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Skalierbare Ausgaben: Ihr Wachstum mit Soldo

Schnell wachsende Unternehmen wie Farmdrop, Gymshark und Multiverse verwenden Soldo, um die Ausgaben abteilungsübergreifend zu organisieren, während sie wachsen. Unsere umfassende Ausgabenmanagement-Plattform hilft Start-ups und Scale-ups, den Aufwand für den Ausgabenbericht zu minimieren und die Buchhaltungsworkflows durch Automatisierung zu rationalisieren. In diesem Artikel führen wir Sie durch einige der Tools, die diese Unternehmen verwenden, um die volle Kontrolle über ihre Ausgaben zu übernehmen.

Veröffentlicht am 13 August 2021 von Soldo

Ändern Sie die Art, wie Sie Geld ausgeben

Wenn Sie Debit- oder Kreditkarten verwenden, um Ausgaben zu verfolgen, wissen Sie, dass ihnen die Sicherheit und Flexibilität fehlt, um sie im gesamten Unternehmen zu verwenden, und dass es eine frustrierende Aufgabe ist, die Zahlungslimits zu ändern.

Wenn Ihre Mitarbeiter die Ausgaben aus eigener Tasche bezahlen, macht der langsame Erstattungsprozess dies zu einer noch größeren Herausforderung.

Soldo hilft Ihnen bei der Verwaltung von Geschäftsausgaben und -auslagen, indem es Prepaid-Karten (so viele Sie möchten) und intuitive Apps anbietet, die Ihrem Finanzteam granulare Kontrolle und Transparenz geben.

Mit der Möglichkeit, jede Karte in Echtzeit zu verwalten, einschließlich deren Sperrung, ist Soldo eine sicherere Option, die zwischen Ihrer Bank Ihres Vertrauens und den für Zahlungen verantwortlichen Personen besteht – und es gleichzeitig für alle im Unternehmen einfacher macht.

 

Koordinieren Sie Ausgaben mit Ihrer Unternehmensstruktur

Die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen Geld ausgibt, sollte zu Ihrer Unternehmensstruktur passen – das erleichtert die Nachverfolgung der Ausgaben und ist ein großer Schritt in Richtung gut organisierter Finanzen.

Für schnell wachsende Unternehmen, die in neue Mitarbeiter investieren, Abteilungen erweitern und in neue Ausgabenkategorien vordringen, ist dies besonders wichtig.

Das raffinierte Wallet-System von Soldo gibt Ihnen die Flexibilität, Gelder so zu sortieren und aufzuteilen, wie es für Ihre Geschäftsstruktur sinnvoll ist.

Es gibt vier Arten von Wallets auf der Soldo-Plattform:

Haupt-Wallets – die Wallets, in die Sie Geld von Ihrem Bankkonto einzahlen, das dann auf andere Wallets übertragen und/oder als „Finanzierungsquelle“ für mehrere Benutzerkarten oder Unternehmenskarten verwendet werden kann.

Unternehmens-Wallets – werden verwendet, um ein Projekt, ein Team, eine Abteilung oder sogar eine bestimmte Ausgabenkategorie in allen unterstützten Währungen zu finanzieren.

Benutzer-Wallets – sind mit bestimmten Benutzern assoziiert, sodass zugewiesene Gelder nur von dieser Person verwendet werden können.

Reservierte Wallets – sind dafür vorgesehen, einer Unternehmenskarte einen bestimmten Geldbetrag zur Verfügung zu stellen, damit die Karte eine separate Finanzierungsquelle hat.

Das Erstellen verschiedener Wallets gemäß Ihren Anforderungen gibt Ihnen mehr Kontrolle über die Finanzplanung, sodass Sie Ihr Wachstum planen können, ohne sich Gedanken darüber machen zu müssen, wohin Ihr Geld fließt.

Beispiel: Wenn Sie ein monatliches Budget zur Deckung der Online-Werbekosten haben, können Sie zu diesem Zweck ein Soldo Wallet erstellen, einen ausgewählten Geldbetrag hinterlegen und die Werbeausgaben in Echtzeit von der Soldo Web-Konsole aus verfolgen.

 

Synchronisieren Sie Ausgaben und Buchhaltung mühelos

Bei der Organisation der Ausgaben ist Transparenz entscheidend.

Wir haben über 250 Gründer und Investoren zu ihren Ausgabengewohnheiten befragt und erfahren, wie wichtig dies ist: Etwa jeder Fünfte sagt, dass er nicht über den notwendigen finanziellen Einblick verfügt, um Ausgabenentscheidungen zu treffen.

Wenn Sie Informationen jedoch manuell durchgehen und auf das Ende des Monats warten, um die Ausgaben abzugleichen, verfolgen Sie die Ausgaben nicht aktiv und verzögern oder treffen Entscheidungen daher falsch.

Soldo lässt sich in Buchhaltungssoftware wie Xero, QuickBooks und NetSuite integrieren, um den Kostenabgleich schnell und schmerzlos zu gestalten.

Sie können Ausgaben und Belege Ihrer Mitarbeiter ganz einfach mit Ihrer Buchhaltungssoftware synchronisieren, sodass Sie alle Ihre Geschäftsausgaben an einem Ort einsehen können.

Anstatt Transaktionsinformationen manuell in Ihr System zu importieren – was zu Dateneingabefehlern führt, die das durchschnittliche Unternehmen jedes Jahr umgerechnet 295.932 € kosten– können Sie diesen Prozess automatisieren.

So funktioniert’s

  • In der mobilen App von Soldo können Benutzer Quittungen, Listen und Notizen schon am Einkaufsort erfassen
  • Benutzer senden von unterwegs mit einem Klick Transaktionsinformationen an die Plattform
  • Soldo-Zahlungen werden täglich automatisch an Ihre Buchhaltungssoftware gesendet, sodass Sie keine Zeit mit der Übertragung von Informationen verschwenden.

Eine einfachere Abstimmung hilft Ihnen nicht nur bei der Organisation Ihrer Finanzen: Sie erhalten einen genaueren und vollständigen Überblick über Ihre Ausgaben und können sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren, die Ihr Unternehmen voranbringen.

Automatisieren Sie Ihren Ausgabenbericht

Ein manueller Ausgabenbericht birgt mehrere Risiken und Möglichkeiten für Fehler, die zu ernsthafter Geldverschwendung führen können – Geschäftsinhaber und Finanzverantwortliche sagen, dass jährlich etwa 8% der Mehrwertsteuer nicht zurückgefordert wird, ein Fünftel davon allein aufgrund von Bearbeitungsfehlern – und ein großes Wachstumshindernis darstellen.

Tatsächlich haben 35% der Entscheidungsträger bei Start-ups ihre Unfähigkeit, vergangene Finanzdaten vorzulegen und Prognosen zu erstellen, als Problem bei der Sicherung von Investitionen bezeichnet.

Ungenaue und langsame Ausgabenberichte werden Ihnen keinen Gefallen tun, aber ein automatisiertes System wie Soldo erhöht die Verantwortlichkeit der Mitarbeiter, ohne die Produktivität zu beeinträchtigen.

Soldo tut dies unter anderem, indem es Benutzern ermöglicht, Belege und Transaktionsinformationen mit der mobilen App von Soldo einfach hochzuladen.

Wenn jemand in Ihrem Unternehmen eine Karte von Soldo verwendet, werden die Administratoren sofort benachrichtigt und die benötigten Ausgabendaten werden direkt auf Ihr System übertragen.

Dem Finanzteam stehen diese Daten zur Abrechnung zur Verfügung, sobald die Belege hochgeladen werden. Für den Nutzer endet der Ausgabenweg hier – es müssen keine weiteren Informationen eingereicht oder auf die Rückerstattung gewartet werden.

Mit Soldo als automatisiertem Ausgabenbericht beschleunigen Sie die Ausgabenabrechnung und erhalten vollständige Kontrolle über die Ausgaben.

Soldo bietet zwei Arten von Berichten:

  • Kontoauszug – eine übersichtliche Version des traditionellen Bankkontoauszugs mit Standardinformationen, unterteilt in drei Kategorien (monatlich, benutzerdefinierte Datumsauswahl und Gesamtsaldo für ein bestimmtes Datum)
  • Transaktionen – Erweitertes Reporting mit erweiterten Filteroptionen, so dass Sie Transaktionen nach Wallets, Karten und Kraftstoff durchsuchen können.

Diese Art des Reportings befreit Sie nicht nur von der Notwendigkeit, Belegen nachzujagen und Ausgaben am Ende des Monats manuell zu digitalisieren und zu synchronisieren – sie ist auch eine weitaus sicherere Option, die eine bessere Übersicht darüber garantiert, wohin Ihr Geld fließt (und was das langfristig bedeutet).

Vereinfachen Sie die gemeinsame Nutzung von Karten für Teams

Eine einfache Möglichkeit, sicherzustellen, dass die Mittel Ihres Unternehmens angemessen verteilt werden, besteht darin, mehreren Personen Zugriff auf dasselbe Budget mittels einer Karte zu ermöglichen, je nach Zweck oder Geschäftsbereich.

Soldo bietet Unternehmenskarten an, die wie folgt funktionieren:

  • Sie sind so ausgelegt, das verschiedene Benutzer, die Ausgaben teilen, z. B. fürs Büro, diese nicht unter einer Mitarbeiterkarte belasten müssen
  • Alle Mitarbeiter können dieselbe Unternehmenskarte verwenden – was es ihnen erleichtert, Einkäufe für ihre Abteilung und ihr Team zu tätigen (z. B. könnte Ihr Marketingteam von der Verwendung einer Unternehmenskarte für digitale Anzeigenzahlungen profitieren, und Ihr IT-Team benötigt möglicherweise eine andere Karte zur Verfolgung von Software-Mitgliedschaften)
  • Sie haben die Flexibilität, diese Karten mit einem gemeinsamen Wallet zu verknüpfen, sodass Sie das Guthaben nicht auf verschiedene Wallets aufteilen müssen. Oder Sie können Karten ihr eigenes Wallet geben, um Mittel zweckgebunden zuzuweisen.

Unternehmenskarten machen den Zahlungs- und Verwaltungsprozess zum Kinderspiel – Mitarbeiter müssen nicht den Managern oder dem Finanzteam hinterherlaufen, um eine Zahlung durchzuführen, und Finanzteams müssen kein Ratespiel spielen, um herauszufinden, welche Kosten zu welcher Abteilung gehören.

Dieses Tool wird Zeit sparen und Mittel freisetzen, die anderswo verwendet werden können, damit Sie weiter wachsen und gleichzeitig Ihre Teams stärken können.

Das Ausgabenkonto, das zu Ihrer Arbeit passt

Ein besseres Verständnis der Ressourcenverteilung und mehr Kontrolle über den Cashflow sind bei der Kartierung Ihres Wachstums entscheidend.

Dazu gehören:

  • das Wissen, wer bestimmte Ausgaben verwaltet und die Mittel dafür zur Verfügung stellt
  • detaillierte, abteilungsübergreifende Vergleiche
  • genauere Prognosen

Soldo bringt die Organisation mit Gruppen – einem neuen Tool, mit dem Sie mehrere Benutzer, Wallets oder Unternehmenskarten, die Teil desselben Teams, derselben Abteilung oder desselben Projekts sind, anzeigen und gemeinsam verwalten können – noch einen Schritt weiter.

Sie können Benutzer auf die gleiche Weise gruppieren, wie Sie Personen in Ihrem Unternehmen gruppieren würden, sei es, um die Benutzerausgaben für bestimmte Projekte zu überwachen oder verschiedene Abteilungen und Teams zu analysieren.

Wenn Sie sich eine Gruppe auf Ihrer Soldo Plattform ansehen, werden Sie:

  • sehen, welche Ressourcen (wie Benutzer- oder Unternehmenskarten) ihr zugewiesen wurden
  • in der Lage sein, Ressourcen nach eigenem Ermessen hinzuzufügen oder zu entfernen
  • leicht die Transaktionen jeder Gruppe identifizieren

Wenn Sie Ihr Soldo Konto so einrichten, dass es Ihre Organisationshierarchie widerspiegelt, erhalten Sie besseren Einblick in die Verwaltung der Unternehmensgelder, sodass Sie Budgets erstellen können, die für Ihre Arbeitsweise sinnvoller sind.

Soldo wächst mit Ihnen

Für Start-ups und Scale-ups ist es unerlässlich, die Ausgaben gut im Blick zu halten: Investoren wollen ihr Geld immer gut aufgehoben wissen und werden genau hinterfragen, wie und wo Sie es ausgeben.

Es ist jedoch schwierig, Kosten zu sehen und zu kontrollieren, wenn Sie mit veralteten, manuellen Prozessen arbeiten und Ihnen Echtzeitinformationen fehlen, die Sie auf dem Laufenden halten.
Mit der richtigen Technologie zur Automatisierung Ihres Systems zur Ausgabenverwaltung von der Zahlung bis zum Abgleich in allen Bereichen Ihres Unternehmens können Sie mühsame Verwaltungsarbeit rationalisieren und die Transparenz und das Vertrauen gewinnen, um intelligentere Entscheidungen zu treffen.

Mit diesen skalierungsfreundlichen Tools von Soldo sparen Sie wertvolle Verwaltungszeit, begrenzen Verschwendung durch verpasste Ansprüche und Bearbeitungsfehler, überwachen Unstimmigkeiten bei den Ausgaben und erkennen Einsparmöglichkeiten früher.

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