Firmenkreditkarten für ein effizientes Ausgabenmanagement

Moderne Business Cards erleichtern die Buchhaltung

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Was Sie über eine Firmenkreditkarte wissen sollten

Die effiziente Verwaltung aller geschäftlichen Transaktionen ist für kleine und mittelständische Unternehmen ebenso bedeutend wie für große Konzerne. Viele Unternehmen nutzen dafür nach wie vor die klassische Firmenkreditkarte, die an ausgewählte Mitarbeiter mit der entsprechenden Zahlungsbefugnis herausgegeben wird. Doch eine Firmenkredigeschtkarte (für Mitarbeiter) bietet immer auch eine gewisse Unsicherheit und ist in ihren Funktionen vergleichsweise limitiert. Für wen sich eine Firmenkreditkarte lohnt und welche modernen Alternativen der Markt bietet, erfahren Sie in diesem Leitfaden.

Was sind Vor- und Nachteile einer Firmenkreditkarte?

Grundsätzlich funktionieren Firmenkreditkarten wie private Kreditkarten auch: Es wird eine Plastikkarte mit der Kreditkartennummer und dem Namen des Kunden ausgestellt. Bei Firmenkarten wird zusätzlich auf der Karte der Name des Unternehmens angegeben und sie ist nicht mit dem Privatkonto des Mitarbeiters, sondern mit dem geschäftlichen Konto des Unternehmens verknüpft.

Das ist einerseits sehr praktisch, denn sämtliche Einkäufe können nun direkt über das Geschäftskonto der Firma abgerechnet werden. Auf der anderen Seite gehört allerdings auch ein hohes Maß an Vertrauen in die Mitarbeiter dazu, denn Zahlungen mit einer Kreditkarte können nicht ohne Weiteres wieder rückgängig gemacht werden.

Was sind die Vorteile einer Firmenkreditkarte?

Die Vorteile von Firmenkreditkarten für Mitarbeiter liegen förmlich auf der Hand: Die Angestellten müssen nicht länger in Vorleistung gehen und betriebliche Ausgaben über ihre private Kredit- oder EC-Karte abbuchen. Stattdessen können sie für Zahlungen dieser Art ganz bequem die Firmenkreditkarte für Mitarbeiter nutzen, die sämtliche Kosten direkt über das Firmenkonto abrechnet. Darüber hinaus gibt es noch weitere Vorteile, von denen die wichtigsten im Folgenden aufgeführt werden:

Günstigere Konditionen: Insbesondere größere Unternehmen benötigen meist eine Vielzahl an Kreditkarten und können dadurch günstigere Konditionen aushandeln als bei der Ausstellung einzelner bzw. privater Kreditkarten.

Limits festlegen: Für die Nutzung einer Firmenkreditkarte kann in der Regel ein vorab definiertes Limit festgesetzt werden. Sobald dieses Budget erreicht ist, können mit der Kreditkarte keine weiteren Zahlungen getätigt werden. Ein übliches Limit sind beispielsweise 2.000 oder 3.000 Euro pro Monat. Dadurch bleibt das Risiko von größeren unautorisierten Zahlungsvorgängen in einem überschaubaren Rahmen.

Automatische Zahlungsbestätigung: Bei manchen Anbietern kann eine automatische Zahlungsbestätigung eingerichtet werden, die bei jeder Transaktion per SMS oder E-Mail an die Finanzabteilung geschickt wird. So kann direkt aufgedeckt werden, ob die Karte missbräuchlich von Fremden genutzt wurde oder ob eine andere unerlaubte Transaktion erfolgt ist.

Versicherungspakete: Viele Kreditkartenanbieter kombinieren die Herausgabe von Firmenkreditkarten für Mitarbeiter mit kostenlosen oder besonders günstigen Versicherungsangeboten, z.B. einer Reiserücktrittsversicherung, Gepäck- oder Auslandskrankenversicherung. Andere wiederum bieten attraktive Firmenrabatte sowie günstigere Konditionen bei der Buchung von Flügen oder Mietwagen. Diese Vorteile gelten in der Regel aber nur, wenn die Reise und sämtliche damit in Zusammenhang stehenden Ausgaben komplett über die Firmenkreditkarte beglichen wurden.

Zinsfreies Zahlungsziel: Einige Anbieter gewähren ein Zahlungsziel von bis zu 60 Tagen. Dieses können sich Unternehmen zunutze machen, um ihren finanziellen Spielraum zu erweitern. Auf der anderen Seite birgt dies aber natürlich auch die Gefahr der Verschuldung, wenn regelmäßig außerhalb der eigentlichen finanziellen Möglichkeiten eingekauft wird.

Mitarbeiterzufriedenheit: Nicht zuletzt helfen Firmenkreditkarten dabei, die Mitarbeiter zu motivieren und ihre Zufriedenheit zu steigern. Angestellte, die selbstbestimmt Zahlungen im Namen des Unternehmens tätigen können und dafür nicht länger in Vorleistung gehen müssen, empfinden eine gewisse Wertschätzung seitens der Firma. Darüber hinaus bieten einige Kreditkartenanbieter Vorteils- und Bonusprogramme, die ebenfalls einen Mehrwert für das Unternehmen und seine Mitarbeiter darstellt. Je zufriedener die Mitarbeiter, desto eher sind sie bereit, sich für das Unternehmen zu engagieren.

Was sind die Nachteile von Firmenkreditkarten?

Neben all den Vorteilen gibt es leider auch einige Nachteile von Firmenkreditkarten. Ihre Anschaffung ist nicht für jedes Unternehmen und jede Unternehmensgröße die richtige Wahl. Welche Alternativen es zum Kauf einer klassischen Firmenkreditkarte gibt, wird weiter unten in diesem Artikel noch näher ausgeführt.

Administration: Die Verwaltung vieler unterschiedlicher Kreditkarten kann sehr umständlich sein. Wichtig ist es daher auf jeden Fall, klare Zuständigkeiten zu definieren. Es sollte eindeutig festgelegt werden, wer sich um die Verwaltung der Firmenkreditkarten kümmert. Dazu gehört z.B. auch die Kündigung einer persönlichen Firmenkreditkarte, sobald ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheidet. Andernfalls besteht die Gefahr von Karteileichen, unnötigen Zusatzkosten oder sogar der missbräuchlichen Nutzung dieser Firmenkreditkarte seitens des ehemaligen Mitarbeiters.

Fehlende Belege: Selbst wenn Zuständigkeiten klar definiert sind, bleibt ein weiteres administratives Problem: Fehlende Belege. Häufig laufen die für die Buchhaltung Verantwortlichen tagelang den entsprechenden Belegen hinterher und müssen die Mitarbeiter aus anderen Abteilungen regelmäßig daran erinnern, entsprechende Nachweise für bereits getätigte Zahlungen einzureichen. Das ist lästig, mühsam und frisst unnötig viel Zeit.

Unsicherheit: Die Gefahr für Missbrauch und Falschnutzung ist bei gewöhnlichen Firmenkreditkarten vergleichsweise hoch. Zwar verfügen die Karten in der Regel über eine zusätzliche Absicherung. Dennoch ist es in jedem Fall sinnvoll, klare Nutzungsvereinbarungen und Richtlinien aufzustellen und von den Angestellten gegenzeichnen zu lassen. Eine private Nutzung der Firmenkreditkarte sollte unbedingt ausgeschlossen werden. Doch auch dann besteht weiterhin die Gefahr von Verlust oder missbräuchlicher Nutzung.

Firmenkreditkarte Haftung: Bei Firmenkreditkarten haftet grundsätzlich das Unternehmen – unabhängig von der Bonität einzelner Mitarbeiter. Das bedeutet, dass auch Angestellte mit einem negativen Schufa-Eintrag ganz unkompliziert eine Firmenkreditkarte für Mitarbeiter erhalten können – für die dann das Unternehmen haftet. Es muss sicherlich nicht extra betont werden, dass hier ein gewisses Risiko besteht. Deshalb sollten Sie das Thema Haftung für die Firmenkreditkarte mit Ihren Mitarbeiter besprechen.

Gibt es gute Alternativen zur klassischen Firmenkreditkarte?

Firmenkreditkarten haben zahlreiche Vorteile gegenüber der Nutzung von Bargeldkassen oder dem Vorstrecken von Unternehmensausgaben seitens der Mitarbeiter. Sie gehen aber auch mit einigen nicht ganz unerheblichen Nachteilen einher – nicht zuletzt den Faktoren Unsicherheit und Haftung für die Firmenkreditkarte – die mit modernen smarten Alternative ausgehebelt werden können:

Prepaidkarten zur effizienten Ausgabenverwaltung

Prepaidkarten funktionieren wie klassische Kreditkarten, die vorab mit einem gewissen Guthaben aufgeladen werden. Das bietet zusätzlichen Schutz: Als Unternehmer gehen Sie kein Risiko ein, denn Ausgaben können nur im Rahmen des bereits aufgeladenen Guthabens getätigt werden. Prepaidkarten für Firmen sind also die deutlich sicherere Alternative gegenüber herkömmlichen Kreditkarten.

Prepaidkarten von Soldo verfügen darüber hinaus über einen weiteren großen Vorteil: Sie können nicht nur individuell an einzelne Mitarbeiter herausgegeben, sondern auch ohne Personalisierung direkt ganzen Teams für geschäftliche Ausgaben zur Verfügung gestellt werden. Das erleichtert die Reisekostenabrechnung sowie die Reisekostenerstattung (z.B. Fahrt- und Tankkosten) auf Dienstreisen. Auch die gute alte Portokasse, die noch in vielen Unternehmen zum Kauf von Geschenken, Snacks oder Briefmarken genutzt wird, wird durch die Nutzung smarter Prepaidkarten gänzlich hinfällig.

Innovative Tools und smarte Features

Der größte Mehrwert von Soldo Cards besteht jedoch nicht in der Prepaidkarte als solcher, sondern in ihrer Anbindung an ein innovatives Tool zur Kostenverwaltung sowie der nahtlosen Integration in die firmeneigene Buchhaltung. So können Transaktionen in Echtzeit nachverfolgt werden und werden nicht – wie der klassischen Firmenkreditkarte – erst mit der Abrechnung am Monatsende offensichtlich. Anstatt bei missbräuchlicher Nutzung einer klassischen Kreditkarte diese erst sperren zu müssen, können mit Soldo solche unerwünschten Ausgaben direkt verhindert werden.

Nicht zuletzt erhalten Sie mit Soldo eine mobile App, die maximale Transparenz im Hinblick auf Ihr geschäftliche Ausgabeverhalten bietet. Belege können direkt von unterwegs per Foto in die App hochgeladen und dort den entsprechenden Kostenstellen zugeordnet werden. Das spart Ihnen und Ihrer Buchhaltung viel Zeit und Mühen.

Business-Prepaidkarten für eine effiziente Buchhaltung

Prepaidkarten von Soldo sind für jede Unternehmensgröße ein effektives Controlling-Instrument, mit dem sämtliche Ausgaben jederzeit und überall im Blick behalten werden. Im Gegensatz zu einigen klassischen Kreditkartenangeboten sind Soldo Cards speziell auf die Bedürfnisse kleiner und mittelständischer Unternehmen ausgerichtet und rentieren sich auch für Kleinstunternehmen.

Dank der Verknüpfung mit der firmeneigenen Buchhaltung und der smarten Nutzeroberfläche zur Transaktionsverfolgung können in Echtzeit Statistiken und Finanz-Reportings erstellt werden. Das verhindert unnötige oder doppelte Ausgaben und hilft Ihrem Unternehmen, den Cash Flow jederzeit zu gewährleisten. Beantragen Sie noch heute Ihre erste kostenlose Soldo Card – ganz ohne Risiko.

Effizientes Kostenmanagement mit innovativen Prepaidkarten

Smart. Sicher. Soldo.

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Volle Kostenkontrolle

Prepaidkarten und die smarte Nutzeroberfläche von Soldo sorgen dafür, dass Sie jederzeit den Überblick über Ihre Unternehmensausgaben behalten.

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Die sichere Lösung

Im Gegensatz zu klassischen Kreditkarten werden Soldo Cards vorab mit einem Guthaben aufgeladen. Das verhindert Missbrauch und Fehlausgaben.

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Zufriedene Mitarbeiter

Mit Soldo Cards ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern, selbstbestimmt Ausgaben zu tätigen. Das steigert die Mitarbeiterzufriedenheit und wirkt sich positiv auf Ihr Unternehmen aus.  

Prepaid-Mastercard®-Karten

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Bestellen Sie mit nur wenigen Klicks Plastikkarten oder virtuelle Karten für jeden Mitarbeiter, jede Abteilung oder jeden Standort.

Integrierte Budgets und Regeln

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Definieren Sie benutzerdefinierte Regeln, die für jede einzelne Karte bestimmen, über welchen Betrag verfügt werden kann und wo.

Web-Konsole und mobile App

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Keine Gebühr für Einzahlungen

Integration der Buchhaltung

Exportieren und importieren Sie Transaktionsdaten in Ihre Buchhaltungssoftware.

Kostenlose und unbegrenzte Transaktionen

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Bei Mastercard®-Karten von Soldo fallen für inländische Transaktionen keine Gebühren an und unsere Wechselkursgebühr beläuft sich auf nur 1 %.

Individuelle Unterstützung

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Sie benötigen Hilfe? Unser freundliches Kundenservice-Team steht Ihnen jederzeit zur Verfügung.

“Dank Soldo konnten wir unser altes Firmenkreditkarten-System über Bord werfen und die Anzahl der Spesenabrechnungen reduzieren – Bargeld für kleine Ausgaben ist überflüssig. Einzelne manuelle Prozesse konnten in einem System vereint und der Verwaltungsaufwand erheblich reduziert werden.”

Lee Jaques
Finanzprojektleiter bei Bruntwood

“Die Verwaltung von Bargeld für kleine Ausgaben und das Abgleichen von Kreditkarten kosteten uns sechs Tage pro Monat. Jetzt habe ich das in einem halben Tag erledigt. Soldo spart uns Zeit! Es ist unglaublich flexibel und macht mir das Leben viel einfacher.”

Sandra Curran
Einkaufskoordinatorin bei Making Space

FAQs

Was kostet eine Firmenkreditkarte?

Die Anbieter von Firmenkreditkarten sind so zahlreich wie ihre Angebote selbst. Firmenkreditkarten gibt es sowohl mit als auch ohne jährliche Grundgebühr. Einige sind im ersten Jahr der Nutzung kostenlos und wandeln sich dann in eine Kreditkarte mit Jahresgebühr um. Andere bleiben dauerhaft kostenfrei, erheben dafür aber hohe variable Kosten. Insbesondere für Soloselbstständige und Freiberufler gibt es auf dem Markt auch komplett kostenlose Kreditkarten, die für den in der Regel meist vergleichsweise geringen Nutzungsumfang auch völlig ausreichen. Nichtsdestotrotz sollten Sie sich vor der Wahl eines Kreditkartenanbieters gut informieren und auch das Kleingedruckte in Ihre Entscheidung mit einfließen lassen.

Was beinhaltet die neue EU-Regelung für den Einsatz von Firmenkreditkarten?

Gemäß der neuen EU-Regelung ist eine Firmenkreditkarte nur noch dann als solche zu bezeichnen, wenn sie direkt über das Firmenkonto abgerechnet wird. Es ist also nicht mehr möglich, die Firmenkreditkarte mit dem privaten Konto des Nutzers zu verknüpfen. Firmenkreditkarten dürfen darüber hinaus ausschließlich geschäftlich verwendet werden. Das Unternehmen haftet vollumfänglich über sämtliche mit der Kreditkarte getätigten Transaktionen.