Unternehmensausgaben

Warum Unternehmen auf Wachstumskurs sich auf intelligente Ausgabenverwaltung von Soldo verlassen

3 Dezember 2021   |   Minute lesen
Unternehmen auf Wachstumskurs
Intelligente Ausgabenverwaltung

Aber auch die Mitarbeiter im Unternehmen müssen warten, bis ihre Ausgaben erstattet werden. Dies bedeutet, dass ein eigentlich unpersönlicher finanzieller Abrechnungsvorgang mit möglichen Beschwerden und Ärgernissen verbunden sein kann. Verlorene Belege, Rückerstattungsanfragen für unangemessene Ausgaben und schlechte Aufzeichnungen führen zu einer Atmosphäre, die erhebliche und kostspielige Unannehmlichkeiten mit sich bringen kann, und zwar nicht nur für die Finanzabteilung.

Kein Wunder, dass die Ausgabenabrechnung oft eine der nervigsten Aufgaben für das Buchhaltungsteam ist. Es handelt sich jedoch auch um eine Aufgabe, die in der Regel die Aufsicht eines Managers erfordert, um endgültige Entscheidungen darüber zu treffen, wer für was in Frage kommt, welche Kostenstellen belastet werden sollen und viele weitere Details.

Viele Unternehmen arbeiten noch immer mit manuellen Prozessen, um Belege zu erfassen, Erstattungen vorzunehmen und die Bücher abzurechnen – selbst wenn den Mitarbeitern Unternehmenskreditkarten zur Verfügung gestellt wurden. Ein Teil des Wachstums eines jeden Unternehmens beruht auf der Aufsicht und dem strategischen Kern, der in der Finanzabteilung zu finden ist. Wenn diese Mitarbeiter sich jedoch jeden Monat stundenlang mit der Ausgabenverwaltung herumplagen, wird die Finanzfunktion zu einer Kostenstelle und nicht zu einem positiven Faktor.

Kurz gesagt, die Verwaltung von Portokassen, Ausgaben und Unternehmenskreditkarten stellt für die meisten Finanzabteilungen einen erheblichen Zeit- und Ressourcenaufwand dar. Diese Ressourcen sind in der Regel knapp, wenn das Unternehmen wächst oder neue Märkte erschließt.

Wunder für Finanzmanager

Genau hier wirkt Soldo Wunder für Finanzmanager und ihre personell unterbesetzten Abteilungen. Soldo bietet eine kosteneffiziente und speziell für die Ausgabenverwaltung entwickelte Softwareplattform. Sie wurde so konzipiert, dass sie sich sowohl für kleinere Unternehmen eignet, aber sich auch mit wachsender Unternehmensgröße an die veränderten Anforderungen anpassen lässt.

Durch die Beseitigung erheblicher Belastungen kann das Wachstum des Unternehmens durch die Finanzabteilung als Hauptstütze aller strategischen Pläne unterstützt werden. Im Folgenden finden Sie einen kurzen Überblick über einige der Funktionen, die die Plattform in diesem Bereich so einzigartig machen:

Ausgabenverwaltung

Wie viele andere Funktionen der Finanzabteilung ist auch die Verwaltung von Ausgaben in erheblichem Umfang eine anspruchsvolle Arbeit, die jedoch in der Regel aus sich wiederholenden Aufgaben besteht – Abgleich der beantragten Posten mit Aufträgen oder Kunden, Abzug der steuerlich bereinigten Beträge von den Budgets und im Allgemeinen jede Menge Feinarbeit. Leider neigen wir Menschen dazu, umso mehr Fehler zu machen, je mehr sich die Aufgaben wiederholen. Daher ist es in mehrfacher Hinsicht sinnvoll, alltägliche Aufgaben zu automatisieren und Technologie einzusetzen, um Zahlen durchzugehen.

Plastikkarten und virtuelle Karten

Mit Soldo können Unternehmen vorausbezahlte Debitkarten erhalten (entweder Plastikkarten oder „virtuelle“, App-basierte Karten), Manager können Genehmigungen erteilen und bestimmte Transaktionen verbieten – wie die von Anbietern von Glücksspielen oder Alkohol. Die Benutzer erhalten über ihre Handy-Apps ein Echtzeit-Feedback darüber, was sie ausgegeben haben, wofür und was noch übrig ist, und können Belege und Dokumente fotografieren, die automatisch mit den gekauften Artikeln abgeglichen werden.

Überblick im ganzen Unternehmen

Diese Rechnungsposten werden unternehmensweit erfasst und helfen so, die Ausgaben an einem Ort zu verwalten. Die Software ist intelligent genug, um Ausgaben für digitale Werbung auf Facebook oder Google, Zahlungen für Mitgliedschaften in Online-Magazinen, Forschung, HR-Schulungen (wie bei Software-as-a-Service) zu verarbeiten, und die automatisierten Systeme können jeden Posten einer Ausgabenart zuordnen und einer Kostenstelle zuweisen. Sowohl die Vorgesetzten in den Unternehmen als auch die Mitarbeiter in den Finanzabteilungen erhalten Berichte und Kontrollen in Echtzeit: Ausgabenlimits können in Sekundenschnelle erhöht oder eingeschränkt werden, und jeder Posten kann nachgewiesen werden.

Integrationen

Wenn ein Unternehmen wächst, steigen Ausgaben meist automatisch, um neue Werbemethoden einzubeziehen, Aktivitäten und Veranstaltungen zu finanzieren, die den Umsatz ankurbeln, und die Apps, Tools und Dienstleistungen zu kaufen, die die Expansion des Unternehmens vorantreiben. Die Gewinnung kritischer Erkenntnisse, wie z. B. der ROI für bestimmte Marketingmaßnahmen, wird mit dem Wachstum des Unternehmens immer wichtiger. Daher ist es gut zu wissen, dass Soldo sich in DATEV, Xero und QuickBooks integrieren lässt. Für andere Integrationen zeigen Sie Ihren IT-Mitarbeitern die umfassende Entwicklerdokumentation, die alle erforderlichen Informationen enthält.

Die Fähigkeit von Soldo, variable Ausgaben (ca. 20% der Ausgaben der meisten Unternehmen) zu erfassen, lässt sich perfekt skalieren – von ein paar Debitkarten bis hin zum Einsatz von Hunderten von virtuellen Zahlungskarten, Ausgabenkonten, Kostenstellen, mehreren Währungen und der vollständigen Integration mit anderen Systemen wie RPA (Robotic Process Automation) und Job-Tracking-Plattformen. Da es sich um eine vollständig Cloud-native Lösung handelt, sind Themen wie Governance, Datensicherheit und finanzielle Integrität Bestandteil des Dienstes.

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