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Mitarbeiter fördern: Wie man Mitarbeiter im Home Office mit einer einfachen Lösung glücklicher machen kann

27 Januar 2022   |   13 Minute lesen

Es gibt eine Revolution am Arbeitsplatz, die von unserem Zuhause aus stattfindet. Ende 2021 arbeitete mehr als 20% aller europäischen Arbeitnehmer zumindest teilweise von zu Hause aus – und die meisten würden dies gerne auch in Zukunft tun.

Die Pandemie hat Arbeitnehmer auf der ganzen Welt dazu inspiriert, der Work-Life-Balance Priorität einzuräumen und Stellen zu finden, die besser zu ihrem Lebensstil passen. Für Arbeitgeber hat dies zu einem zusätzlichen Wettbewerb bei der Gewinnung und Bindung qualifizierter Mitarbeiter geführt.

Hybrides Arbeiten, das Modell, bei dem Arbeitnehmer ihre Arbeitszeit zwischen Büro- und Heimarbeit aufteilen, ist so wichtig geworden, dass viele ihre derzeitigen Jobs für hybride Möglichkeiten aufgeben.

Im Folgenden haben wir einige der Vorteile dieser „neuen Normalität“ für Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeführt:

  • Gesteigerte Produktivität
  • Weniger Stress und Krankmeldungen
  • Weniger Pendlerverkehr und daraus resultierende Vorteile für die Umwelt
  • Die Freiheit, von verschiedenen geografischen Standorten aus zu arbeiten

Es ist die größte Veränderung unserer Arbeitsweise seit Jahrzehnten. Wenn sie richtig angegangen wird, bringt sie jedem das Beste aus beiden Welten –wenn nicht, wird sie schnell zu einer echten Herausforderung.

Zu den Herausforderungen, die hybrides Arbeiten mit sich bringen kann, gehören:

  • Schwierigkeiten bei der Führung von Mitarbeitern und der Förderung von Moral, Teamkultur und Beziehungen
  • Schwierigere Kommunikation und Zusammenarbeit ohne persönlichen Kontakt
  • Erhöhte Gefühle von Einsamkeit und Isolation
  • Höheres Burnout-Risiko, wenn sich die Arbeitszeit auf Abende und Wochenenden ausdehnt

Die Vermeidung dieser Probleme sollte für Unternehmen heutzutage eine Priorität sein.

Unternehmen haben die Möglichkeit, aktuelle Modelle zu reformieren, um individuellen Rollen und Präferenzen besser gerecht zu werden und ihren Mitarbeiterpool geografisch zu erweitern – und gleichzeitig Bürokosten zu sparen.

Aber zuerst müssen sie wissen, wie sie qualifizierte Mitarbeiter anziehen und binden.

Wie man im Zeitalter von COVID Spitzentalente für sich gewinnt

COVID-19 hat im Laufe von zwei Jahren viele Veränderungen mit sich gebracht, darunter auch die Umstellung auf einen kandidatengesteuerten Arbeitsmarkt. Mehr denn je haben Fachkräfte nun die Freiheit, ihre nächste Stelle auf Grundlage des ihnen gebotenen Mitarbeiterlebnisses auszuwählen.

2021 verbreitete sich der Begriff „Die große Kündigungswelle“ wie ein Lauffeuer in den Medien.

Wir haben erfahren, dass Unternehmen mehr und mehr Probleme haben Fachkräfte zu finden.

Arbeitssuchende und aktuelle Mitarbeiter erwarten heute großzügige Unterstützung für ihr Wohlbefinden, mehr Möglichkeiten für individuelles und berufliches Wachstum, bessere Arbeitsmittel und eine ausgewogene Work-Life-Balance.

Diese Leistungen anzubieten wird jedoch für diejenigen Unternehmen kompliziert, die bereits jetzt folgende Herausforderungen meistern:

  • Mehrere Teams und Budgets in verschiedenen Funktionen und Abteilungen
  • Verschiedene Währungen für verschiedene europäische Niederlassungen
  • Unterschiedliche Ausgabenanforderungen und Berechtigungen für Personen und Projekte

Wie also können Unternehmen diese Herausforderungen bewältigen, um Talente werben – und diese auch binden?

Wir empfehlen dazu die folgenden fünf Schritte:

  • 1. Fördern Sie ihr Wohlbefinden: Gehen Sie Burnout direkt mit einem robusten Gesundheitspaket an – Wellness-Tage, Online-Therapie und Mitgliedschaften in Fitnessstudios. Verabreden Sie regelmäßige Check-ins und schaffen Sie gesunde Grenzen, um Privat- und Arbeitszeiten getrennt zu halten.
  • 2. Bringen Sie sie zusammen: Versammeln Sie die Teams persönlich oder online, um Erfolge zu feiern und bei Gruppenaktivitäten wie Buchclubs oder Freiwilligenarbeit Kontakte zu knüpfen.
  • 3. Geben Sie ihnen die richtigen Werkzeuge an die Hand: Steigern Sie die Produktivität mit großartiger Ausstattung und hervorragenden Arbeitsplätzen mit Plattformen für die Zusammenarbeit und Technologie, die Ihren Mitarbeitern hilft, sich auf ihre Arbeit zu konzentrieren.
  • 4. Unterstützen Sie ihr Wachstum: Schaffen Sie eine Kultur des Lernens durch Entwicklungsmöglichkeiten wie Mentoring, Online-Schulungen und Webinare.
  • 5. Ermöglichen Sie entspanntes Reisen: Bieten Sie flexible und nachhaltige Optionen wie Airbnb-Unterkünfte, die Möglichkeit, Buchungen zu ändern (um Reisen zu verlängern oder einen privaten Urlaub an eine Geschäftsreise anzuhängen), virtuelle Wallet-Systeme und einfache Zahlungsmethoden.

Diese Maßnahmen und Ressourcen werden sich am Ende auszahlen, indem sie die Zahl der Ausfalltage aufgrund von Krankheit, Verletzungen und schlechter psychischer Gesundheit verringern und die Leistung und die Mitarbeiterbindung verbessern.

Sehen wir uns jetzt an, wie wir diese Schritte bei Soldo mit Hilfe unserer eigenen Lösung für die Ausgabenverwaltung angehen.

Wie wir bei Soldo unsere Mitarbeiter fördern

Als schnell wachsendes Unternehmen mussten wir Wege finden, um das Wohlbefinden und die Arbeitszufriedenheit unseres eigenen Teams zu steigern, damit wir weiterwachsen und die talentiertesten Mitarbeiter an uns binden können.

Aber wir mussten nicht sehr weit suchen: Der Einsatz von Soldo hat das Leben unserer Mitarbeiter bei Soldo einfacher gemacht!

Wir sind die besten Nutzer der Produkte und Dienstleistungen geworden, die wir anderen Unternehmen anbieten. Es ist nur fair, dass wir das Beste daraus machen, um unsere eigenen Leute zu unterstützen.
Unsere Ausgabenverwaltungs-Plattform und Prepaid-Karten machen es den Mitarbeitern im Rahmen des hybriden Arbeitsmodells leicht, das zu bekommen, was sie für ihre Arbeit benötigen.

Wie kann eine Ausgabenlösung zur Arbeitszufriedenheit beitragen?

Unsere umfassende Plattform und mobile App ermöglichen unseren Teams, Ausgaben zu beantragen, Einkäufe zu tätigen, Belege zu erfassen und den Überblick über Budgets zu behalten – ohne den lästigen Verwaltungsaufwand.

Mit den virtuellen Karten von Soldo haben wir zum Beispiel auch die Mitarbeiterentwicklung beschleunigt. Sie eignen sich ideal für einmalige Online-Zahlungen wie z.B. für Kurse oder Konferenztickets.

„Bei Soldo ermutigen wir unsere Mitarbeiter proaktiv zu handeln und Möglichkeiten für Wachstum und Weiterentwicklung wahrzunehmen. Dafür haben wir für jeden Mitarbeiter ein Budget bereitgestellt, dass einfach abgerufen werden kann und unsere Mitarbeiter motiviert sich weiterzubilden und weiterzuentwickeln.“ Marie Degritot, HR Business Partner bei Soldo

Indem wir diesen Prozess beschleunigen, befähigen wir einzelne Mitarbeiter, ihre persönliche Entwicklung selbst in die Hand zu nehmen. Mit festgelegten Ausgabenlimits für jede Karte können sie in wenigen Minuten Zahlungen für Entwicklungsangebote beantragen und leisten und ihre Belege sofort erfassen.

Es stärkt auch die Finanzseite.

Unabhängig von der Anzahl der Budgets, Mitarbeiter, Teams oder Abteilungen kann unser Finanzteam jeden einzelnen Einkauf anzeigen, unabhängig davon, wo er getätigt wird.

Mit Soldo erhält die Finanzabteilung ein automatisiertes System zur Verfolgung, Verwaltung und zum Export von Mitarbeiterausgaben. Über die Web-Konsole von Soldo hat sie in Echtzeit einen vollständigen Überblick über alle entwicklungsbezogenen Ausgaben.

„Wir nutzen bei Soldo selbst alle Features die unser Produkt zu bieten hat. Wir können Geldquellen in verschiedenen Währungen organisieren und Budgetlimits festlegen. Wir können einmalige Zahlungen mit unseren virtuellen Einmal-Karten durchführen und regelmäßige Zahlungen wie z.B. für Abos oder Online-Werbung abwickeln.“ Andrei Gavriluta, Finanzmanager bei Soldo

Volle Transparenz und Kontrolle – und ein zufriedeneres Team.

Beschleunigte Zusammenarbeit mit Team- und Projektkarten

Durch den Einsatz unserer Lösung für die Ausgabenverwaltung konnten wir unsere Prozesse beschleunigen und zahlreiche Ineffizienzen vermeiden, was uns einen großen Wettbewerbsvorteil verschafft.

Unseren Teams, die agil oder sprintorientiert arbeiten, helfen einfache und schnelle Zahlungsgenehmigungen, mit ihrer Arbeit voranzukommen.

Hier sind einige häufige Probleme, die wir mit Automatisierung lösen konnten:

  • Dringende Einkäufe so schnell wie möglich tätigen
  • Belege nachverfolgen und den Überblick behalten
  • Stunden mit dem Ausfüllen von Formularen und Ausgabenberichten verbringen
  • Mitarbeiterfrust angesichts des Verwaltungsaufwands und der Bürokratie
  • Nicht genug Kontrolle und Transparenz für Teams über ihre eigenen Ausgaben

Mit den Tools, die uns auch unterwegs zur Verfügung stehen, muss niemand Zeit mit mühsamen Aufgaben verschwenden. Unser Finanzteam kann einfach Ausgabenlimits für Karten festlegen und Aufladungen automatisieren, sodass kein Risiko besteht, dass Teams zu viel ausgeben oder ihnen das Geld ausgeht.

Jeder bei Soldo hat seine eigene Karte, einschließlich verschiedener Karten für Teams und Karten für spezielle Projekte. Wir spiegeln unsere eigene Organisationsstruktur innerhalb der Plattform wider, indem wir die Budgetverwaltung an verschiedene Teamleiter delegieren.

Teams haben mehr Verantwortung für die Unternehmensausgaben, ohne mögliche Nachteile für das Unternehmen, was das Vertrauen stärkt und alle in die Lage versetzt, verantwortungsbewusst Ausgaben zu tätigen.

Die Zusammenarbeit und die Kontrolle über Budgets sind einfacher denn je zuvor.

Von Anfang an ein besseres Mitarbeitererlebnis bieten

Da hybride Arbeit weltweit zum unaufhaltbaren Trend wird und zunehmend Stellen besetzt werden müssen, ist die Schaffung eines erfolgreichen Onboarding-Erlebnisses zu einem noch dringlicheren Anliegen geworden.

Die ersten Schritte, die ein Mitarbeiter nach seinem Eintritt in das Unternehmen unternimmt, geben den Ton für seine Reise mit dem Unternehmen an. (Wie das Sprichwort sagt: „Der erste Eindruck zählt.“)

Unsere Erfahrung bei Soldo hat uns gezeigt, dass ein gelungenes Onboarding für neue Mitarbeiter dazu beiträgt:

  • dass sie die Unternehmenskultur verstehen und wie sie ein Teil davon werden können
  • dass sie detaillierte Kenntnisse über die Mission und Ziele des Unternehmens erhalten (und wie sie als neue Mitarbeiter dazu beitragen werden)
  • dass sie die notwendigen unterschiedlichen Systeme, Prozesse und Strukturen im Unternehmen verstehen
  • dass sie verstehen, was das Unternehmen für sie als neue Mitarbeiter tun kann (z. B. verfügbare Tools, berufliche Entwicklungsmöglichkeiten)
  • Es ist wichtig, einfach anzufangen. Wenn ein Mitarbeiter neu einsteigt, sollten Sie sich vergewissern, dass er die richtige Ausstattung hat, um seine Arbeit zu erledigen.

    Ein neuer Mitarbeiter könnte enttäuscht sein, wenn es zu Beginn Verzögerungen bei der Computer- und Systemeinrichtung gibt. Er oder sie sollte beispielsweise nicht tagelang warten müssen, um Zugriff auf hilfreiche Software zu haben.

    Deshalb erhalten Mitarbeiter von Soldo bereits an ihrem ersten Tag eine Unternehmenskarte. Wenn wir jemandem eine Karte geben, sagen wir damit nicht nur, dass er nie aus der eigenen Tasche zahlen muss und dass er sich keine Gedanken über Rückerstattungen machen muss –

    wir sagen Neueinsteigern, dass sie ein geschätztes Mitglied des Teams sind und dass wir ihnen vertrauen. Und dass wir wollen, dass sie das bekommen, was sie brauchen, und zwar so schnell wie möglich.
    Zusatzleistungen am Arbeitsplatz sind so viel mehr als eine gute Versicherung oder ein Betriebsausflug. Mitarbeiter befähigen, ihnen Sicherheit geben, dafür sorgen, dass der Ball weiterrollt – das ist ein herzliches Willkommen, an das sich neue Mitarbeiter erinnern werden.

    Mit einfachen Genehmigungen und weniger Verwaltungsaufwand Entwicklung unterstützen

    Jeder Mitarbeiter wird zustimmen, dass Arbeitspraktiken mit viel Verwaltungsaufwand kontraproduktiv sind. Unternehmen haben jedoch Schwierigkeiten, dies zu umgehen.

    Dies gilt insbesondere für die Genehmigungsverfahren für Zahlungen. Für neue Mitarbeiter kann es eine Herausforderung sein, zu wissen, an wen sie sich wenden müssen, welche Formulare sie ausfüllen müssen und wie lange es dauert, bis ihr Antrag genehmigt wird.

    In der Vergangenheit konnten Zahlungsanforderung nur per Telefon oder E-Mail verfolgt werden.

    Bei Soldo nutzen wir die Funktion „Einkäufe“, um diesen Prozess zu optimieren: Unser Finanzteam kann Genehmigungsworkflows definieren, einmalige Ausgaben genehmigen und virtuelle Zahlungskarten in Sekundenschnelle ausgeben.

    Kaufanträge von Mitarbeitern werden automatisch in der richtigen Reihenfolge und zur richtigen Zeit an den richtigen Genehmigenden weitergeleitet. Und die Mitarbeiter können ihre Ausgaben einfach über ihre mobile App verfolgen!

    So kann eine Person beispielsweise einen Schulungskurs finden, an dem sie gerne teilnehmen würde, mit ein paar Klicks eine Anfrage senden und kurz darauf eine Genehmigung und eine virtuelle Zahlungskarte, die bereits mit dem nötigen Betrag aufgeladen ist, erhalten.

    Im Anschluss wird dann einfach der Beleg mit allen erforderlichen Ausgabeninformationen weitergeleitet und das war’s schon! Kein lästiger Verwaltungsaufwand. Keine Notwendigkeit für Rückerstattungen. Und bessere Ausgaben für alle:

    • Ein Echtzeit-Bild von Anfragen, Genehmigungen und Zahlungen für Genehmigende
    • Einfaches Erfassen und Hochladen von Belegen
    • Zeit und Mühe gespart, Effizienz gesteigert
    • Sicherere Zahlungen mit virtuellen Einwegkarten für bestimmte Einkäufe und Beträge
    • Zugriff auf die Ausgabenrichtlinie des Unternehmens, bevor eine Anfrage gestellt wird

    “Über das Antragsfeature können Mitarbeiter Training und Fortbildungen beantragen. Die Personalabteilung bekommt so einen Einblick in Bereiche in denen Weiterentwicklungspotential im Unternehmen besteht und kann so unternehmensweite Pläne für die Zukunft schmieden.“ Marie Degritot, HR Business Partner bei Soldo

    Mitarbeiter können mehr Verantwortung für ihre eigene Entwicklung übernehmen, ohne mehrere andere Personen einbeziehen zu müssen. Rundum ein Moralbooster.

    Der brillante Weg in die Zukunft

    In der von Soldo durchgeführten Untersuchung Seeding the Superbloom gaben 73 % der befragten Unternehmen an, im Jahr 2022 Neueinstellungen zu planen.

    Es ist der perfekte Zeitpunkt, um verantwortungsvoll einen hybriden Arbeitsansatz einzuführen, der das Wohlergehen der Mitarbeiter berücksichtigt.

    Viele Unternehmen, einschließlich Soldo, haben beobachtet, wie die richtigen Praktiken und Tools dazu beitragen können, dass sich Mitarbeiter bei der Arbeit wohlfühlen und dabei unnötige Mühen beseitigen und mehr Flexibilität ermöglichen. Was zusammengenommen zu einer steigenden Produktivität und einem glücklicheren Leben führt.

    Dieser aktuelle Wandel der Prioritäten so vieler potenzieller Kandidaten ist auch eine Chance für Unternehmen – und die Welt.
    Weniger Pendelverkehr ist besser für die Umwelt und das Privatleben der Mitarbeiter. Und wenn die Hälfte des Teams die meiste Zeit von zu Hause arbeitet, wird weniger Büroraum benötigt, wodurch Unternehmen Mietkosten sparen können.

    Wir können alles haben.

    Wir waren am 21. Januar 2022 ein Teil des virtuellen Gipfels „The Future of Expense Management“. Unsere Präsentation (auf Englisch) können Sie hier sehen.

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