Rechnungswesen 4.0: So geht automatisierte Buchhaltung

Wie Sie die Finanzprozesse in Ihrem Unternehmen digitalisieren

Buchhaltung automatisieren – Chancen einer digitalen Geschäftswelt

Die Buchhaltung ist ein elementarer Bestandteil eines jeden Unternehmens. Wenn auch zumeist eher ungeliebt, da sie sehr zeitraubend ist, rechtlichen Reglementierungen unterliegt und zudem an vielen Stellen aus stupiden, wiederkehrenden Tätigkeiten besteht. Das alles kann jedoch nicht darüber hinwegtäuschen, dass ein solider Finanzüberblick eine verlässliche und unersetzbare Grundlage für strategische Unternehmensentscheidungen darstellt. Was also können Sie tun, um ungeliebte Rechnungsprozesse in eine moderne digitale Buchhaltung 4.0 umzuwandeln, die sogar Ihren Mitarbeitern Spaß macht? In diesem Artikel erfahren Sie, welche Möglichkeiten es gibt, die Buchhaltung zu automatisieren.

Die Zukunft der Buchhaltung ist digital

Die Digitalisierung hat nahezu alle Bereiche der Wirtschaft revolutioniert. Auch für die Verwaltung der Finanzen bietet eine automatische Buchführung zahlreiche Chancen: Dokumente wie Lieferscheine oder Rechnungsbelege können online verwaltet, Lohnabrechnungen digital erstellt und selbst der Aufwand für die jährliche Steuererklärung um ein Vielfaches reduziert werden.

Was bislang mit einem erheblichen Arbeitsaufwand verbunden war, lässt sich nun mit wenigen Klicks erledigen. Der große Mehrwert dabei ist, dass alle Daten an einem zentralen Ort verwaltet werden. So können mit nur einem Knopfdruck tages- und teils sogar minutengenaue Auswertungen erstellt und eingesehen werden. Anstatt in Aktenordnern zu wühlen oder vergangene Quartalsberichte zu durchforsten, erhalten Sie eine gut aufbereitete Übersicht über alle wesentlichen Kennzahlen und Unternehmensdaten.

Buchhaltung automatisieren: Die rechtlichen Voraussetzungen sind geschaffen

Die Buchführung und Verwaltung von Finanzdaten sind in Deutschland streng reglementiert. Im Jahr 2015 hat das Finanzministerium erstmals die GoBD – also die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – veröffentlicht. Was etwas sperrig klingt, ist im Grunde nichts anderes als eine Anweisung zur Erfassung und Verarbeitung steuerrelevanter Daten.

Mit ihrer Neufassung von November 2019 gelten diese Grundsätze nun auch für Kleinstunternehmen und – was für eine automatische Buchführung viel entscheidender ist – sie wurden an das Zeitalter der Digitalisierung angepasst. Von nun an dürfen Cloud-Systeme für die Verarbeitung und Archivierung von Finanzdaten genutzt werden. Zudem müssen Buchungsbelege nicht mehr zwingend in Papierform aufbewahrt werden. Auch eine elektronische Verwaltung beispielsweise in Form von PDF-Dateien oder als Teil einer modernen Buchhaltungssoftware sind nun gestattet. Weiterhin ist es nun offiziell möglich, Belege mit mobilen Endgeräten zu scannen und weiterzuverarbeiten.

Mit dieser Neufassung der GoBD sind die Grundlagen für eine effiziente und zeitsparende Finanzverwaltung geschaffen.

Die digitale Arbeitswelt der Finanzangestellten

Während die Arbeit im Finanzbereich traditionell von sehr zeitraubenden und repetitiven Tätigkeiten geprägt war, gehören derartige manuelle Fleißarbeiten dank automatisierter Buchführung nun der Vergangenheit an. Anstatt mühsam Excel-Tabellen auszufüllen oder Rechnungsnummern abzutippen, bleibt den Angestellten der Finanzabteilungen nun mehr Zeit für anspruchsvollere Aufgaben: Sie sind stattdessen dafür verantwortlich, computergesteuerte Abläufe zu überprüfen und Finanzprozesse zu optimieren. Die mittels automatischer Buchführung gewonnenen Daten können als Grundlage zur Erstellung von Prognosen und zur Vorbereitung strategischer Geschäftsentscheidungen herangezogen werden.

Mit der Einführung eines digitalen Rechnungswesens sparen Unternehmen ein erhebliches Maß an Zeit und Geld. Viele manuelle, wiederkehrende Tätigkeiten werden überflüssig und können mittels eines modernen Softwaretools standardisiert und digitalisiert werden.

Zudem erleben Buchhalter eine Transformation ihrer Kernaufgaben. Sie werden zukünftig vermehrt Aufgaben im Bereich der Datenanalyse und Unternehmensberatung und weniger in Verwaltung und Organisation übernehmen. Was im allgemeinen Sprachgebrauch als Controller bezeichnet wird, sind faktisch Experten an der Schnittstelle zwischen Buchhaltung und Management.

Einführung einer professionellen Software um die Buchhaltung zu automatisieren

Auf dem Weg zu digitalen Arbeitsabläufen schrecken viele Unternehmen vor den Kosten und dem zeitlichen Aufwand zurück, der bei der Einführung eines neuen Buchhaltungstools befürchtet wird. Doch längst nicht jede Software kostet direkt ein Vermögen und auch die Implementierung erfordert nicht notwendigerweise ausgebildete IT-Experten.

Stattdessen gibt es professionelle und intuitive Softwaretools, die weder teuer noch kompliziert sind. Der erste Schritt in Richtung automatisierter Buchführung ist die digitale Verwaltung sämtlicher Dokumente. Soldo hat hierfür eine clevere Kostenmanagement-Lösung entwickelt, mit der Sie Ihr Unternehmen schrittweise an digitale Prozesse heranführen können.

Anstatt Transaktionen über Firmenkreditkarten abzuwickeln, bei denen Sie erst Wochen später eine Zahlungsübersicht erhalten, bieten die Prepaidkarten von Soldo eine sichere und transparente Alternative. Soldo Cards können völlig sorgenfrei an die Mitarbeiter Ihres Unternehmens herausgegeben und zur Zahlung genutzt werden – für die Verwaltung von Abonnements, die Anschaffung von Büromaterialien oder diverse Ausgaben auf Dienstreise.

Dank vorab definierter Budgets und Limits behalten Sie jederzeit die Kontrolle über die Ausgaben und können sämtliche Transaktionen im übersichtlichen Dashboard in Echtzeit nachverfolgen. Böse Überraschungen am Monatsende gehören so der Vergangenheit an.

Soldos Kostenmanagementlösung bietet zahlreiche hilfreiche Funktionen wie eine übersichtliche Datenaufbereitung, das Dashboard zur Transaktionsnachverfolgung und die direkte Verknüpfung mit Ihrem Geschäftskonto, die Ihnen als Unternehmer die Abrechnungsprozesse erleichtern. Auch die Integration mit anderen Schnittstellen wie beispielsweise Ihrem Webshop oder einem Projektmanagementtool sind möglich. Zudem stehen sämtliche Finanzdaten als strukturierter DATEV-Export zur Verfügung, was Ihnen die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater vereinfacht.

Die Umstellung auf ein digitales Rechnungswesen muss also weder umständlich noch kostenintensiv sein. Sie benötigen lediglich ein Tool, dass sich wie bei Soldo flexibel an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpasst.

Die Vorteile der digitalen Buchhaltung auf einen Blick:

Automatisierte Prozesse im Rechnungswesen sind die Grundlage, um Daten effizient zu erfassen, zu verarbeiten und zu speichern. Folglich können Buchungen schneller durchgeführt und effizienter erstellt werden. Unternehmen mit einem modernen Buchhaltungssystem profitieren von den zahlreichen Vorteilen, die das digitale Rechnungswesen bietet:

Personalressourcen effizient einsetzen: Mitarbeiter, die nicht mehr in mühseligen stupiden Tätigkeiten gefangen sind, haben Raum und Zeit für strategisch wichtigere Aufgaben, die für das Unternehmen einen echten Mehrwert bieten.

Materialkosten senken: Wenn Belege digital verwaltet werden, spart das ungemein an Kosten für Papier, Drucker, Toner. Auch die Lagerfläche, die sonst im Büro oder Kellerraum zur Archivierung der Aktenordner benötigt wird, kann nun für moderne freundliche Büroarbeitsplätze genutzt werden.

Integration mehrerer Systeme: Eine moderne Buchhaltungssoftware lässt sich in der Regel mit anderen Tools und ERP-Systemen verknüpfen. Dank smarter Schnittstellen können die verschiedenen Systeme direkt miteinander kommunizieren und eine gemeinsame Plattform zur Verwaltung von Daten und Zahlen schaffen.

Sämtliche Transaktionen im Überblick: Mit nur wenigen Klicks lassen sich alle wichtigen Daten und Kennzahlen des Unternehmens anzeigen. Das ist zum einen schneller, aber auch deutlich weniger fehleranfällig als eine manuelle Verwaltung von Finanzdaten.

Digitale Finanzprozesse schaffen ein Arbeitsumfeld, bei dem unendlich viel Verwaltungsaufwand eingespart und stattdessen eine erhebliche Steigerung von Zeit- und Kosteneffizienz erzielt wird. Buchhaltung 4.0 bedeutet, in einer dynamischen Geschäftswelt immer wieder kreative Lösungen für moderne Herausforderungen zu finden. Der erste Schritt zur digitalen Transformation des Rechnungswesens in Ihrem Unternehmen ist die Digitalisierung aller Belege und Abrechnungen mit Soldo. Dies ist die Basis, um sämtliche Prozesse Ihrer Finanzverwaltung sukzessive zu modernisieren. Überzeugen Sie sich selbst!

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Buchhaltung mit Soldo automatisieren

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