Vorbereitende Buchhaltung – Leitfaden zur Automatisierung

Wie Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren und dabei viel Zeit sparen

Was macht man in der vorbereitenden Buchhaltung?

Unter vorbereitender Buchhaltung versteht man sämtliche Tätigkeiten, mit denen die Buchhaltungsunterlagen für eine Weiterbearbeitung durch den Steuerberater vorbereitet werden. Das heißt, die Aufgabe der Finanzabteilung besteht darin, diese Unterlagen vollständig, übersichtlich und klar strukturiert zu sammeln und zu sortieren. Der Steuerberater verwendet diese dann, um die Steuererklärung zu erstellen und diese beim zuständigen Finanzamt einzureichen.

Wie zeit- und nervenaufreibend vorbereitende Buchhaltung sein kann, weiß jeder der

1) entweder selbst schon einmal in den Genuss gekommen ist, die firmenweite Jahresabschlussprüfung vorzubereiten

2) oder auch nur daneben saß, während die für die Buchhaltung Verantwortlichen gerade kartonweise Aktenordner sortieren und Belege abheften.

Doch es gibt einen deutlich nervenschonenderen und smarteren Ansatz, die Buchhaltung für den Jahresabschluss vorzubereiten. Wie Sie Ihr Ausgabenmanagement in kürzester Zeit und mit minimalem Kostenaufwand digitalisieren und sämtliche Buchungsprozesse automatisiert verwalten können, zeigt Ihnen dieser Leitfaden.

Wie bereiten Sie die Belege für das Steuerbüro vor?

Die vorbereitende Buchhaltung ist dazu da, sämtliche Transaktionen per Beleg nachzuweisen, diese chronologisch zu sortieren und an den Steuerberater zur Weiterverarbeitung zu übergeben. Konkret fallen darunter folgende Aufgaben:

Belege vorsortieren: Rechnungen, Mahnungen, Inventuren, Kassenberichte, Kontoauszüge und vieles mehr muss sortiert, abgeheftet und einer entsprechenden Transaktion auf dem Geschäftskonto zugeordnet werden. In vielen Firmen passiert das nach wie vor manuell: Ausgangsrechnungen, Lieferantenrechnungen und Lohnabrechnungen werden händisch erstellt und gemeinsam mit dem entsprechenden Kontoauszug in einem Ordner abgeheftet. Das ist sehr aufwändig und auch der Steuerberater benötigt viel Zeit, diese Belege alle einzeln zu prüfen und für den Jahresabschluss aufzubereiten.

Kontieren und verbuchen: Jeder Geschäftsvorfall muss dem zugehörigen Buchungskonto zugeordnet werden. Das heißt, sämtliche Ein- und Ausgangsrechnungen werden einem Sachkonto zugeordnet, woraus dann zum Jahresabschluss eine Übersicht über die im Laufe eines Wirtschaftsjahres erfolgten Geschäftsvorfälle nach Sachbezug erstellt wird.

Lohnsteuer berechnen: Für jeden Mitarbeiter muss eine monatliche Lohnsteuererklärung an das Finanzamt übermittelt werden; ebenfalls werden jeden Monat Sozialversicherungsbeiträge abgeführt, deren Höhe sich am Wohnsitz des Angestellten, der Anzahl der Kinder und dem vereinbarten Bruttogehalt orientiert. Nachdem Lohn und Gehalt von der Finanzabteilung gebucht wurden, werden die Steuerbeträge im Rahmen der vorbereitenden Buchhaltung an den Steuerberater übermittelt.

Erstellung von Reisekostenabrechnungen: Wenn Angestellte auf Dienstreise sind, fallen viele unterschiedliche Ausgaben wie Reise- und Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwendungen sowie Reisenebenkosten an. Für jeden Mitarbeiter wird im Anschluss an jede Dienstreise eine Reiskostenabrechnung erstellt und es müssen seitens der Mitarbeiter vorgestreckte Beträge zurückerstattet werden (Reisekostenerstattung) und eine Spesenabrechnung erstellt werden.

Beträge für die Umsatzsteuervoranmeldung erfassen: Die meisten Eingangs- oder Ausgangsrechnungen des Unternehmens beinhalten entweder einen Betrag für die erhaltene Mehrwertsteuer oder die bereits gezahlte Vorsteuer. Diese Beträge werden monatlich oder quartalsweise mit der jeweiligen Umsatzsteuermeldung an das Finanzamt übermittelt und der Differenzbetrag erhoben bzw. erstattet. Zur Errechnung dieser sogenannten Steuerschuld müssen sämtliche Belege, die Vorsteuer oder Umsatzsteuer enthalten, im Rahmen der vorbereitenden Buchhaltung bereitgestellt werden.

All diese Dokumente werden anschließend an den Steuerberater übermittelt, damit dieser für Sie den Jahresabschluss erstellt.

Vorbereitende Buchhaltung & Digitalisierung: Schluss mit kistenweise Aktenordner-Schleppen

Kennen Sie das auch? Kurz vor der jährlichen Abschlussprüfung steht das gesamte Büro voller Kisten mit Aktenordnern, in denen Belege, Rechnungen und Quittungen fein säuberlich sortiert und abgeheftet werden.

Wie viel praktischer wäre es, wenn alle diese Daten nicht in Ordnern auf Papier, sondern digital per Computer übertragen würden? In Deutschland ist DATEV die gängige Schnittstelle zwischen Unternehmen und Steuerkanzleien. Nun benötigen Sie lediglich noch ein Kostenmanagement-Programm, dass Ihre Belege digital verwaltet, automatisch den entsprechenden Kostenstellen zuordnet und anschließend datengeschützt an Ihren Steuerberater übermittelt.

Soldo hat die Lösung für die digitale vorbereitende Buchhaltung: Smarte Prepaidkarten und ein innovatives Finanzverwaltungs-Tool

Viel schneller geht sowohl die vorbereitende Buchhaltung als auch die anschließende Prüfung durch den Steuerberater, wenn Belege digital abgelegt und dort automatisch sortiert und den entsprechenden Konten zugeordnet werden. Soldos smarte Prepaidkarten ermöglichen eine übersichtliche Verwaltung sämtlicher Transaktionen an einem Ort. Dank des funktionalen Dashboards und der Anbindung an eine mobile App zur Kostenverwaltung können sämtliche Ausgaben jederzeit eingesehen und nachverfolgt werden.

Was für die vorbereitende Buchhaltung besonders von Vorteil ist: Mit Soldo können Sie Belege direkt von unterwegs per Foto hochladen und den entsprechenden Konten zuordnen. Rechnungen und sonstige Nachweise werden automatisch chronologisch sortiert. Umsatzsteuerbeträge können digital verwaltet und über eine elektronische Schnittstelle unmittelbar an die entsprechenden Stellen übermittelt werden.

Soldo lässt sich in nur wenigen Schritten mit DATEV verknüpfen, wodurch eine schnelle und fehlerfreie Datenübertragung gewährleistet wird. Darüber hinaus können Sie einen eigenen Zugang zum Soldo Dashboard für Ihren Steuerberater einrichten, so dass dieser jederzeit ganz einfach Zugriff auf alle relevanten Daten erhält.

Automatisieren Sie Ihre vorbereitende Buchhaltung mit Soldo

Soldos smartes Tool zur Ausgabenverwaltung automatisiert die vorbereitende Buchhaltung nahezu vollständig. Vorbei sind die Zeiten, in denen mühsame Zettelwirtschaft betrieben wurde und Belege mal wieder nicht auffindbar sind.

Soldos smarte Prepaidkarten für Unternehmen nehmen nicht nur einen Löwenanteil an Buchhaltungsaufwand ab, sondern sorgen auch für mehr Sicherheit bei der Durchführung von Zahlungen. Dank der DATEV-Schnittstelle können sämtliche Dokumente der vorbereitenden Buchhaltung vollständig und fehlerfrei an Ihren Steuerberater übermittelt werden – und das ganz ohne Ordner-Wälzen und Kisten-Schleppen.

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