Business, Variable Ausgaben

Zeit sparen bei Spesenabrechnung

4 Oktober 2021   |   13 Minute lesen

60 Minuten.

Das ist der Zeitaufwand, mit der ein einzelner Ausgabenbericht von der Erstellung bis zur Zahlung im Durchschnitt verbunden ist. Der Mitarbeiter braucht durchschnittlich 45 Minuten, um seinen Ausgabenbericht zu erstellen, und die Finanzabteilung weitere 15 Minuten, um ihn zu bearbeiten.

Das mag sich nicht nach viel Zeit anhören … … bis man bedenkt, dass in einem durchschnittlichen Unternehmen monatlich ganze 135 Ausgabenberichte erstellt werden. Das bedeutet, dass die Ausgabenverwaltung pro Jahr 8.100 Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeiter in Anspruch nehmen könnte – genug für 90 aufeinanderfolgende Fußballspiele.

Der immense Zeitaufwand für die Ausgabenverwaltung kann für Ihr Unternehmen genauso schädlich sein wie unmotivierte Mitarbeiter, da die dafür aufgewandte Zeit nicht für geschäftskritische und umsatzgenerierende Aufgaben verwendet werden kann.

Um die Zeit (und das Geld), die Sie für die Verwaltung Ihrer Ausgaben aufwenden, zu reduzieren, bedarf es keiner großen Veränderungen. Sie können erhebliche Einsparungen erzielen, indem Sie Tabellenkalkulationen, Abgleichprozesse und andere manuelle Prozesse über Bord werfen und auf eine Plattform für die Ausgabenverwaltung, wie z.B. Soldo, umstellen.

Hier finden Sie einen detaillierten Überblick darüber, wie eine Ausgabenverwaltungsplattform Ihnen helfen kann Zeit zu sparen, Ihre Mitarbeiter zu entlasten und Ihren Gewinn zu steigern.

Spesenabrechnungen, die sich von selbst erledigen

So sehr der Ausgabenprozess sie auch nervt, die meisten Mitarbeiter kommen um ihn einfach nicht herum.

Eine von uns im Jahr 2018 in Auftrag gegebene Untersuchung zum Thema Ausgabenverwaltung hat ergeben, dass 10% der Mitarbeiter fast jeden Tag Ausgabenberichte einreichen, 20% fast jede Woche und weitere 20% fast jeden Monat. Dafür müssen sie jedes Mal einen Prozess durchlaufen, der nicht nur langweilig und bürokratisch ist, sondern auch unglaublich zeitaufwendig. Sie müssen Belege aufbewahren, Ausgaben in einer Tabelle zusammenstellen, den Bericht zur Genehmigung an einen Vorgesetzten senden und ihn dann an die Finanzabteilung weiterleiten, die jede Transaktion prüft, abgleicht und die Rückerstattungen bearbeitet.

Eine Plattform für die Ausgabenverwaltung wie Soldo macht die Hälfte dieser Schritte überflüssig:

  • Jeder Mitarbeiter hat eine Prepaid-Karte mit einem festgelegten Ausgabenlimit.
  • Wenn ein Mitarbeiter etwas kauft, erhält er eine sofortige Benachrichtigung auf seinem Smartphone, nimmt ein Foto des Belegs auf und lädt es über die App hoch.
  • Und das war’s. Der Ausgabenbericht ist fertig. Keine Tabellenkalkulationen, Stapel zerknitterter Belege oder mehrere Genehmigungsrunden. Ihr Finanzteam kann sich am Dashboard von Soldo anmelden und die Ausgaben aller Mitarbeiter auf einen Blick anzeigen.

Dieser Prozess macht die Ausgabenverwaltung offensichtlich viel einfacher. Aber vor allem spart er Zeit. Und Zeit ist Geld.

Nehmen wir an, Ihr Unternehmen beschäftigt 100 Mitarbeiter und erzielt einen Jahresumsatz von 1 Million EUR.

Laut unserem ROI-Rechner würden Ihre Mitarbeiter mit Soldo 15 Stunden pro Monat einsparen – das sind ganze zwei Arbeitstage. Der durchschnittliche deutsche Stundenlohn im Jahr 2020 betrug 19,38 EUR. Das ist also eine Ersparnis von 290 EUR pro Mitarbeiter und Monat.

Und diese Einsparungen wachsen mit Ihrem Unternehmen.

Wenn Ihr Unternehmen 200 Mitarbeiter und einen Jahresumsatz von 3 Millionen EUR hat, würden Sie mit Soldo 30 Stunden pro Monat oder 4 Arbeitstage einsparen – 580 EUR pro Mitarbeiter pro Monat.

Und wenn Sie 300 Mitarbeiter und einen Jahresumsatz von 50 Millionen EUR haben, könnten Sie mit Soldo 45 Stunden pro Monat freisetzen – mehr als eine volle Arbeitswoche – und pro Mitarbeiter und Monat ganze 870 EUR einsparen.

Aber das ist nur der Anfang.

Behalten Sie die Kontrolle über die Ausgaben Ihrer Mitarbeiter

Nicht nur die Zeit für die Erstellung und Bearbeitung von Ausgabenberichten kostet Geld. Manuelle Prozesse sind außerdem anfällig für menschliche Fehler, was unweigerlich zu Fehlverhalten führt.

38% der Mitarbeiter geben zu, dass sie Ausgaben geltend machen, die nicht wirklich legitim sind. Manche gehen dabei subtil vor – z. B. indem sie behaupten, mehr Kilometer gefahren zu sein oder dass das Taxi teurer war –, aber einige sind unverschämt und versuchen, Ausgaben für Zigaretten, Katzenstreu oder sogar ihren Familienurlaub zurückzufordern.

So erstaunlich es klingen mag: solche Ausgaben fallen leicht durch die Maschen, weil manuelle Prozesse nicht ausreichend transparent sind.

Ein Beispiel: Unsere Untersuchung ergab, dass nur 17% aller Mitarbeiter, die nicht-legitime Ausgaben zurückfordern, erwischt werden. Und schlimmer noch: In den meisten dieser Fälle – 30% – werden diese Mitarbeiter nicht aufgrund des Audit-Prozesses erwischt, sondern weil sie sich in Beiträgen in den sozialen Medien verraten. Verdächtige Belege und ungewöhnlich hohe Forderungen lassen das Spiel nur in 24% der Fälle auffliegen.

Mit einer Plattform für die Ausgabenverwaltung ist es weniger wahrscheinlich, dass Sie versehentlich zweifelhafte Forderungen genehmigen, weil Sie in Echtzeit vollständige Transparenz über alle Ausgaben haben. Mit Soldo können Sie sich beispielsweise am Dashboard anmelden und sofort sehen, was ein bestimmter Mitarbeiter mit seiner Karte gekauft hat.

Außerdem können Sie mit dem Dashboard auch Beschränkungen einrichten. Das bedeutet, dass Sie sicherstellen können, dass eine Kartenzahlung abgelehnt wird, wenn ein Artikel nicht durch Ihre Ausgabenrichtlinie abgedeckt wird.

Laut unserem ROI-Rechner könnte ein Unternehmen mit 100 Mitarbeitern und einem Jahresumsatz von 1 Million EUR durch die erhöhte Transparenz und Kontrolle einer Ausgabenverwaltungsplattform über 2.300 EUR pro Jahr sparen.

Und wie bereits angemerkt: Diese Einsparungen wachsen mit Ihrem Unternehmen. Das heißt:

  • Ein Unternehmen mit 200 Mitarbeitern und einem Jahresumsatz von 3 Million EUR spart fast 7.000 EUR pro Jahr
  • Ein Unternehmen mit 300 Mitarbeitern und einem Jahresumsatz von 50 Million EUR spart fast 120.000 EUR pro Jahr

Diese Einsparung kommt zu dem eingesparten Zeitaufwand hinzu, da keine Ausgabenberichte mehr erstellt werden müssen. Daneben spart auch Ihr Team Zeit und Geld, weil der Abgleichprozess viel einfacher wird.

Womit wir beim nächsten Punkt wären.

Weniger Prozess, mehr Produktivität

Es versteht sich von selbst, aber letztlich lastet der Druck auf der Finanzabteilung. Ihr Team muss:

  • jeden Ausgabenbericht Zeile für Zeile überprüfen
  • bestätigen, dass jede Position den Ausgabenrichtlinien Ihres Unternehmens entspricht
  • Ihr Buchhaltungssystem aktualisieren (Tabellenkalkulationsdaten lassen sich nicht in alle Buchhaltungssysteme automatisch importieren, was bedeutet, dass ein Mitarbeiter möglicherweise jede einzelne Transaktion manuell eingeben muss)
  • überlegen, wie sie Ausgaben am besten erstatten— ​einmalige Überweisung? Barzahlung? Über die Gehaltsabrechnung? Auf eine andere Art und Weise?

Die größte Prozessänderung, die mit der Einführung einer Plattform für die Ausgabenverwaltung wie Soldo einhergeht, ist der Wegfall der Zahlungsläufe. Jede Mitarbeiterkarte ist mit Unternehmensgeld vorgeladen. Das bedeutet, dass Mitarbeiter nicht aus der eigenen Tasche zahlen müssen und deshalb auch keine Rückerstattungen erforderlich sind.

Aber eine Plattform zur Verwaltung Ihrer Ausgaben reduziert auch den Verwaltungsaufwand.

Soldo lässt sich beispielsweise nativ in Xero integrieren und verfügt über eine API, mit der Sie es in die Buchhaltungssoftware Ihres Unternehmens integrieren können. Dadurch werden Transaktionen automatisch importiert und manuelle Eingaben gehören der Vergangenheit an.

Das Allerbeste ist, dass Sie nicht länger darauf warten müssen, dass Mitarbeiter ihre Ausgabenberichte einreichen (und Sie dann auf einmal mit einem ganzen Stapel zu kämpfen haben). Sie können sich jederzeit während des Monats am Dashboard von Soldo anmelden und Transaktionen in Echtzeit überprüfen.

Zeit ist Geld: Nutzen Sie beides für das, was wirklich zählt

Beruht Ihr Ausgabenverwaltungsprozess immer noch zum größten Teil auf manuellen Vorgängen? Mit dem Umstieg auf eine Plattform für die Ausgabenverwaltung könnten Sie Frustration, Zeit und Geld sparen.

Laut unserem ROI-Rechner könnte das Finanzteam eines Unternehmens mit 300 Mitarbeitern und einem Jahresumsatz von 50 Millionen EUR mit Soldo ganze 67 Stunden pro Monat an Zeitaufwand einsparen. Und dazu kommen weitere 45 Stunden Zeitersparnis, weil Mitarbeiter keine Ausgabenberichte mehr einreichen müssen, sowie weitere Geldeinsparungen dank der verbesserten Transparenz und Kontrolle.

Alles in allem könnten Sie mit Einsparungen von 139.470 EUR pro Jahr rechnen (oder mehr, wenn Ihr Unternehmen größer ist).

Wie wäre es, wenn Sie dieses Geld in das Wachstum Ihres Unternehmens investieren und Ihre Mitarbeiter motivieren würden, statt sie mit stundenlangen, nervtötenden Verwaltungsaufgaben zu belasten?

Nehmen Sie nicht länger hin, dass die Ausgabenverwaltung Ihren Arbeitstag dominiert und dabei auch noch Ihren Gewinn schmälert. Finden Sie noch heute mit unserem ROI-Rechner heraus, wie viel Geld und Zeit Sie mit Soldo sparen können.

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