Geschäftsbuchführung digitalisieren – auf dem Weg zu einem effizienten Rechnungswesen

Die wichtigsten Aufgaben der Geschäftsbuchführung

Externes Rechnungswesen und doppelte Buchführung: Was Sie darüber wissen sollten

Das Rechnungswesen ist eine der wichtigsten Schnittstellen im Unternehmen. Hier werden sämtliche Geschäftsvorfälle zahlenmäßig erfasst, überwacht und ausgewertet. Dazu zählen beispielsweise der Einkauf von Materialien und Dienstleistungen, die Produktion, Lagerung und der Transport von Gütern sowie der anschließende Verkauf fertiger Produkte.

Das Rechnungswesen ist damit eine der wichtigsten Informationsquellen über die wirtschaftliche Lage eines Unternehmens. Es dient zur Kontrolle und Steuerung wirtschaftlicher Aktivitäten, aber auch gleichzeitig zur Absicherung der Zahlungsfähigkeit eines Unternehmens.

Was macht die Geschäftsbuchführung?

Die Aufgaben innerhalb der Finanzabteilung gliedern sich in internes und externes Rechnungswesen. Unter dem Begriff „internes Rechnungswesen“ wird die Kosten- und Leistungsrechnung gefasst, mit der das Betriebsergebnis ermittelt und die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens kontrolliert wird. Zum externen Rechnungswesen zählt die allgemeine Buchführung – auch Geschäftsbuchführung genannt.

Die Aufgabe der Geschäftsbuchführung besteht darin, eine zeitlich geordnete und lückenlose Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle zu gewährleisten. All diese geschäftlichen Ereignisse und auch sämtliche Geschäftsbeziehungen zu Kunden, Lieferanten bzw. Schuldnern und Gläubigern haben Einfluss auf die Vermögens- und Kapitalverhältnisse eines Unternehmens.

Das Ziel der Geschäftsbuchführung besteht auf der einen Seite darin, die rechtlichen Vorschriften einer ordnungsgemäßen Buchführung zu erfüllen. Zum anderen liefert sie Daten für die Erstellung des Jahresabschlusses sowie der Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung. Diese geben Aufschluss darüber, wie solvent ein Unternehmen ist und können als Basis für eine solide innerbetriebliche Kontrolle, aber gleichzeitig auch als Informationsvermittlung gegenüber Externen dienen.

Geschäftsbuchführung: Was ist das und für wen gilt sie?

Grundsätzlich ist es für alle Unternehmensformen – auch für Selbstständige und Einzelunternehmen – verpflichtend, eine lückenlose Dokumentation aller Einnahmen und Ausgaben zu führen. Ein sachverständiger Dritter muss innerhalb einer angemessenen Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage eines Unternehmens erhalten können. So ist es in §238 des Handelsgesetzbuches (HGB) festgelegt.

Es gibt jedoch verschiedene Wege und auch unterschiedliche gesetzliche Vorgaben, wie dieser Buchführungspflicht nachzukommen ist. Für Freiberufler und Kleinunternehmer unterhalb gewisser Einkommensgrenzen ist eine einfache Buchführung in Form einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) zulässig.

Viele Unternehmensformen wie die GmbH oder Kapitalgesellschaften sowie alle im Handelsregister eingetragenen Gewerbe sind hingegen zur doppelten Buchführung verpflichtet. Das heißt, sämtliche Geschäftsvorfälle werden auf zwei Konten, also doppelt gebucht, nämlich jeweils auf ein Geschäftskonto und das zugehörige Gegenkonto (Soll und Haben). Um die Kontenführung zu vereinheitlichen, hat DATEV sogenannte Standardkontenrahmen eingeführt, die mit einer Nummernfolge versehen sind und so die verschiedenen Buchungskonten sortieren.

Zu den gängigsten Standardkontenrahmen – kurz SKR genannt – zählen das SKR 03 und das SKR 04. Für bestimmte Branchen und Berufsgruppen wurden zudem eigene SKR entwickelt, so zum Beispiel das SKR 93 für Kfz-Betriebe und das SKR 80 für Zahnarztpraxen.

Vorteile der doppelten Buchführung gegenüber der EÜR

Die doppelte Buchführung ist aufwendiger und deutlich zeit- und ressourcenintensiver als die einfache Erstellung einer EÜR. Dafür erlaubt sie jedoch auch wesentlich komplexere Auswertungen. Die Ergebnisse der doppelten Buchführung können als Grundlage für strategische Unternehmensentscheidungen wie beispielsweise die Einstellung neuer Mitarbeiter oder die Einführung eines neuen Produkts herangezogen werden.

Gleichzeitig können mit Hilfe der doppelten Buchführung die finanziellen Veränderungen über längere Zeiträume nachvollzogen und analysiert werden und legen den Grundstein für zukunftsorientierte, unternehmerische Entscheidungen. Auch für die Aufnahme eines Kredits ist die doppelte Buchführung von Vorteil, da sie gegenüber der Bank als solide Grundlage für die Kreditwürdigkeit eines Unternehmens herangezogen werden kann.

Die EÜR hingegen gibt lediglich Aufschluss über den Gewinn und Verlust im Verlauf eines Jahres, sie hat folglich eine reine Dokumentationsfunktion und bietet wenig Basis für strategische Geschäftsentscheidungen.

Nachteile der doppelten Buchführung

Der große Nachteil der doppelten Buchhaltung  besteht darin, dass sie deutlich komplexer ist und vor diesem Hintergrund auch buchhalterisches Vorwissen voraussetzt. Während nahezu jeder Freiberufler in der Lage sein sollte, seine eigene EÜR aufzustellen, ist für die doppelte Buchführung Fachpersonal mit einer entsprechenden Ausbildung und Berufserfahrung erforderlich.

Zudem müssen sämtliche Buchungen monatlich oder quartalsweise an das Finanzamt übermittelt werden, wodurch ein erhöhter Verwaltungsaufwand entsteht. Für die Berechnung der Umsatzsteuerzahlungen legt das Finanzamt sämtliche bereits eingebuchten Rechnungen zugrunde – auch solche, für die bislang noch keine Zahlung erfolgt ist. Das heißt, dass Unternehmen gegenüber dem Finanzamt in Bezug auf die berechnete Umsatzsteuerschuld in Vorleistung gehen müssen.

Zusammengefasst ist die doppelte Buchführung also wesentlich aufwendiger und komplexer als die Erstellung einer EÜR. Für bestimmte Unternehmensformen ist diese allerdings verpflichtend und auf Grund der aufschlussreicheren Datenlage auch sinnvoll. Selbst Kleinunternehmen, die nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, können diese freiwillig führen, wenn sie sich hiervon einen unternehmerischen Vorteil versprechen.

Automatisierte Abläufe in der Geschäftsbuchführung für ein effizientes Rechnungswesen

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