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Albtraum Ausgabenchaos: wenn Mitarbeiter zu viel ausgeben

Veröffentlicht am 31 August 2021 von Soldo

Haben Sie sich jemals gefragt, wie Ihre Mitarbeiter es geschafft haben, eine Spesenrechnung über 20.000 Euro anzusammeln oder 500 Euro für Stifte auszugeben, ohne dass Sie es bemerkt haben?

Ihr Unternehmen könnte unter einem heimtückischen Phänomen leiden, das im Englischen als „Spending Sprawl“ bezeichnet wird.

Spending Sprawls sind unkontrollierte Ausgaben in verschiedenen Bereichen. Ausgaben – wie Reisen, Software-Abonnements, Online-Einkäufe oder Büromaterial –, die zu gering oder selten für die Bearbeitung durch die Beschaffungsabteilung sind und daher von Mitarbeitern getätigt werden. Im Laufe der Zeit summieren sich diese Ausgaben so lange, bis sie sich in Ihren Gewinnen niederschlagen.

Was sind also die drei wichtigsten Bereiche, in denen sich eine ausufernde Ausgabenpolitik zum Albtraum entwickeln kann? Und wie können Sie es aufhalten?

Albtraumszenario 1: unbemerkte Ausgaben

Bei Uber feierte man früher Arbeitsjubiläen – die sogenannten „Uberversaries“ –, bei denen Mitarbeiter mit Helium gefüllten Luftballons überschüttet wurden. Irgendwann zog der CFO allerdings die Notbremse, als das Unternehmen eine Ballonrechnung in Höhe von 165.000 britischen Pfund (umgerechnet mehr als 192.000 Euro) angesammelt hatte.

Dies ist ein klassischer Fall von unbemerkten Ausgaben: ein kostengünstiger Artikel, der sich zu einem gigantischen Kostenfaktor entwickelt.

Aber nicht nur Unternehmen wir Uber haben mit solchen unbemerkten Ausgaben zu kämpfen. Unbemerkte Ausgaben können eine ganze Reihe von Ausgaben betreffen, die so banal sind, dass Sie vielleicht noch nicht einmal darüber nachgedacht haben.

Eine Umfrage von OKI Systems ergab, dass 52% der Finanzmanager, CIOs und IT-Manager nicht genau sagen konnten, wie hoch die Druckkosten ihres Unternehmens waren.

So stoppen Sie unbemerkte Ausgaben

Laut Gareth Crouch, dem Finanzdirektor von Soldo, verursachen zwei Dinge unbemerkte Ausgaben:

Erstens sind es Silos. Teams kommunizieren nicht genug miteinander, weshalb einige Einkäufe am Ende doppelt getätigt werden. Zweitens mangelt es an Verantwortlichkeit, insbesondere dann, wenn mehrere Personen eine Unternehmenskreditkarte gemeinsam nutzen. Das erschwert die Kontrolle von Geldausgaben erheblich.

Gareth Crouch – Finanzdirektor – Soldo

In diesem Sinne ist Transparenz der Schlüssel zum Erfolg, wenn es um unbemerkte Ausgaben geht. Wenn Sie (in Echtzeit) in Erfahrung bringen können, wie viel Ihre Mitarbeiter ausgeben und wofür, behalten Sie stets den Überblick und können eingreifen, bevor die Kosten außer Kontrolle geraten.

Eine der besten Möglichkeiten, dies zu tun, besteht darin, Ihren Ausgabenprozess oder Ihre Unternehmenskreditkarte durch eine Plattform für die Verwaltung variabler Ausgaben zu ersetzen.

Jeder Mitarbeiter bekommt einen festen Betrag, den er ausgeben kann – nicht mehr und nicht weniger. Mit Soldo erhalten Sie außerdem Zugriff auf ein Dashboard, in dem Sie in Echtzeit verfolgen können, was einzelne Mitarbeiter kaufen. Außerdem können Sie einschränken, wie viel sie für bestimmte Artikel ausgeben können und ob sie die betreffenden Artikel überhaupt kaufen dürfen.

Albtraumszenario 2: Reisen und Geschäftsessen

Im Gegensatz zu unbemerkten Ausgaben sind Ausgaben für Reisen und Geschäftsessen spürbar teurer. Die Probleme sind jedoch die gleichen, insbesondere die mangelnde Verantwortlichkeit.

Gareth Crouch von Soldo drückt es so aus:

Wenn es um Reisen geht, achten die meisten Leute nicht darauf, eine günstige Option auszuwählen; schließlich bezahlen sie ja mit der Firmenkreditkarte. Sie nehmen aus praktischen Gründen den Flug um 9:30 Uhr anstelle des Fluges um 6:30 Uhr, obwohl er 100 Euro mehr kostet.

Gareth Crouch – Finanzdirektor – Soldo

Gleiches gilt für Geschäftsessen.

Mitarbeiter, die sich privat normalerweise für das günstigere Gericht mit Hühnchen entscheiden würden, bestellen hier plötzlich ein Ribeye-Steak. Warum auch nicht, wenn schließlich die Firma dafür bezahlt?

Aber auch Kommunikation und Budgetplanung sind wichtige Faktoren. Gareth Crouch erklärt: “Wenn Sie nicht sorgfältig planen, gehen möglicherweise sechs Teams gleichzeitig auf Firmenkosten mit Kunden zum Mittagessen.”

Autsch.

So senken Sie Kosten für Reisen und Geschäftsessen

Sowohl Reisen als auch Geschäftsessen mit Kunden sind wichtig für Ihr Unternehmen, weshalb es hier nicht einfach ist, Einsparmöglichkeiten zu finden. Machbar ist es jedoch allemal.

Als Ausgangspunkt benötigen Sie eine einfache, klare und faire Ausgabenrichtlinie. Was ist erlaubt? Was ist verboten? So können Sie beispielsweise festlegen, dass Erste-Klasse-Tickets, Fünf-Sterne-Hotels und Sternerestaurants nicht mehr auf Firmenkosten gehen dürfen.

Noch wichtiger ist jedoch, dass Sie die Richtlinie tatsächlich durchsetzen müssen. Auch hier kann eine Plattform für die Verwaltung variabler Ausgaben wie Soldo den Prozess einfacher und übersichtlicher gestalten.

Mit Soldo können Sie zum Beispiel eine Ausgabe sofort einem einzelnen Mitarbeiter zuweisen, was für mehr Verantwortlichkeit sorgt. Sie können außerdem Obergrenzen und Einschränkungen festlegen und sich darüber benachrichtigen lassen, wenn ein Mitarbeiter einen ungewöhnlichen Einkauf tätigt. So können Sie das Problem direkt ansprechen.

Albtraumszenario 3: den Überblick verlieren

Seien wir mal ehrlich. Das Schlimmste an variablen Ausgaben ist die Administration.

Geld ausgeben ist einfach. Die wahre Herausforderung stellt am Ende der Papierkram dar: Sie müssen prüfen, ob die Ausgabe mit den Richtlinien des Unternehmens vereinbar ist, jede einzelne Transaktion abstimmen und zum Schluss Ihre Bücher abstimmen.

Die Erstattung von Ausgaben und die Abstimmung von Kreditkartentransaktionen sind im besten Fall zeitaufwendige und mühsame Prozesse. Wenn Ihr Unternehmen jedoch Opfer einer ausufernden Ausgabenpolitik geworden ist, kann es sich so anfühlen, als wollten Sie eine endlose Schnur auftrennen.

Wer hat welche Ausgabe getätigt? Wo sind die Belege? Wie geben Sie die Daten in Ihre Buchhaltungssoftware ein? Und wie ist das eigentlich mit der Kostenrückerstattung?

Vereinfachung des Ausgaben-Managements

Wenn Sie es satthaben, beim Verwalten Ihrer Ausgaben Detektiv spielen zu müssen, ist eine Plattform für die Verwaltung variabler Ausgaben aus vier Gründen die richtige Antwort:

  • Im Voraus bezahlte Mastercards werden mit Firmengeldern aufgeladen, sodass die Mitarbeiter nie aus eigener Tasche bezahlen müssen – somit ist eine Kostenrückerstattung nicht mehr nötig.
  • Sie können jede Karte auf einzelne Mitarbeiter zuschneiden. So können Sie zum Beispiel mit Soldo die Zahlungskarte des Praktikanten einschränken, damit er keine Flüge bezahlen kann, dem Teamleiter diese Möglichkeit jedoch lassen. Sie können jede Ausgabe einschränken, die nicht durch Ihre Ausgabenrichtlinie abgedeckt ist.
  • Jeder Mitarbeiter hat seine eigene Zahlungskarte, sodass Sie eine Ausgabe sofort der richtigen Person zuordnen können.
  • Es ist einfacher, Transaktionen abzustimmen. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise etwas mit einer Zahlungskarte von Soldo kauft, erhält er eine sofortige Benachrichtigung auf seinem Smartphone. Er kann dann die App aufrufen und direkt ein Foto des Belegs hochladen. Sie können Soldo außerdem in Ihre Buchhaltungssoftware integrieren, sodass Transaktionsdaten automatisch importiert werden.

Ausufernde Ausgaben schleichen sich gerne an, aber Sie können sie stoppen

Das Tückische an einer ausufernden Ausgabenpolitik ist ihr schleichender Beginn. Ein paar Laptops hier, ein Flugticket dort und im Handumdrehen müssen Sie viel Geld erstatten oder bleiben auf einer langen Kreditkartenabrechnung sitzen.

Die gute Nachricht ist, dass es nicht so sein muss. Wenn Sie Ihre Ausgabenpolitik klar formulieren, Ihre Ausgaben nachverfolgen und Ihre Mitarbeiter zur Rechenschaft ziehen, profitieren alle davon – und Sie können nachts ruhig schlafen.

Lassen Sie nicht zu, dass ausufernde Ausgaben Ihnen den Schlaf rauben.

Lesen Sie unseren Leitfaden für bessere Ausgabenkontrollen, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie zu hohe Ausgaben verhindern und stets die Kontrolle behalten können.

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