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Machen Sie dem Last-Minute-Chaos ein Ende und bewältigen Sie Ihren Monatsabschluss mit Leichtigkeit

Veröffentlicht am 27 Juli 2021 von Soldo

Der Monatsabschluss.

Wenn Sie im Finanzwesen arbeiten, reicht es schon aus, diesen Satz zu hören, um Ihren Blutdruck in die Höhe schnellen zu lassen.

Ausgaben abgleichen. Bücher ausgleichen. Berichterstattung. Analyse. Die Liste lässt sich noch fortsetzen …

Der Prozess ist eine turbulente Angelegenheit mit knappen Fristen, der durch zeitraubende, manuelle Aufgaben noch komplizierter wird.

In einer APQC-Umfrage aus dem Jahr 2014 gaben 75% der leitenden Angestellten im Finanzwesen an, die Verbesserung des Monatsabschlusses sei eines ihrer beiden wichtigsten Ziele für die nächsten 18 Monate. Aber im Jahr 2018 – fast 48 Monate später – brauchte das durchschnittliche Unternehmen immer noch rund 6 Tage für den Monatsabschluss.

Sie können Ihren Monatsabschluss einfacher und schneller erledigen, als Sie es sich vielleicht vorstellen können. In diesem Beitrag schauen wir uns an, was bei dem Prozess schiefläuft und zeigen Ihnen, wie Sie Monatsabschlüsse rationalisieren und ohne Stress abhaken können.

Was verursacht das Chaos am Monatsende?

Der Finanzberater Jay Burstein gliedert den Monatsabschlussprozess in acht Schritte:

  1. Aufzeichnung aller Transaktionen des Monats
  2. Zusammenbringen aller erforderlichen Informationen. Wenn sich einige Ihrer Finanzdaten in eigenständigen Softwareprogrammen oder physischen Aufzeichnungen wie Ausgabenberichten verstecken, müssen Sie diese in Ihre Hauptbuchhaltungssoftware importieren
  3. Erfassung von Journalbuchungen wie Amortisation und Abschreibung
  4. Abstimmung der Bilanz, angefangen beim Bargeld bis hin zu Bankkonten, Scheckbüchern und Kreditkartenabrechnungen
  5. Überprüfung der Daten
  6. Erstellung von Finanzberichten
  7. Einreichen der Finanzberichte zur Genehmigung durch die Geschäftsleitung
  8. Monatsabschluss

Wenn Sie auf alte Technologie angewiesen sind, lässt sich leicht erkennen, wie dies aus dem Ruder laufen kann.

Ein typisches Beispiel wäre, dass Ihre Buchhaltungssoftware keine Tabellenkalkulationen importiert oder sich nicht mit Ihrer anderen Software integrieren lässt. Das bedeutet, dass Sie bei der Konsolidierung Ihrer Daten jede Transaktion Zeile für Zeile durchgehen und von Hand eingeben müssen.

Abgesehen von Frust und einem in die Höhe schnellenden Stresspegel, treten bei manueller Arbeit häufiger Fehler auf. So sehr, dass 73% der Befragten einer MHR Analytics-Umfrage angaben, Zweifel an den Daten in ihrem Monatsabschluss zu haben.

Mehr noch, dieser Prozess ist voller Engpässe. Um Ihre Daten zusammenzuführen, müssen Sie beispielsweise warten, bis die Mitarbeiter ihre Ausgabenberichte eingereicht haben oder fehlenden Belegen nachjagen. Anstatt also den Monatsabschluss so zu planen, dass er in Ihren Zeitplan passt, sind Sie Problemen ausgeliefert, über die Sie keine Kontrolle haben.

Ordnung ins Chaos bringen

Während veraltete Prozesse die Monatsabschlüsse aus dem Ruder bringen können, machen Automatisierungstools alles einfacher.

Mit der richtigen Technologie können Sie:

  • Die Anzahl der erforderlichen Schritte reduzieren
  • Menschliche Fehler eliminieren
  • Sich einen genaueren Echtzeit-Überblick über die Finanzen des Unternehmens verschaffen, wann immer Sie ihn brauchen

Den Monatsabschluss rationalisieren

Die Automatisierung von sich wiederholenden Aufgaben reduziert den manuellen Arbeitsaufwand. Einige Tools, wie Soldo, helfen Ihnen auch, den Papierkram zu reduzieren und Engpässe zu beseitigen. Das bedeutet, dass Sie Aufgaben dann erledigen können, wenn es in Ihren Zeitplan passt, statt bei einem Schnelllauf in Richtung der Fristen ins Schwitzen zu kommen.

Nehmen wir zum Beispiel die Ausgabenverwaltung.

Wenn Sie Unternehmenskreditkarten verwenden, müssen Sie auf die monatlichen Abrechnungen und die Vorlage von Belegen durch die Mitarbeiter warten. Einige Belege sind möglicherweise zerknittert, unleserlich oder sogar unauffindbar. Und viele Kreditkarten lassen sich nicht in die Buchhaltungssoftware integrieren, sodass Sie die Transaktionen manuell eingeben müssen.

Im Vergleich dazu macht Soldo alles viel einfacher.

Die Mitarbeiter bezahlen mit einer Prepaid-Karte und laden die Belege über eine App auf ihrem Smartphone hoch. Die App ist mit einem Dashboard verbunden, das in Ihre Buchhaltungssoftware integriert ist, wodurch Transaktionen und Belege automatisch importiert werden. Der Vorteil dabei ist, dass Sie sich im Verlauf des Monats laufend um den Abgleich kümmern können, statt auf Abrechnungen zu warten und dann alles auf einmal erledigen zu müssen.

Soldo sendet auch Erinnerungen an Mitarbeiter mit fehlenden Belegen, damit Sie ihnen nicht selbst hinterherlaufen müssen.

Fehler beseitigen

Die typische Fehlerquote bei der manuellen Dateneingabe liegt bei 1%. Das heißt, wenn Ihr Team 100 Einträge macht, ist mindestens einer davon nicht richtig. Tabellenkalkulationen haben eine noch schlechtere Bilanz. Mehreren Untersuchungen zufolge enthalten 88% von ihnen Fehler.

Mit einer in Ihre Buchhaltungssoftware integrierten Technologie lässt sich dieses Problem ganz einfach lösen, weil Daten automatisch ausgefüllt werden.

Soldo zeichnet beispielsweise Transaktionen in Echtzeit auf und importiert sie sofort in Ihr System. Und wenn Sie die Daten nicht von Hand erfassen und eingeben müssen, können Sie keine Fehler machen.

Immer das große Ganze im Blick behalten

Beim traditionellen Monatsabschluss wissen Sie nicht genau, wohin Ihr Geld geflossen ist, bis Sie fertig sind. Selbst dann könnte ein Fehler Ihre Daten verzerren und ein irreführendes Bild erzeugen.

In einer kürzlich durchgeführten Untersuchung gaben 70% der Befragten an, dass es Zeiten gegeben hat, in denen sie ihre Bücher noch einmal öffnen mussten. Und wer hat kurz nach einem Monatsabschluss Lust auf sowas?

Im Gegensatz dazu erfassen Automatisierungstools Daten in Echtzeit und verschaffen Ihnen sofortige Transparenz. Sie können die Dinge im Auge behalten und bei Bedarf eingreifen, um Probleme zu beheben. Mit anderen Worten: Anstatt immer nur zu reagieren, können Sie proaktiv sein und bessere finanzielle Entscheidungen treffen.

Auf Nimmerwiedersehen, Stress zum Monatsende

Wenn Sie in der Finanzbranche tätig sind, sind Monatsabschlussprozesse eine Lebensrealität. Aber sie müssen nicht mit langen Arbeitszeiten, Stress und Frust einhergehen.

Die Wirtschaftsprüferin Susan Parcellis merkt dazu an: “Viele der Prozesse, die am einfachsten zu automatisieren sind, sind oft die manuellsten und riskantesten.” 

Mit der richtigen Technologie sind dem, was Sie erreichen können, keine Grenzen gesetzt.

„Sobald dieser Prozess automatisiert und optimiert ist, stellen Sie sich vor, wie es wäre, diese Ergebnisse über alle Abstimmungen, Journaleinträge und Abgleichmöglichkeiten hinweg zu extrapolieren. Dieser Bottom-up-Ansatz ermöglicht es Unternehmen, sich im Laufe der Zeit methodisch und kontinuierlich zu verbessern – mit beispielloser Agilität, intelligenten Analysen und datengesteuerten Entscheidungen.“

Wirtschaftsprüferin Susan Parcellis: Machen Sie dem Last-Minute-Chaos ein Ende und bewältigen Sie Ihren Monatsabschluss mit Leichtigkeit

Warum sollten Sie weiterhin Risiken eingehen – und Ihrem Team Kummer bereiten –, wenn es eine Technologie gibt, die Ihr Leben erleichtern und bessere Ergebnisse liefern kann?

Möchten Sie stressigen, chaotischen Monatsabschlüssen ein Ende setzen?

Soldo automatisiert die zeitraubenden Prozesse für Sie, sodass Sie jederzeit und in Echtzeit Zugriff auf vollständige, genaue Finanzdaten haben. Sprechen Sie mit unserem Team um die Vorteile im Falle Ihres Unternehmens zu besprechen.