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Wir stellen unsere neuen Berechtigungen zur Ausgabenverwaltung vor, mit denen Sie all Ihre Geschäftsausgaben an einem Ort verwalten können

12 Oktober 2022   |   13 Minute lesen

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Wir führen neue Berechtigungen ein, die Ihnen helfen, Ihre Ausgaben besser zu überwachen und noch mehr Zeit zu sparen. Mit unseren neuen Funktionen zur Ausgabenverwaltung können Sie Ihre Ausgaben verwalten und verfolgen, Grenzwerte festlegen, Ausgaben kategorisieren, einzelne Transaktionen aufteilen und Erstattungsberichte herunterladen.

Warum manuelle Prozesse nicht funktionieren

In einem kürzlich erschienenen Artikel haben wir hervorgehoben, dass in vielen Unternehmen die Prozesse zur Ausgabenverwaltung immer noch rudimentär sind. Sie bauen darauf, dass die Mitarbeiter aus eigener Tasche zahlen, Tabellenkalkulationsvorlagen ausfüllen und ihre Belege am Monatsende einreichen. Diese Prozesse sind sowohl langsam als auch manuell und bringen eine Reihe von Problemen mit sich:

Menschliche Fehler –  Mitarbeiter müssen Informationen manuell eingeben, sodass ihnen leicht Fehler unterlaufen können. Sie könnten Umsätze den falschen Kategorien zuordnen, falsche Werte eingeben oder fehlerhafte Mehrwertsteuersätze anwenden.

Langsame Übermittlung – wenn Mitarbeiter aufgefordert werden, Daten selbst einzugeben und Belege für den Abgleich aufzubewahren, müssen Finanzteams häufig Informationen nachschlagen, um ein vollständiges Bild zu erhalten.

Inkonsistenz – manuelle Prozesse erschweren es den Abteilungs- und Linienmanagern, die Unternehmensrichtlinien konsequent zu befolgen.

Mangelnde Transparenz – da manuelle Eingaben zur Ausgabenverwaltung stückweise, unregelmäßig und manuell erfolgen, ist es für CFOs schwierig, einen vollständigen Überblick über die Ausgaben in ihrem Unternehmen zu erhalten.

Unsere neuen Berechtigungen zur Ausgabenverwaltung

Wir haben neue Berechtigungen eingeführt, um Ihnen Zeit und Mühe zu ersparen und Ihnen noch mehr Flexibilität zu geben, um Ihre Ausgaben so zu verwalten, wie es Ihnen passt.

1. Verwaltung von Auslagen

Mitarbeiter müssen ihre geschäftlichen Ausgaben oft mit Geld oder ihrer eigenen Karte bezahlen. So kann es zum Beispiel sein, dass ein Taxi nur Bargeld annimmt oder der Fahrgast seine Unternehmenskarte vergessen hat. Dies kann dazu führen, dass die Teams Schwierigkeiten haben, verschiedene Arten von Zahlungen zu koordinieren, die in unterschiedlichen Systemen verwaltet werden müssen.

Kontrollieren aller Ausgaben an einem Ort

Mit Soldo können Sie sowohl Auslagen als auch mit einer Karte von Soldo getätigte Ausgaben erfassen. Das bedeutet, dass Sie all Ihre Ausgaben auf einer einzigen Plattform verfolgen und verwalten können.

2. Durchsetzung der Ausgabenrichtlinien Ihres Unternehmens

Die Ausgabenrichtlinien des Unternehmens legen fest, wofür und wie viel die Mitarbeiter ausgeben dürfen. Transparente Ausgabenrichtlinien ersparen den Mitarbeitern Zeit (da sie nicht nach Informationen suchen müssen) und gewährleisten eine faire und einheitliche Vorgehensweise zwischen den einzelnen Mitarbeitern und zwischen verschiedenen Teams oder Abteilungen. Wenn man sich auf manuelle Prozesse verlässt, kann es für Manager schwierig sein, die vereinbarten Regeln zu finden und zu befolgen.

Einrichten von Profilen für Ausgabenrichtlinien, um Ihre Ausgaben an vereinbarten Regeln auszurichten

Mit Soldo können Sie Profile für Ausgabenrichtlinien einrichten. So können Sie Ihre Ausgabenlimits und andere Einschränkungen in Ihrem Benutzerkonto von Soldo abbilden. Heben Sie Transaktionen, die nicht den Unternehmensregeln entsprechen, sofort hervor und erstellen Sie Berichte mit Beträgen, die nicht den Richtlinien entsprechen.

3. Flexible Verwaltung Ihrer Ausgaben

Echte Geschäftsausgaben sind nicht immer einfach und Mitarbeiter müssen regelmäßig Kosten für andere Personen übernehmen. Zum Beispiel, wenn Kollegen gemeinsam gegessen haben oder wenn eine Person Reisen oder Tickets für eine Gruppe organisiert hat. Manuelle Prozesse erschweren die Verwaltung dieser komplexeren Transaktionen, bei denen der Gesamtbetrag nicht einem einzelnen Mitarbeiter zugeordnet werden kann.

Aufteilen von Transaktionen für eine genauere Berichterstattung

Unsere neue Berechtigung ermöglicht es Benutzern, einzelne Transaktionen in mehrere Transaktionen aufzuteilen, sodass unterschiedliche Beträge verschiedenen Personen zugeordnet werden können. So wird sichergestellt, dass Einzelpersonen ihre Ausgabenlimits nicht überschreiten, wenn sie für andere Personen bezahlt haben, und die Finanzteams erhalten genauere Ausgabeninformationen.

4. Verschaffung eines vollständigen und korrekten Ausgabenüberblicks

Wenn Mitarbeiter Einkäufe sowohl mit Bargeld oder persönlichen Karten als auch mit Unternehmenskarten tätigen, ist es bei manuellen Prozessen schwierig zu kategorisieren, welche Transaktionen zu den Unternehmensausgaben und welche zu den persönlichen Ausgaben gehören.

Die Ausgabenkategorisierung gibt einen genauen Überblick über die Ausgaben

Mit unseren neuen Berechtigungen können Administratoren benutzerdefinierte Regeln erstellen. Diese ermöglichen es den Benutzern, ihre Ausgaben nach MCC zu kategorisieren oder jede Transaktion als Unternehmens- oder persönliche Ausgabe zu klassifizieren.

5. Vereinfachung von Erstattungen

Auslagen bedeuten Erstattungen. Bei manuellen Prozessen können diese langsam sein. Dadurch stehen den Mitarbeitern keine persönlichen Mittel zur Verfügung, was ihre Finanzen belasten und zu Unmut führen kann.

Erstellen von Erstattungsberichten und rechtzeitige Rückzahlung an die Mitarbeiter

Mit Soldo ist es einfach, Berichte zu erstellen, die einen Überblick über die Gelder geben, die den Mitarbeitern erstattet werden müssen. Dies erleichtert eine schnelle Auszahlung. Administratoren können auch Berichte erstellen, um Ausgaben hervorzuheben, die über die Richtlinien hinausgehen. Dadurch wissen sie, welche Beträge in Rechnung gestellt werden müssen.

Ausgabenverwaltung von Soldo: Verwalten Sie all Ihre Unternehmensausgaben auf einer Plattform

Mit unseren neuen Berechtigungen zur Ausgabenverwaltung können Sie all Ihre Geschäftsausgaben einfach überprüfen und verfolgen. Verwaltung von Auslagen, Einrichtung von Profilen für Ausgabenrichtlinien und einfache Aufteilung und Kategorisierung von Transaktionen für eine genauere Berichterstattung – alles an einem Ort.

In unserem Abschnitt zur Preisgestaltung erfahren Sie, was in Ihrem Plan enthalten ist.

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