Betriebliches Rechnungswesen und die Pflichten zur Buchhaltung für Unternehmen

Behalten Sie den Überblick im Dschungel des Rechnungswesens

Die Bedeutung des Rechnungswesens und die Chancen der Automatisierung für moderne Unternehmer

Das betriebliche Rechnungswesen übernimmt eine Schlüsselrolle im Unternehmen und dient als wichtigste Informationsquelle über die wirtschaftliche Situation. Dabei wird zwischen dem internen und dem externen Rechnungswesen unterschieden. Wie ein solides Rechnungswesen Ihnen dabei helfen kann, Großaufträge an Land zu ziehen und welche Vorteile die Automatisierung Ihrer Finanzprozesse bietet, erfahren Sie in diesem Ratgeber.

Rechnungswesen, Buchhaltung, Buchführung – was ist der Unterschied?

Zunächst einmal widmen wir uns den gängigsten Begriffen, die im Zusammenhang mit dem betrieblichen Rechnungswesen verwendet werden. Rechnungswesen, Buchhaltung und Buchführung werden im allgemeinem Sprachgebrauch meist synonym verwendet, es gibt jedoch sehr eindeutige Abgrenzungen:

Buchhaltung: Die Buchhaltung umfasst die Dokumentation und Analyse sämtlicher in einem Unternehmen anfallenden Geschäftsvorfälle. Die für diese Aufgaben zuständige Abteilung im Unternehmen wird ebenfalls als Buchhaltung bezeichnet, die dort tätigen Personen sind Buchhalterinnen und Buchhalter.

Buchführung: Die tägliche Arbeit der Buchhaltungsabteilung wird Buchführung genannt. Dazu gehört unter anderem eine lückenlose Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle sowie der zugehörigen Belege. Dies ist nicht nur für einen Überblick über die Geschäftszahlen wichtig, sondern auch für eine mögliche Finanzprüfung absolut essenziell.

Rechnungswesen: Das Rechnungswesen dient der Erfassung, Auswertung und Kontrolle betriebswirtschaftlicher Daten. Es ist sozusagen der Oberbegriff, unter den alle buchhalterischen Pflichten und viele weitere Aufgaben des Rechnungswesens zusammengefasst werden. Das betriebliche Rechnungswesen unterteilt sich in ein externes und ein internes Rechnungswesen und wird im Weiteren näher erläutert.

Die Bedeutung des externen Rechnungswesens

Zu den wesentlichen Bestandteilen des externen Rechnungswesens zählt der Jahresabschluss und die Finanzbuchhaltung.

Die Finanzbuchhaltung – auch Geschäftsbuchhaltung genannt – erfasst sämtliche Geschäftsvorfälle im Verlauf eines Jahres und verbucht diese auf den zugehörigen Buchungskonten. Sie bildet damit die Grundlage für den Jahresabschluss und liefert gleichzeitig Daten für das interne Rechnungswesen (siehe unten).

Das externe Rechnungswesen ist gesetzlich reglementiert und erfüllt eine  Dokumentationsfunktion: Das heißt, Belege und Unterlagen müssen für einen Zeitraum von sechs bis zehn Jahren aufbewahrt werden, falls zu einem späteren Zeitpunkt noch externe Finanzprüfungen anstehen.

Die wichtigste Aufgabe des externen Rechnungswesens besteht darin, außenstehende Personen, Behörden oder Institutionen mit Informationen über die wirtschaftliche Situation des Unternehmens zu versorgen. Sie gibt Aufschluss über die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage und richtet sich dabei primär an Stakeholder, also an Externe, die nicht zu den internen Entscheidungsträgern des Unternehmens gehören.

Beispiele für ein externes Unternehmensinteresse

Es gibt zahlreiche Situationen, in denen Externe ein Interesse daran haben, sich über die wirtschaftliche Lage und Gesamtsituation eines Unternehmens zu informieren:

Beispiel 1: Ein Investor plant, in größerem Umfang als Aktionär in ein Unternehmen einzusteigen. Auf Basis der Jahresabschlüsse kann er die wirtschaftliche Situation des Unternehmens einschätzen und das Risiko seines Investments kalkulieren.

Beispiel 2: Das Unternehmen möchte einen Kredit aufnehmen oder eine sonstige Finanzierungslinie vereinbaren. Die Bank prüft an Hand der Bilanz und vorhandener Sicherheiten die Solvenz des Unternehmens und bewertet so seine Kreditwürdigkeit.

Beispiel 3: Ein solides externes Rechnungswesen ist auch eine gute Möglichkeit, seine Position gegenüber potentiellen Kunden zu stärken. So kann die Unternehmensentwicklung von externer Seite nachvollzogen werden und das Unternehmen schafft eine gute Basis, um größere Aufträge zu gewinnen.

Rechte und Pflichten bei der Erstellung des Jahresabschlusses

Alle bilanzierungspflichtigen Unternehmen müssen einen Jahresabschluss in Form einer Bilanz und einer Gewinn- und Verlustrechnung veröffentlichen. Kapitalgesellschaften sind zudem dazu verpflichtet, einen Anhang und gegebenenfalls auch einen Lageplan zu publizieren.
Zu den bilanzierungspflichten Unternehmen zählen alle Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind. Für diese Gesellschaften gilt zudem die Pflicht zur doppelten Buchführung. Das heißt, sämtliche Geschäftsvorfälle werden auf zwei Konten, also jeweils auf einem Soll- und einem Haben-Konto gebucht.
Die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung als wesentliche Bestandteile des Jahresabschlusses werden auf Basis der Finanzbuchhaltung, also des externen Rechnungswesens, erstellt. Im Rahmen des Abschlusses können anschließend korrigierende Buchungen wie Abschreibungen oder Wertberichtigungen vorgenommen und Rücklagen gebildet werden. Für bilanzierungspflichtige Unternehmen gilt die sogenannte Offenlegungspflicht, das heißt der Jahresabschluss muss spätestens zwölf Monate nach Ablauf eines Geschäftsjahres im Bundesanzeiger veröffentlicht werden.

Freiberufler und Selbstständige sind von dieser Pflicht ausgenommen, für sie reicht die Erstellung einer deutlich weniger komplexen Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) zum Jahresende sowie die Erfassung der Geschäftsvorfälle in Form einer einfachen Buchführung.

Die Aufgaben des internen Rechnungswesens

Zum internen Rechnungswesen zählen die Kosten- und Leistungsrechnung, die Investitionsrechnung und die interne Erfolgsrechnung. Konkret geht es dabei beispielsweise um die Kalkulation von Angeboten und Preisen sowie um die Vorbereitung von Investitionsentscheidungen.

Das interne Rechnungswesen ist weder vorgeschrieben, noch gesetzlich reguliert. Es richtet sich vornehmlich an interne Adressaten und dient der Vorbereitung und Unterstützung von Management-Entscheidungen. Aus diesem Grund wird es daher auch als Management Accounting bezeichnet.

Digitale Trends und automatisierte Prozesse in der Buchhaltung

Rechnungswesen und Buchführung gehören in vielen Unternehmen zu den ungeliebten Aufgabenbereichen. Das liegt vor allem daran, dass sie mit einem erheblichen personellen und zeitlichen Aufwand einhergehen und aus einer Vielzahl an manuellen, repetitiven Tätigkeiten bestehen. Das ist nicht nur frustrierend für die Angestellten der Finanzbuchhaltung, sondern auch kostspielig aus unternehmerischer Sicht.

Eine große Chance liegt dabei in der digitalen Transformation, die auch im Bereich des Rechnungswesens nach und nach Einzug erhält. Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz und modernen Finanztools bietet den Unternehmen die Möglichkeit, große Datenmengen in kurzer Zeit und zu geringen Preisen zu verarbeiten. Gleichzeitig helfen digitalisierte Vorgänge dabei, menschliche Fehler zu vermeiden und zugleich Betrug und Geldwäsche zu bekämpfen.

Wenn durch den Einsatz eines modernen Finanzmanagement-Tools ein Großteil manueller, repetitiver Tätigkeiten eingespart werden kann, ermöglicht das den Finanzteams, in der gleichen Zeit höherwertige Aufgaben zu übernehmen. Anstatt nur über vergangene Geschäftsergebnisse zu berichten, können die Finanzabteilungen nun zukünftige Geschäftsentscheidungen aktiv mitgestalten.

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