Scale-ups; Start-ups

Wie man ein Finanzteam mithilfe der Digitalisierung skalieren kann

22 November 2021   |   Minute lesen

Bei der Skalierung Ihres Finanzteams gibt es viel zu beachten. Z. B. müssen Sie dafür sorgen, dass Ihr Team engagiert bleibt, dass es nicht mit administrativen Aufgaben überfordert ist und dass Sie die besten strategischen Erkenntnisse liefern können. Digitalisierung ist der Schub, den Ihr Team braucht.

Wir haben uns mit Paraag Amin, CFO von dotdigital, über die digitale Transformation unterhalten, die sein Unternehmen durchlaufen hat. Wir sprachen mit ihm über die Auswirkungen dieses Prozesses auf das Engagement und die Leistung seiner Mitarbeiter und wichtige Maßnahmen, um Ihr Team in einem wachsenden Unternehmen erfolgreich zu skalieren.

Das volle Interview auf Englisch:

 

Förderung des Wachstums durch digitale Transformation

Seit seiner Gründung im Jahr 1999 hat sich dotdigital stark verändert. Aber das bedeutendste Wachstum des Unternehmens fand in jüngerer Zeit statt.

Im Jahr 2014 wurde die Plattform mit mehreren neuen Funktionen neu aufgelegt. In den letzten sechs Jahren hat sich sein Umsatz vervierfacht, während sich das Unternehmen selbst auf sieben verschiedene Vertriebseinheiten ausgeweitet hat. Im Jahr 2019 wurde das Unternehmen umbenannt, um die Umstellung auf Omnichannel-Marketing hervorzuheben.

Damit ein Finanzteam den Anforderungen eines wachsenden Unternehmens gerecht werden kann, müssen die Mitarbeiter in der Lage sein, sich auf die Aspekte ihrer Arbeit zu konzentrieren, die das Unternehmen voranbringen.

Aufgaben, wie die manuelle Verwaltung und Dateneingabe, sind nicht nur eine enorme Zeitverschwendung, sondern auch todlangweilig. Sie machen desweiteren auch keinen besonders guten Eindruck auf potenzielle neue Mitarbeiter.

Als Paraag Amin im Jahr 2018 seine Rolle als CFO aufnahm, schuf er eine interne technische Entwicklungsabteilung, die sich der Automatisierung mehrerer Finanzprozesse widmete.

Das hat sich für das Unternehmen ausgezahlt. Denn dadurch konnte es mehr in andere Finanzbereiche investieren.

„Die digitale Transformation war fraglos der Schlüssel zu unserem heutigen Wachstum.“

Mit den richtigen Tools können Sie Prozesse beschleunigen und optimieren, Ungenauigkeiten reduzieren und Ihr Team bei Laune halten, damit es sich auf das Wesentliche konzentrieren kann.

Anfangsschwierigkeiten

Nach Ansicht von Paraag besteht eine der größten Herausforderungen für jede Finanzfunktion darin ohne Erhöhung der Mitarbeiterzahl zu wachsen.

Da die Hauptprioritäten von dotdigital in der internationalen Expansion liegen, stehen die damit verbundenen Anliegen und Bedürfnisse im Mittelpunkt. Von der Eröffnung von Bankkonten über die Suche nach lokalen Lieferanten und die Eröffnung neuer Niederlassungen bis hin zur Einhaltung der lokalen Steuer- und Arbeitsgesetze – es gibt viele Aspekte, die beachtet werden müssen.

Weil das Unternehmen börsennotiert ist, ist Wachstum unerlässlich.

„Wir müssen unsere Aktionäre bei Laune halten. Wir müssen unseren Umsatz steigern und unsere operativen Margen beibehalten, wenn nicht sogar verbessern.“

Daraus ergeben sich für Unternehmen in einer ähnlichen Situation drei miteinander zusammenhängende Punkte:

  • Sie müssen die Erwartungen des Marktes erfüllen und idealerweise übertreffen
  • Sie müssen Ihr Team bei Laune halten
  • Sie müssen sicherstellen, dass Sie wachsen, ohne das Unternehmen zu überfordern

Und all das gleichzeitig.

Für Paraag geht es bei der Bewältigung dieser Herausforderungen um die folgende Frage: Wie automatisiert und optimiert man in anderen Bereichen?

Interne Zusammenarbeit und Datenaustausch

Zum Zeitpunkt von Paraags Einstieg verbrachte die Finanzabteilung aufgrund unzureichender interner Zusammenarbeit viel Zeit damit, Daten aus verschiedenen Systemen zusammenzutragen.

Es gab keinerlei Konnektivität zwischen den CRM-, ERP- und Customer-Engagement-Plattformen des Unternehmens. Das Finanzteam verbrachte einen großen Teil seiner Zeit damit, CSV-Formulare herunterzuladen, die Daten zu bearbeiten und dann Informationen für die jeweiligen Abteilungen zusammenzustellen.

„Dieser Prozess war so umständlich – sobald wir damit fertig waren, waren wir fast schon wieder am nächsten Monatsanfang und mussten das ganze Verfahren von Neuem beginnen. Das machte für mich einfach keinen Sinn“, so Paraag.

Um diesen Prozess zu vereinfachen, wurde ein Data Warehouse eines Drittanbieters eingesetzt, mit dem das Finanzteam die Rohdaten aus allen Systemen herunterladen und in einem einzigen System zusammenführen konnte.

Dadurch konnten Gespräche mit anderen Abteilungen beginnen und Daten jeden Monat mit den anderen Geschäftsbereichen abgleichen, um ihre Richtigkeit zu überprüfen.

Danach, ergänzt Paraag, „drehten sich die Gespräche meistens um die Frage: ‚Was bedeuten diese Daten? Und welche umsetzbaren Erkenntnisse können wir aus ihnen für die Zukunft gewinnen, wenn es überhaupt welche gibt?‘“

Der Vorteil dieses Workflows besteht darin, dass das Finanzteam einen sichtbaren Mehrwert für das übrige Unternehmen schafft, und umgekehrt –„aber all das beruht darauf, dass wir nicht zu viel Zeit mit manuellen Aufgaben verbringen müssen“.

Mitarbeiter bei Laune halten

Paraag ist der Ansicht, dass Kommunikation bei der Skalierung und Optimierung der Finanzfunktion von grundlegender Bedeutung ist.

Er sagt: „Man muss die Herzen und den Verstand für sich gewinnen. Dazu muss man mit den individuellen Zielen, den Teamzielen und dann den Geschäftszielen in Einklang stehen.“

Wie kann man also die Zustimmung des Teams erreichen?

Das sind die Empfehlungen von Paraag:

  • Verbringen Sie die ersten paar Monate mit der Beurteilung Ihres Handlungsansatzes
  • Finden Sie heraus, welche Prozesse automatisiert und verbessert werden könnten
  • Reduzieren Sie den manuellen Arbeitsaufwand Ihrer Mitarbeiter
  • Ermöglichen Sie es ihnen, mehr Zeit mit wertschöpfenden Aufgaben zu verbringen

Wenn Sie Prozesse digitalisieren können, die bis zu diesem Zeitpunkt manuell durchgeführt wurden, zeigen Sie Ihrem Team, dass dies eine Verbesserung zum Ziel hat.

Durch die Automatisierung gewinnen sie Zeit zurück, die für Prognosen, Datenanalysen und Schulungen verwendet werden kann, um Ihr Unternehmen auf eine interessantere und innovativere Weise zu unterstützen.

Wenn Sie in die persönliche Entwicklung Ihrer Teammitglieder investieren und diese Aufgaben aus dem Weg räumen, ist das für alle von Vorteil und stärkt die Loyalität:

„Ihre Mitarbeiter werden sich dem Unternehmen stärker verbunden fühlen, mehr Zufriedenheit bei ihren täglichen Aufgaben empfinden und viel offener dafür sein, sich innerhalb des Unternehmens weiterzuentwickeln.“

Automatisierung mit einfachen Tools

Es gibt viele schnell und einfach zu implementierende automatisierte Lösungen, mit denen Sie Ihre Reise beginnen können.

Bei dotdigital waren beispielsweise früher zwei Personen für die Buchung von Reisen verantwortlich. Obwohl es nicht ihre Vollzeitbeschäftigung war, verbrachten sie etwa die Hälfte ihrer Arbeitszeit damit.

Um dieses Problem zu lösen, haben wir ihnen Prepaid-Karten von Soldo ausgestellt und es ihnen dadurch ermöglicht, Unternehmensausgaben auf der Plattform von Soldo zu verwalten.

„Die Prepaid-Karten haben alle unsere Anforderungen erfüllt. Bei ihnen erhalten wir all die Funktionen, die wir brauchen – von nicht-namensbezogenen Karten bis hin zur Erstellung von Berichten. Die Echtzeit-Berichterstattung ist in diesem Zusammenhang ungeheuer wichtig.“

Dank der Möglichkeit, die Ausgaben in Echtzeit zu verfolgen, muss das Finanzteam nicht bis zum Ende des Monats warten, um zu sehen, wie viel Geld ausgegeben wurde – die Mitarbeiter können unterwegs Geld ausgeben und ihre Transaktionsdaten stehen sofort zur Verfügung. Außerdem hat die Integration in das Buchhaltungssystem des Unternehmens den gesamten Prozess rationalisiert.

Ein weiteres einfaches Tool zur Vereinfachung der Reiseverwaltung war TripActions.

Früher, als alle Reisebuchungen noch manuell vorgenommen wurden, war das Unternehmen auf die ständige Kommunikation mit einem Reisebüro angewiesen. Es musste sich mit Tarifänderungen und plötzlich nicht mehr verfügbaren Flügen auseinandersetzen, was oft sehr lästig war. Dank der Digitalisierung und dieses Tools haben die Mitarbeiter nun viel mehr Kontrolle und Flexibilität.

Für das Reiseplanungsteam waren dies willkommene Veränderungen, die es dem Unternehmen ermöglichten, „diese Mitarbeiter in andere Funktionen zu versetzen, in denen sie sich um Aufgaben kümmern, die wirklich einen Mehrwert für das Unternehmen schaffen“.

Stakeholder überzeugen

Laut Paraag sind drei wichtige Schritte zu befolgen, um Stakeholder davon zu überzeugen, in digitale Tools für das Finanzteam zu investieren:

1. Erläutern Sie, was Sie erreichen wollen, und holen Sie sich ihre Meinung dazu ein, woran es ihrer Ansicht nach fehlt und was bereits gut gemacht wird.
Sprechen Sie zunächst mit allen Abteilungsleitern und fragen Sie, wie Sie ihnen helfen können. Dadurch werden sie laut Paraag „viel offener und reaktionsschneller.“

2. „Zeigen Sie, dass Sie ihnen helfen können.“ Dazu können Sie ihnen beispielsweise nach diesen ersten Gesprächen mitteilen, was Sie mit den Informationen bewerkstelligen können und warum Sie glauben, dass sie wertvoll sind – insbesondere in Bezug auf Aspekte, deren Wert sie zunächst möglicherweise nicht erkennen.
Auf diese Weise können Sie ihnen auch mitteilen, woran es Ihrer Meinung nach mangelt.

3. Holen Sie sich Unterstützung von einem oder zwei Geschäftsbereichen, indem Sie „den Mehrwert aufzeigen, den Sie dort schaffen, und dies dann intern als Fallstudie nutzen, um Ihren Ansatz auf das gesamte Unternehmen auszuweiten“.
Paraag betont, dass es immer Menschen geben wird, die Veränderungen und diesen Ansatz an die Datenverwaltung weniger schnell annehmen.
Aber sobald Sie etwas Unterstützung bekommen, werden andere nachziehen.

„Als Unternehmen kann man sich immer überlegen, wie man das zukunftsorientierte Element der Finanzfunktion verbessern und stärker als Partner für andere Bereiche des Unternehmens dienen kann.“

Eine strategischere Finanzfunktion

Wenn Sie versuchen, die Kosten zu senken, können Sie durch die Verringerung des manuellen Arbeitsaufwands und die vollständige Automatisierung dieser Aufgaben Geld einsparen.

Aber die Digitalisierung wird Ihnen nicht nur helfen, Zeit und Geld zu sparen – sie ermöglicht es außerdem Ihrem Finanzteam, eine strategischere Rolle in Ihrem Unternehmen zu spielen.

Durch die Automatisierung zeitaufwändiger manueller Aufgaben gewinnen Sie Zeit für Ihr Team, um mehr wertschöpfende Arbeit zu leisten und die Erkenntnisse zu generieren, die das Geschäft vorantreiben.

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