Unternehmensausgaben

Eine Firmenweihnachtsfeier, ohne überraschende Kosten

29 November 2021   |   13 Minute lesen

Weihnachten ist nicht nur eine besinnliche Zeit, sondern auch eine, in der viele Unternehmen sich Sorgen um ihre Ausgaben machen. Unternehmen möchten ihre Mitarbeiter für das vergangene, arbeitsreiche Jahr belohnen und die festliche Zeit ausgiebig feiern.

So werden Budgets gesprengt, Belege gehen verloren, Rückerstattungen müssen stundenlang mühsam geklärt werden und im neuen Jahr wartet im Hinblick auf die Ausgabenverwaltung das böse Erwachen. Aber das muss nicht so sein.

Was wäre, wenn Sie in diesem Jahr die Weihnachtszeit so feiern könnten, wie Sie es möchten, ohne dabei Ihr Budget zu sprengen?

Was wäre, wenn Sie Weihnachten richtig feiern könnten?

Dazu gibt es drei wichtige Schritte, die Sie beachten sollten. Jeder Schritt befasst sich mit einem speziellen Problem, das bei Ausgaben in der Weihnachtszeit auftritt, sowie mit den Vorteilen, die Soldo bei der Bewältigung dieses Problems bietet.

Behalten Sie Ihre Weihnachtsausgaben im Griff

Das beginnt schon mit Kleinigkeiten wie einem Weihnachtsbaum für das Büro oder Weihnachtskarten für Kunden. Jemand muss den Baum und die Dekorationen für das Büro kaufen. Vielleicht ist dieselbe Person auch dafür verantwortlich, die Weihnachtsfeier zu organisieren, Weihnachtskarten zu besorgen und Weihnachtsplätzchen mitzubringen. Es gilt also, viele weihnachtliche Einkäufe zu erledigen.

Aber egal, ob Sie diesem Mitarbeiter die Firmenkreditkarte in die Hand drücken oder er die Ausgaben im Voraus bezahlt: Sie riskieren immer, dass das Budget überschritten wird. Und vermutlich steht dann auch noch viel zu viel Lebkuchen am Tisch.

Mit einer traditionellen Lösung für die Ausgabenverwaltung können Sie nicht sofort verfolgen, welche Unternehmensausgaben getätigt werden – Überraschungen am Monatsende sind da quasi vorprogrammiert.

Soldo kombiniert intelligente Prepaid-Kreditkarten für Firmen mit einer umfassenden Verwaltungsplattform. Das bedeutet, dass Sie einem Mitarbeiter – oder auch einer Abteilung, einem Team oder einem Projekt – Ihres Unternehmens ganz einfach eine Karte von Soldo zuweisen und diese mit einem bestimmten Betrag aufladen können, der ihnen dann zur Verfügung steht.

Über unsere Web-Konsole verfolgen Sie alle Aktivitäten der Karte und entscheiden, wann und wo sie eingesetzt werden darf. Mit einem Klick können Sie die Karte von überall aus aufladen.

So behalten Sie die Kontrolle über Ihre Ausgaben:

1. Legen Sie Ihre Regeln fest

Verhindern Sie, dass Ihre Mitarbeiter mit Ihrer herkömmlichen Firmenkreditkarte zu größenwahnsinnigen Weihnachtswichteln werden und verwenden Sie stattdessen Zahlungskarten von Soldo. Mit diesen können Sie:

  • Ausgabenlimits (täglich, wöchentlich oder monatlich) festlegen, um das Budget einzuhalten
  • bestimmte Händlerkategorien wie z. B. Glücksspiele ausschließen
  • Aktionen wie Bargeldbehebungen und kontaktloses Bezahlen deaktivieren
  • Benachrichtigungen und Warnungen zu Ausgaben festlegen

2. Verteilen Sie Ihre Gelder

Erstellen Sie in Soldo verschiedene Wallets, um Geld für Teams und Projekte zuzuweisen und Budgets zu organisieren.

Sie können beispielsweise ein Wallet für Ausgaben im Rahmen Ihrer Weihnachts-Werbekampagne erstellen, sodass alle Mitarbeiter, die mit der Kampagne zu tun haben, bei Bedarf Zugriff auf das Geld haben.

3. Behalten Sie den Überblick

Noch wichtiger ist, dass Sie alle Zahlungen im Unternehmen in Echtzeit nachverfolgen können. Sie können Karten sperren, wenn diese missbraucht werden.

Dies ist sicherer für Sie, während Ihre Mitarbeiter ganz einfach alle Zahlungen tätigen können, die in der Weihnachtszeit für das Unternehmen nötig sind, ohne Gefahr zu laufen, zu viel auszugeben.

Behalten Sie den Überblick

Verhindern Sie das böse Erwachen im neuen Jahr

Jedes Jahr stehen Finanzteams nach einer weiteren, chaotischen Weihnachtssaison vor einem riesigen Berg an Unordnung.

Belege müssen gefunden werden, Ausgaben müssen abgeglichen und rückerstattet werden. Tabellen müssen ausgefüllt, Berichte erstellt und jede Menge Papierkram muss bewältigt werden.

Während ein Teil Ihrer Mitarbeiter geschäftig Weihnachten vorbereitet und an das entstehende Chaos nach den Feiertagen einfach nicht denkt, wartet für einen anderen Teil Ihrer Mitarbeiter im neuen Jahr das Chaos – denn sie müssen die Ausgaben nachverfolgen und sicherstellen, dass alles schnell in Ordnung gebracht wird.

Und niemand sollte im neuen Jahr Weihnachten nochmals in Form einer öden Tabellenkalkulation durchleben müssen. Soldo löst dieses Problem in zweierlei Hinsicht.

1. Erfassen Sie Weihnachtsausgaben in Echtzeit

Mitarbeiter können mit Karten von Soldo in wenigen Klicks Zahlungen tätigen und sofort ein Foto des Belegs hochladen. Geht das Vertriebsteam auf ein Weihnachtsessen? Dazu braucht es nur eine Karte von Soldo und unsere mobile App. Das Finanzteam erhält schon wenige Momente später alle Informationen zur Transaktion, sodass detaillierte Berichte in Echtzeit erstellt werden können.

Durchsuchen und finden Sie die Transaktionen, die Sie benötigen, in den Wallets, Karten usw., exportieren Sie Berichte in dem von Ihnen bevorzugten Format (Excel, PDF) und übertragen Sie die Daten in Ihre Buchhaltungssoftware. Voilà, schon sind Ihre Weihnachtsausgaben ordentlich organisiert.

2. Automatisieren Sie Ihre Buchhaltung

Anstatt Zeit darauf zu verschwenden, Zahlungsinformationen manuell in Ihr System zu importieren, können Sie diesen Vorgang automatisieren.

Soldo lässt sich in Buchhaltungssoftware wie DATEV, Xero, QuickBooks und NetSuite integrieren, um den Kostenabgleich schnell und problemlos zu gestalten.

Sie können Ihre weihnachtlichen Unternehmensausgaben ganz einfach mit der Software synchronisieren und automatisch Kontoauszüge von Soldo direkt auf der Buchhaltungsplattform erhalten.

Das ist noch nicht alles: Sie können außerdem Daten wie Belege, Tags und Transaktionscodes synchronisieren, sodass Sie alles Nötige an einem Ort haben. Dadurch bleibt die Freude der Weihnachtszeit ungetrübt, auch wenn Sie sich Ihre Ausgaben ansehen.

Automatisieren Sie die Buchhaltung

Bringen Sie Freude ins ganze Unternehmen

Viele Unternehmen beschenken in dieser Zeit des Jahres ihre Mitarbeiter (meist mit Schokolade und Prosecco). Egal, wie groß das Unternehmen ist: Geschenke sollten durchdacht und für jeden Einzelnen etwas Besonderes sein.

Das klingt nach einer Mammutaufgabe – es sei denn, Ihre Mitarbeiter können sich selbst das besorgen, was sie sich wünschen. Klingt riskant? Ist es aber nicht.

Geben Sie mit Soldo virtuelle Einwegkarten oder „Geschenkgutscheine“ mit einem festgelegten Betrag aus, und schon haben Sie Ihr perfektes Geschenk!

Wenn Sie schon dabei sind, erleichtern Sie Ihren Teams die Organisation von Zusammenkünften in der Weihnachtszeit. Anstatt jemanden zu beauftragen, die verschiedenen Team-Mittagessen, Abendessen und Treffen in der Kneipe zu koordinieren, delegieren Sie einfach die Verantwortung.

Weihnachten im Unternehmen

Weisen Sie Funktionen und Berechtigungen zu

Mit Soldo können Sie Benutzern hierarchische Funktionen (z. B. Mitarbeiter, Manager oder Administrator) zuweisen. Je nach Funktion können Sie dann unterschiedliche Berechtigungen mit verschiedenen Zugriffsebenen auf Daten und Ausgaben einrichten.

Sie können beispielsweise dem tatsächlichen Manager eines Teams oder einer einzelnen Person die Funktion „Manager“ zuweisen, sodass diese Person dann Einblick in die Ausgaben ihres Teams hat. Dadurch bürden Sie dem Finanzteam in der stressigen Vorweihnachtszeit nicht die gesamte Verantwortung für die Ausgabenverwaltung auf.

Genießen Sie eine unvergessliche Weihnachtszeit

Ob dieses Jahr Weihnachtsfeiern, wie wir sie von 2019 und zuvor kennen, möglich sein werden ist ungewiss. Aber gewiss ist, dass dies nicht die Weihnachtsfreude im Unternehmen verhindern muss. Dies sind nur einige der Möglichkeiten, wie Sie mit einer umfassenden Ausgabenverwaltungsplattform wie Soldo die Weihnachtszeit wirklich zu einer besinnlichen Zeit machen.

Verbessern Sie auch das Erlebnis Ihrer Mitarbeiter und ermöglichen Sie es ihnen, Dinge, die sie benötigen oder gerne hätten, einfach und problemlos zu bezahlen. Vereinfachen Sie den Abgleich und vermeiden Sie langwierige Erstattungen.

Stellen Sie sich eine Weihnachtszeit ohne Papierkram vor, in der Sie Zeit und Geld sparen. Keine Belege, die Sie mühsam zusammensuchen müssen, und sofortige Berichte mit allen Informationen, die Sie benötigen.

Erleben Sie selbst, wie Soldo Ihr Weihnachten besser macht – und auch das Jahr danach.

Wir bei Soldo möchten die Gelegenheit nutzen Ihnen schon jetzt eine fröhliche Weihnachtszeit zu wünschen und freuen uns auf die Zusammenarbeit im neuen Jahr!

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