Unternehmensausgaben

Die besten Optionen für die Digitalisierung des Ausgabenmanagements in 2022

20 Januar 2022   |   13 Minute lesen
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Die Digitalisierung Ihrer Ausgabenmanagement Prozesse ist der Schlüssel zur Erreichung dieser beiden Ziele. Während der Pandemie hatten Unternehmen, die ein digitales Spesenmanagement eingeführt haben, einige wichtige Vorteile gegenüber der Konkurrenz.

Sie berichteten, dass sie weniger Geld durch unzureichende Kostenkontrollen verloren haben, dass sie mehr Erfolg bei der Umstellung hatten und dass sie mehr Vertrauen in Investitionen für künftiges Wachstum haben.

Falls Sie noch nicht damit begonnen haben, ist es jetzt an der Zeit, zu prüfen, wie die digitale Ausgabenverwaltung Ihnen in diesem Jahr helfen könnte.

Die Frage ist nur: Wo fangen Sie an? Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, die alle den Anspruch erheben, Ihnen einen besseren Überblick und eine bessere Kontrolle über Ihre Ausgaben zu verschaffen als die anderen.

In diesem Leitfaden stellen wir Ihnen drei der gängigsten Arten digitaler Spesenverwaltungstools vor, damit Sie dasjenige auswählen können, das für Ihr Unternehmen die größte Wirkung hat.

1. Software für die Ausgabenberichterstattung

Mit der Software für die Abrechnung der Spesen können Sie die Ausgaben Ihrer Mitarbeiter über ein einziges cloudbasiertes Tool verarbeiten, bezahlen, melden und prüfen.

Wie es funktioniert

Wenn Mitarbeiter im Namen des Unternehmens Geld ausgeben, fotografieren sie die Quittung mit ihrem Handy und laden sie auf die mobile App hoch. Sobald sie den Beleg erfasst haben, können sie ihn einer Spesenabrechnung hinzufügen.

Sobald ein Mitarbeiter eine Spesenabrechnung einreicht, erhält sein Vorgesetzter eine Benachrichtigung entweder über den Desktop oder die mobile App. Der Vorgesetzte prüft den Antrag und genehmigt ihn oder schickt ihn an den Mitarbeiter zurück, wenn Informationen fehlen. Gibt es mehrere Personen in der Genehmigungskette, benachrichtigt das System automatisch den nächsten Genehmiger.

Sobald alle Genehmigenden den Antrag geprüft haben, erhält der Mitarbeiter eine Bestätigung, dass sein Antrag angenommen wurde. Das System teilt ihm auch mit, wann die Erstattung erfolgen wird.

Die meisten Systeme lassen sich in die gängige Buchhaltungssoftware integrieren und synchronisieren die Informationen, sobald sie erfasst werden.

Die Finanzteams können Spesenberichte nach Benutzern, Abteilungen, Ausgabenkategorien oder Anbietern erstellen und sich so ein klareres Bild davon machen, was wo ausgegeben wird. Einige Systeme analysieren sogar die Ausgabenmuster und schlagen automatisch Kosteneinsparungen vor.

Kein Papierkram mehr; keine Engpässe mehr

Engpässe, die durch ineffiziente Prozesse verursacht werden, und zu viel Papierkram sind die beiden größten Probleme, die durch veraltete Ausgaben Prozesse entstehen.

Eine Software für das Ausgabenmanagement schafft hier Abhilfe, indem sie Papier abschafft und Genehmigungsabläufe automatisiert. Alle Dokumente werden digital an einem Ort gespeichert, so dass Sie von überall darauf zugreifen können, um sie zu genehmigen. Das System benachrichtigt Manager, wenn sie einen Antrag genehmigen sollen, und leitet ihn automatisch an die nächste Person weiter.

Das System speichert alle Ausgabendaten an einem Ort, so dass Sie einen besseren Überblick darüber haben, wo und von wem das Geld ausgegeben wird.

Die Mitarbeiterzufriedenheit steigt dank der Transparenz und Zuverlässigkeit der automatisierten Prozesse.

Jeder gewinnt dabei.

Zusätzliche Vorteile

Die spezifischen Funktionen variieren von Anbieter zu Anbieter, daher sollten Sie sich gründlich informieren, um sicherzustellen, dass Sie sich für einen Anbieter entscheiden, der alles hat, was Sie brauchen. Hier sind einige Extras, die Sie vor der Auswahl eines Anbieters berücksichtigen sollten:

  • Digitale Belegerfassung: Einige Apps scannen Belege und Quittungen automatisch und extrahieren Informationen wie Ausgabenkategorie und Mehrwertsteuer, während diese bei anderen manuell eingegeben werden müssen.
  • Mobile Funktionalität: Einige Apps ermöglichen es Ihnen, eine Spesenabrechnung direkt von Ihrem Handy aus einzureichen, während andere Ihre Belege nur speichern, damit Sie sie zu einer Abrechnung hinzufügen können, wenn Sie wieder an Ihrem Schreibtisch sitzen.
  • Automatische Genehmigungen: Legen Sie Parameter wie Kategorie, Betrag oder Lieferant fest, damit bestimmte Transaktionen automatisch genehmigt werden, was Ihrem Management und Ihren Finanzteams Zeit spart.
  • Abgleich der Unternehmenskarten: Synchronisieren Sie die Daten aller Ihrer Firmenkarten, damit Sie einen Überblick über alle Ihre Unternehmensausgaben haben.

2. Intelligente Spesenkarten

Intelligente Spesenkarten wie die von Soldo sehen genauso aus, wie eine herkömmliche Firmenkreditkarte. Der Unterschied besteht darin, dass sie mit einer leistungsstarken, cloudbasierten Spesenmanagement-Plattform verbunden sind, was cloudbasiertes Ausgabenmanagement ermöglicht.

Wie es funktioniert

Sie beantragen als Unternehmen ein Multi-User-Konto, laden es von Ihrem (primären) Geschäftskonto aus auf und haben von dort aus die Kontrolle. Sie können Karten für einzelne – oder alle – Ihrer Mitarbeiter ausstellen, ohne zusätzliche Anträge zu stellen.

Sie greifen über einen Desktop oder eine App auf die Plattform zu, um Gelder nach Belieben zu verteilen oder Budgets und Kontrollen festzulegen. Mit Soldo können Sie zum Beispiel festlegen, ob ein einzelner Nutzer seine Karte in Restaurants, aber nicht in Cocktailbars verwenden kann, oder ob er mit seiner Karte Reisen und Übernachtungen bezahlen kann, aber nicht im Einzelhandel.

Wenn Mitarbeiter mit ihren Smartcards Geld ausgeben, erhalten sie über die App auf ihrem Telefon eine Benachrichtigung und werden aufgefordert, ein Foto des Belegs zu machen, die Mehrwertsteuer hinzuzufügen und die Ausgabenkategorie anzugeben. Diese Informationen sind für das Finanzteam sofort verfügbar.

Die meisten Smartcard-Systeme lassen sich in gängige Buchhaltungssoftware integrieren. Soldo zum Beispiel lässt sich mit DATEV, Xero, NetSuite, QuickBooks Online und Sage integrieren. Die Transaktionsdaten werden sofort an Ihre Buchhaltungssoftware übertragen, was den Abgleich und die Berichterstattung am Monatsende zum Kinderspiel macht.

Echtzeit-Sichtbarkeit; vollständige Kontrolle

Bei Smartcards ist das Ausgabenmanagement-Tool direkt mit den Zahlungsmitteln verknüpft, so dass sie zwei große Vorteile bieten, die andere Lösungen nicht haben.

  1. Echtzeit-Sichtbarkeit
    Sie können jederzeit genau sehen, wer wie viel und wo ausgibt. Sie müssen nicht mehr bis zum Monatsende warten, um die Kreditkartenabrechnungen zu erhalten, oder die Mitarbeiter daran erinnern, Spesenabrechnungen einzureichen – manchmal erst Monate nach den Ausgaben – um zu wissen, wohin Ihr Geld fließt. Während der Pandemie half diese Echtzeit-Transparenz den Unternehmen, ihr Produkt- oder Dienstleistungsangebot umzustellen. Tatsächlich gaben 53% der Unternehmen, die Smartcards einsetzen, an, dass sie in der Lage waren, ihr Angebot erfolgreich umzustellen, verglichen mit nur 38% der Unternehmen, die kein digitales Spesenmanagementsystem eingesetzt haben. 1
  2. Kontrolle
    Mit intelligenten Prepaid-Kreditkarten für Spesen können Sie mit wenigen Klicks Limits senken oder erhöhen, Personen einmaligen Zugang zu Geldern gewähren, neue Karten erstellen, Karten sperren, bestimmte Arten von Transaktionen blockieren und vieles mehr. Wenn Sie das Guthaben auf der Karte einer Person erhöhen oder senken möchten, müssen Sie nicht 45 Minuten lang mit der Bank telefonieren, um sich daran zu erinnern, dass das erste Haustier von Paul im Marketing das Kaninchen Fluffy war. Dank dieser Kontrollen konnte das durchschnittliche Unternehmen, das Smart Cards einsetzt, im Vergleich zu seinen Konkurrenten umgerechnet fast 269.000 Euro pro Jahr 2 zusätzlich einsparen.

1. Basierend auf den Erkenntnissen aus unserem Forschungsbericht ‘Eine strahlende Zukunft: Bessere Ausgabenkontrollen sind der Schlüssel zur Erholung von der Pandemie
2. Basierend auf den Erkenntnissen aus unserem Forschungsbericht ‘Eine strahlende Zukunft: Bessere Ausgabenkontrollen sind der Schlüssel zur Erholung von der Pandemie’. Durchschnittlich eingesparter Betrag in Unternehmen mit 1 – 500 Beschäftigten.

Zusätzliche Vorteile

Die spezifischen Funktionen variieren von Anbieter zu Anbieter, wählen Sie also einen Anbieter, der alles hat, was Sie brauchen. Hier sind einige Punkte, die Sie vor der Auswahl eines Anbieters berücksichtigen sollten:

  • Virtuelle Kreditkarten: Ideal für die Verwaltung wiederkehrender Online-Ausgaben wie Werbung oder Technologie-Abos.
  • Optionen für mehrere Währungen: Wenn Sie Teams in verschiedenen Ländern haben, die häufig reisen, oder wenn Sie planen, international zu expandieren, sollten Sie sicherstellen, dass Sie ein System verwenden können, um alle Ihre Ausgaben zu verfolgen.
  • Automatische Aufladungen: Laden Sie Ihre Karten in regelmäßigen Abständen oder bei Unterschreitung eines bestimmten Guthabens auf.
  • Multi-User-Karten: Weisen Sie die Prepaid-Kreditkarten nicht einzelnen Personen, sondern Teams oder Projekten zu, um die Ausgaben mühelos zu verfolgen.

Psst… all das und noch mehr bekommen Sie bei Soldo. Sehen Sie sich hier eine Demo an, um zu sehen, wie es funktioniert.

3. Software für das Reisemanagement

Teils Reisebuchungsservice, teils Spesenmanagementlösung. Moderne Reisemanagement-Software hilft Mitarbeitern, die günstigsten Flüge, Autos, Züge und Unterkünfte zu buchen und ihre Reiseroute zu verwalten. Sie verfolgt alle Ausgaben, die über die Plattform getätigt werden, und gibt den Finanzabteilungen einen fundierten Überblick über die Reiseausgaben.

 

So funktioniert es

Die Mitarbeiter buchen Geschäftsreisen und Unterkünfte über einen speziellen Dienst, der die besten verfügbaren Unternehmenstarife ermittelt. Viele Anbieter stellen die Ergebnisse auf der Grundlage der spezifischen Compliance-Richtlinien eines Unternehmens zusammen und vermeiden Routen oder Anbieter, die z.B. nicht von der Versicherung abgedeckt sind.

Die meisten Plattformen verfügen über eine mobile App, über die die Mitarbeiter auf die Buchungsfunktion zugreifen, ihre eigene Reiseroute verwalten und die Reiseroute des gesamten Teams einsehen können. Über die App können sie Buchungen ändern und den Kundendienst kontaktieren. Sollte ein Flug storniert werden, schlagen die meisten Plattformen automatisch eine Alternative vor.

Die Ausgaben werden nachverfolgt und stehen dem Finanzteam in Echtzeit zur Analyse zur Verfügung, da alle Buchungen über die Plattform abgewickelt werden. Finanzteams erhalten einen Einblick in die Trends bei Reisebuchungen für Einzelpersonen, Teams oder ganze Unternehmen und können so ihr Reiseprogramm anpassen, um Einsparungen zu erzielen.

Der Abgleich wird dadurch erleichtert, dass alle Details – einschließlich Quittungen und Rechnungen – für jede Reise im gleichen System erfasst werden, selbst wenn die Buchungen mit einer persönlichen Karte vorgenommen werden.

Bessere Konditionen, einfachere Einhaltung der Richtlinien

Wenn die Reisekosten den Löwenanteil Ihrer Gesamtausgaben ausmachen, können Sie mit einer Reisemanagement-Software auf folgende Weise Kosten und Zeit einsparen:

  1. Bessere Konditionen bei Geschäftsreisen
    Sparen Sie Geld, indem Sie Ihren Mitarbeitern den Zugang zu den besten Tarifen für Geschäftsreisen ermöglichen. Durch den sofortigen Zugriff auf die gesamten Reisekosten können Sie mit wichtigen Anbietern bessere Preise aushandeln.
     
  2. Einfachere Einhaltung der Richtlinien
    Stellen Sie sicher, dass alle Buchungen mit internen Richtlinien und externen Vorschriften übereinstimmen. Sie können zusätzliche Genehmigungen für Buchungen ab einem bestimmten Betrag oder in bestimmte Länder festlegen. Sie können auch sicherstellen, dass Mitarbeiter nur bei bevorzugten Anbietern buchen.

Zusätzliche Vorteile

  • Treueprogramme: Einige Optionen ermöglichen es den Nutzern, Treueprogramme hinzuzufügen, bei denen sie bereits Mitglied sind, wodurch Ihr Unternehmen möglicherweise einen zusätzlichen Rabatt erhält und gleichzeitig die Zufriedenheit der Mitarbeiter erhöht wird. Andere haben ihre eigenen Treueprogramme, die Ihnen Zugang zu mehr Vergünstigungen geben, je mehr Ihr Team reist.
  • Live-Reisekarten: Wenn Sie sehen können, wo sich alle reisenden Mitarbeiter zu einem bestimmten Zeitpunkt aufhalten, können Sie im Falle eines regionalen Notfalls schneller reagieren.
  • Daten zur CO2-Bilanz: Einige Lösungen erfassen Ihren CO2-Fußabdruck, entweder auf Unternehmens- oder auf individueller Ebene. Dies kann eine große Hilfe sein, wenn Sie Ihren CO2-Fußabdruck ausgleichen möchten oder an Klimainitiativen beteiligt sind.

Zeit mit der Digitalisierung zu beginnen

In diesem Ratgeber werden zwar die drei bekanntesten Kostenmanagement-Tools vorgestellt, aber die einzelnen Anbieter können sich in Bezug auf Funktionalität und Kosten erheblich unterscheiden. Sobald Sie sich für die Lösung entschieden haben, die am besten zu Ihrem Unternehmen passt, sollten Sie weitere Informationen zu den Anbietern einholen, um sicherzustellen, dass Sie die Option wählen, die den größten Nutzen für Ihr Unternehmen hat.

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