soldo das Filtern nach Land ermöglicht.

Das Team hat auch die Vorteile der anonymisierten „Unternehmenskarten“ von Soldo genutzt: Es hat eine Karte für alle Büroausgaben und die Marketingteams nutzen virtuelle Zahlungskarten, um die Ausgaben für Werbung in den sozialen Medien zu verfolgen. Es ist ein guter Weg, um für Software-Abonnements wie Adobe und Shutterstock zu bezahlen.

Die Vielreisenden nutzen Soldo am meisten, aus diesem Grund werden ihre Karten wöchentlich automatisch aufgeladen. Aber jeder hat eine Karte, sodass es einfach ist, bei Bedarf Mittel für einmalige Einkäufe zu überweisen.

Sichtbarkeit in Erkenntnisse verwandeln

Soldo hat bei Brooks Kopfschmerzen beseitigt.

Mit Prepaid-Karten müssen die Mitarbeiter nicht länger ihr eigenes Geld ausgeben, Belege aufbewahren oder mühsam Abrechnungsformulare ausfüllen. Mit der mobilen App von Soldo machen sie einfach ein Foto des Belegs und laden es direkt in das System hoch – sofort und überall.

Soldo hat die Vorgehensweise im gesamten Unternehmen vereinfacht. Die Tatsache, dass das Unternehmen schon vor dem Auftreten von COVID-19 auf papierlose Prozesse umgestiegen war, hat die Umstellung auf die Fernarbeit sehr erleichtert. „Auf der Finanzseite waren wir komplett papierlos, sodass wir schnell umschwenken konnten, als die Covid-19-Pandemie ausbrach.“ Es machte es auch viel einfacher, den Mitarbeitern schnell Geld zukommen zu lassen, wenn sie arbeitsbezogene Einkäufe tätigen mussten.

Listen – die Methode, mit der Benutzer bei Soldo bestimmten Projekten oder Kategorien zugewiesen werden – helfen dem Finanzteam, all diese Ausgabendaten zu organisieren. Sie können die Ausgaben mit Regionen, Konten, Kostenstellen oder jeder anderen beliebigen Kategorie abgleichen. „Listen machen definitiv alles viel einfacher und schneller. Jedes Mal, wenn wir zum Beispiel ein neues Produkt einführen, können wir eine Ausgabengruppe nur für die Einführungsveranstaltung einrichten.“

Das Unternehmen begann, alle Tankkarten über Soldo abzuwickeln, um mehr Übersicht bei der Nutzung verschiedener Anbieter für verschiedene Autoleasingfirmen zu erreichen. „Wir können den Kilometerstand besser verfolgen und unsere Leute bitten, ihren Kilometerstand aufzuzeichnen.“
Am wichtigsten ist, dass das Finanzteam Transaktionen in Echtzeit sehen kann und Zugriff auf wichtige Daten hat – das vereinfacht die Berichterstattung. Vorher konnten nur der Name einer Person und ein Betrag angezeigt werden. Jetzt sieht Vernon, wofür das Geld ausgegeben wurde, Händlerinformationen, Benutzernotizen und mehr. Eine enorme Verbesserung.

Mit Soldo wachsen und Nachhaltigkeit unterstützen

Das Finanzteam muss unseren Mitarbeitern jetzt nicht mehr hinterherjagen. Im Grunde prüfen wir jetzt nur noch, ob die Ausgaben konform sind und nicht gegen die Richtlinien verstoßen

Kürzlich hat das Unternehmen auch das Klimaschutzversprechen von Amazon unterzeichnet. Ohne Soldo hätte es jeden Mitarbeiter unterwegs anrufen müssen, um den Kilometerstand und den Kraftstoffverbrauch zu erfassen. Stattdessen können nun all diese Informationen aus Soldo abgerufen werden – und das ganz ohne Papierkram.

„Es hat die Dinge viel einfacher gemacht, weil alles an einem Ort vereint ist. Unser Nachhaltigkeitsteam nutzt diese Daten für seine Berichterstattung – wir können sie ihm jetzt ganz einfach zur Verfügung stellen, was vorher sehr aufwendig war.“

Zum Schluss erzählte uns Vernon eine Anekdote, die besser ist als jede Empfehlung:
„Es gab eine Firmenveranstaltung, bei der das Finanzteam einen Preis gewonnen hat. Als ich auf die Bühne ging, um den Preis entgegenzunehmen, skandierten die Leute: ‚Soldo! Soldo! Soldo!‘ Fast zwei Jahre später sind die Leute immer noch total begeistert.“