Variable Ausgaben

Einmalausgaben mit Soldo: alle Möglichkeiten, keine Kosten

23 Februar 2022   |   13 Minute lesen

Wie alle Geschäftsbereiche passt sich auch die Ausgabenverwaltung an und es ist interessant, festzustellen, wie sich einige Geschäftsprozesse, die einst als „normal“ galten, als veraltet und zu komplex erweisen. Probleme wie Ausgabenanfragen, das Einholen von Genehmigungen, Begründungen sowie Papierkram, Belege, Kostenstellenzuordnung – all diese manuellen Prozesse nehmen jetzt doppelt so viel Zeit in Anspruch wie früher, da viele der Beteiligten aus dem Homeoffice arbeiten. Aber es ist auch offensichtlich, dass manuelle Prozesse rund um die Ausgabenverwaltung schon vor der Coronavirus-Pandemie eine große Zeit- und Ressourcenverschwendung waren.

Ein einmaliger Kauf, beispielsweise für persönliche Schutzausrüstung oder den Bürostuhl eines Heimarbeiters, kann aufzeigen, wie problematisch die Ausgabenverwaltung geworden ist.

Viele Unternehmen beugen sich den Großbanken und akzeptieren, was ihnen angeboten wird, da es keine bessere Lösung und keinen Zugang zu End-to-End-Ressourcen für die Ausgabenverwaltung zu geben scheint. Besonders problematisch sind aber die spezifischen Probleme rund um die Ausgabenverwaltung für einmalige oder gelegentliche Einkäufe in der „neuen Normalität“. Mitarbeiter haben das Gefühl, ihre Kaufentscheidungen mit Papierkram begründen zu müssen, und Arbeitgeber sorgen sich um die Verwendung bevorzugter Lieferanten, Kostenstellenverfolgung und eine Vielzahl anderer Backoffice-Probleme.

Virtuelle Einweg-Zahlungskarten

Wir bei Soldo haben jedoch ein besseres Angebot: eine neue virtuelle Einweg-Zahlungskarte, die mit allen Kaufs- und Genehmigungsworkflows verwendet werden kann, die die Plattform des Unternehmens zur Ausgabenverwaltung bietet.

Es ist eine perfekte Lösung für Zeiten, in denen Mitarbeiter etwas – wie Arbeitsschuhe oder einen neuen Monitor – innerhalb eines vorab genehmigten Budgets kaufen müssen. Die Gelder werden zugewiesen (aber nicht unbedingt ausgegeben), sodass der Cashflow nicht gestört wird und der Mitarbeiter die notwendige Autonomie hat, seine eigenen Entscheidungen zu treffen.

Für Remote-Mitarbeiter, die in Zeiten des Lockdowns zusätzliche Schulungen oder Zubehör im Homeoffice benötigen, betonen virtuelle Einweg-Zahlungskarten das Vertrauen in ihre Mitarbeiter – mit der Freiheit, das zu kaufen, was sie zur Erfüllung ihrer Arbeitsaufgaben benötigen. Für den Arbeitgeber entfällt die Notwenigkeit eines neuen Stück Plastiks, das von der Bank genehmigt, mitunterzeichnet, ausgestellt, verfolgt und – das ist wesentlich – bezahlt werden muss.

Die virtuellen Zahlungskarten sind eine zusätzliche Option zu Plastikkarten, falls das Unternehmen die Flexibilität braucht, bestimmte Online-Zahlungen vorzunehmen. Alle Zahlungen werden über die sichere, verschlüsselte digitale Plattform abgewickelt, die auch das Scannen von Belegen, die digitale Abwicklung von Dokumenten, eine schnelle Genehmigung und Betrugsprävention ermöglicht: alle Funktionen, die moderne Lösungen für die Ausgabenverwaltung ressourcenbewussten Finanzabteilungen bieten.

In der täglichen Arbeit von Finanzfachkräften können einige der eher manuellen und zeitaufwendigen Prozesse vermieden werden – beispielsweise die Einrichtung eines neu-zugelassenen Lieferanten für einen einmaligen Kauf. Die Plattform zur Ausgabenverwaltung von Soldo bietet somit neben Ressourceneinsparungen auch effiziente Zahlungsaufforderungen und die Verarbeitung von Einmalkäufen, die weitere Arbeitsstunden sparen.

Es ist die perfekte Lösung für Unternehmen im Wandel: im Hinblick auf das Gesamtwachstum, aber auch im Zusammenspiel von Remote- und Büroarbeit. Während die Anforderungen an die Finanzfunktion wachsen und sich weiterentwickeln, helfen die Lösungen zur Ausgabenverwaltung von Soldo, den Belastungen standzuhalten.

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