Die Bedeutung des internen und externen Rechnungswesens

Was sind die Unterschiede und warum ist das betriebliche Rechnungswesen so wichtig?

Automatisieren Sie Ihre Finanzprozesse für ein effizientes internes und externes Rechnungswesen

Die Kennzahlen im Blick zu behalten, ist eine der wichtigsten Aufgaben eines jeden Unternehmers. Denn nicht umsonst übernimmt das betriebliche Rechnungswesen eine Schlüsselrolle und dient als wichtigste Informationsquelle über die wirtschaftliche Situation eines Betriebs.

Grundsätzlich wird das Rechnungswesen in die Teilbereiche internes und externes Rechnungswesen unterschieden. Wie der Name schon sagt, richtet sich das interne Rechnungswesen vorwiegend an die unternehmenseigene Geschäftsführung. Das externe Rechnungswesen hingegen liefert Informationen für Außenstehende, die aus unterschiedlichen Gründen ein Interesse an der jeweiligen Unternehmenssituation haben.

Worin genau sich das interne vom externen Rechnungswesen unterscheidet und was Sie als Unternehmer tun können, um Ihre Finanzprozesse zu optimieren, erfahren Sie im Folgenden.

Was sind die Aufgaben des internen Rechnungswesens?

Das interne Rechnungswesen ist – wie der Name schon sagt – nach innen gerichtet. Es werden einzelne Bereiche innerhalb des Unternehmens betrachtet und deren jeweilige Leistung bewertet. Das ermöglicht den Entscheidungsträgern eine bestmögliche Planung, Steuerung und Kontrolle sämtlicher Geschäftsaktivitäten.

Zum internen Rechnungswesen zählen die Kosten- und Leistungsrechnung, die Investitionsrechnung und die interne Erfolgsrechnung. Konkret geht es dabei beispielsweise um die Kalkulation von Angeboten und Preisen sowie um die Vorbereitung von Investitionsentscheidungen.

Das interne Rechnungswesen ist weder vorgeschrieben, noch gesetzlich reguliert. Es richtet sich vornehmlich an interne Adressaten und dient der Vorbereitung und Unterstützung von Management-Entscheidungen. Aus diesem Grund wird es auch als Management Accounting bezeichnet.

Was sind die Aufgaben des externen Rechnungswesens?

Das externe Rechnungswesen betrachtet im Gegensatz zum internen Rechnungswesen weniger die gegenwärtige Situation, sondern den Jahresabschluss des vergangenen Jahres. Es wirft den Blick auch nicht auf einzelne Geschäftsbereiche, sondern auf die gesamtwirtschaftliche Situation des Unternehmens.

Dabei richtet es sich vornehmlich an Außenstehende, die sich als potentielle Investoren, Kreditgeber oder interessierte Öffentliche ein Bild über die wirtschaftliche Lage des Unternehmens machen möchten. Das externe Rechnungswesen gibt Aufschluss über die Finanz-, Ertrags- und Vermögenslage und veröffentlicht diese in Form einer Bilanz und einer Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), die beide Teil des Jahresabschlusses sind.

Welche Unternehmen sind zum Jahresabschluss verpflichtet?

Während das interne Rechnungswesen vorwiegend aus eigenem Unternehmensinteresse erfolgt, unterliegt das externe Rechnungswesen strengen gesetzlichen Vorschriften. Diese sind im Handelsgesetzbuch geregelt bzw. werden durch das gültige Steuerrecht bestimmt.

Grundsätzlich sind alle Kaufleute und alle eingetragenen Gewerbe zur Erstellung eines Jahresabschlusses verpflichtet. Grundsätzlich setzt sich dieser aus der Bilanz und GuV zusammen. Kapitalgesellschaften müssen zusätzlich dazu einen Anhang mit weiteren Erläuterungen anfügen und mittelgroße bis große Kapitalgesellschaften sind zudem zur Veröffentlichung eines Lageberichts verpflichtet.

Zudem besteht eine Offenlegungspflicht für Kapitalgesellschaften, die im HGB §§ 325-329 geregelt ist. Diese besagt, dass der Jahresabschluss mittlerer und großer Kapitalgesellschaften durch einen Wirtschaftsprüfer geprüft und innerhalb von zwölf Monaten nach Abschluss des Geschäftsjahres im Bundesanzeiger bzw. Handelsregister veröffentlicht werden muss.

Was beinhaltet das externe Rechnungswesen

Neben der Erstellung des Jahresabschlusses zählt auch die Finanzbuchhaltung zu den wesentlichen Bestandteilen des externen Rechnungswesens. Mit ihr werden sämtliche Geschäftsvorfälle im Verlauf eines Jahres erfasst und auf den zugehörigen Buchungskonten verbucht. Diese Daten und Informationen bilden die Grundlage für die spätere Erstellung der Bilanz und GuV.

Es gibt verschiedene Methoden dieser sogenannten Buchführungspflicht nachzukommen. Unternehmensformen wie die GmbH oder Kapitalgesellschaften sowie alle im Handelsregister eingetragenen Gewerbe sind grundsätzlich zur doppelten Buchführung verpflichtet. Das heißt, sämtliche Geschäftsvorfälle werden auf zwei Konten, also doppelt gebucht, nämlich jeweils auf ein Geschäftskonto und das zugehörige Gegenkonto (Soll und Haben).

Was versteht man unter der Dokumentationspflicht?

Für Freiberufler und Kleinunternehmer unterhalb gewisser Einkommensgrenzen ist eine einfache Buchführung in Form einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) zulässig. Doch auch für diese Unternehmensformen ist es verpflichtend, eine lückenlose Dokumentation sämtlicher Einnahmen und Ausgaben zu führen.

Ein sachverständiger Dritter muss innerhalb einer angemessenen Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage eines Unternehmens erhalten können. So ist es in §238 des Handelsgesetzbuches (HGB) festgelegt.

Das externe Rechnungswesen erfüllt damit seine Dokumentationsfunktion: Das heißt, Belege und Unterlagen müssen für einen Zeitraum von sechs bis zehn Jahren aufbewahrt werden, damit Finanzprüfer auch zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit die Möglichkeit haben, Geschäftsdaten und Kennzahlen zu überprüfen.

Automatisierte Abläufe für ein effizientes Rechnungswesen

Der zeitliche, personelle und materielle Aufwand, den Unternehmen traditionell für die Erledigung des internen und externen Rechnungswesens aufwenden, ist enorm. Mit der Einführung moderner Tools und automatisierter Prozesse kann dieser Aufwand um ein Vielfaches reduziert werden – und das muss nicht mal teuer sein.

Besonders viel Einsparpotenzial bietet die vorbereitende Buchhaltung. Darunter werden sämtliche Tätigkeiten gefasst, mit denen die Buchhaltungsunterlagen für eine Weiterbearbeitung durch den Steuerberater vorbereitet werden. Das heißt, die Aufgabe der Finanzabteilung besteht darin, diese Unterlagen vollständig, übersichtlich und klar strukturiert zu sammeln und zu sortieren.

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